促進用戶采用自動質量工具的5個秘訣

促進用戶采用自動質量工具的5個秘訣

編者按

本文原載于2017年5月的《質量文摘》，作者亞莉克莎?蘇斯曼是Traqpath公司的撰稿人。該公司是一家企業質量和合規管理軟件提供商。對于新的事物，人們一般持抵制態度。對于質量管理也是如此。有些人習慣使用效率低下或過時的工具，增加了組織改進質量體系的難度。本文介紹了促使用戶實施自動化質量工具的5個秘訣，具體包括：選擇一個簡單的解決方案；定義成本障礙；證明質量工具的價值；采取自上而下的方針；建立質量文化。

俗話說，改變現狀總是最難的。人們一般都喜歡熟悉的事物，抵制新事物，因為它可能會令人感到不適或困惑。

對于質量管理也是如此。有些人堅持使用他們已經習慣的工具——電子郵件、電子表格和其他離線系統，即使它們效率低下或過時也不愿放棄。由于年代、教育和技術背景的差異，一個組織很難采用某個最佳方式同步地對質量體系進行改進。

讓你的整個團隊都對已經升級的自動化質量體系表示支持，是一個艱巨的任務。但是，花費一些時間和精力來教育你的團隊，讓他們與你達成共識，就可以通過合理化業務流程和減少不良事件，實現未來節省資源的目的。

當然，知易行難，所以我們整理了一些被認可的秘訣和最佳實踐，以幫助你順利地、成功地轉換到自動化質量工具上。

1.選擇一個簡單的解決方案

如果你選擇的用來替換當前系統的解決方案有點復雜或難以使用，那么你的團隊將不太可能愿意使用它。有一個簡單的方法可以證明你想實施的解決方案，那就是拿一個產品，讓它證明自己。一個易于使用且高效的產品或工具將被你的團隊熱情采納。因此，你所要做的就是找到一個用戶友好的解決方案，并允許適當的定制來滿足個人業務的需求。

此外，一個產品的使用越難學習，就需要越長的時間證明其價值所在。相反，如果你能越快證明所選擇的工具的價值，獲得團隊支持的可能性越高，投資越可能獲得成功。為了向你的團隊證明某個產品是合適的工具，可以用其進行小范圍試用，展示你如何將其應用于組織的環境和挑戰中。

2.定義以及如何克服成本障礙

讓團隊成員認識到產品的價值，對于成長中的質量管理預算較低的組織而言尤為重要。質量管理的潛在成本是許多組織面臨的真正障礙，這是很多企業沒有在質量技術上進行大量投資的原因。因此，在評估投資對你的組織可能產生的影響時，需要務實的態度。你需要創建一個計劃，考慮成本障礙，以及如何通過合理化流程克服成本障礙。從長遠來看，對質量的投入絕對是值得的。

為了克服這個障礙，可以尋找一個提供低成本和無成本的產品選項。這個選項對于新興組織和小型組織非常適用，因為它是一個沒有風險的選擇。它還允許你隨著組織的發展以及需求和預算的變化而進行升級。

3.證明質量工具的價值

為了向你的團隊充分展示質量工具的價值，你需要清晰地確定系統的內容以及它能解決什么問題。例如，糾正措施是質量體系的必要和關鍵組成部分。在持續改進流程的同時，有一個可以快速調查與解決質量事件和采取糾正措施的工具，是非常有價值的。

自動化能為產品增加更多的價值。可視化可以讓你了解所有內部和外部的質量活動，因為它們會全部在一個中央位置顯示出來。此外，集中化協作讓你能夠及時采取行動，并在繁忙的組織中將質量管理放在首要位置。

無需任何費用就可以擁有這些功能，無需投資就能帶來價值，向你的團隊闡明這一點后，就不會有多少負面反饋和抵制了。

4.采取自上而下的方針

獲得高層的支持是證實產品價值的一個好方法。因為管理層的利益相關者被視為決策者，一般代表了公司的態度，他們的支持是鼓勵所有團隊成員轉變的好方法。

高層成員的目標是推動整體業務改善，從而促進組織變革。高層推動向新產品的轉型，意味著它可以作為旨在實現組織目標的企業層面的計劃。無論它與質量管理的特定任務如何直接交互，它表明了其對每個部門的價值，結果都是公司和你的團隊的勝利。

5.建立質量文化

有些人不太喜歡采用質量工具，因為他們不直接與質量管理工作產生聯系。但是，如果他們認為質量是每個人的責任，他們就將通過自動化工具來努力對其進行改進。公司層面的質量文化不局限于具體的質量專業人士，而是會同化所有其他的業務領域。

在展示新工具時，你可以對你的方法進行簡單的調整，以構建質量文化。首先而且最重要的是使用通俗易懂的語言，特別是與非質量專業人士交談時，他們不僅無法了解你所說的質量術語，還可能覺得這一系統是無用的或者不能從中受益，所以他們不太愿意參與或者猶豫不決。

相反，使用通俗易懂的語言對質量工具進行明確的描述，使之適用于每個人的職位、職責和經驗。當你將工具表述為對所有業務流程的改進，而不僅僅是特定的質量任務時，獲得的支持率將更高。畢竟，優秀的工具應該能夠在某種程度上合理化所有流程、改善協作和提高效率。

一旦開始實施該工具，就應不斷努力去獲得支持。實施過程開始后，主要的任務是保持參與度和高支持率。首先，準備好培訓計劃非常重要。適當的培訓可以幫助你的團隊熟悉該工具，以免他們不知所措或不得不自己弄清楚該工具，從而更容易度過轉型期。你的培訓計劃應針對三個主要目標：引入新行為；協助行為轉型；獎勵變革行為或傳遞變革行為的好處。

但是，重要的是要有后續的培訓計劃。否則，用戶可能后退到舊習慣，或者不會利用工具提供的所有關鍵功能。使用自動化解決方案（如應用程序或軟件）時，進行持續培訓尤其重要，因為這些方案總是在不斷更新。

讓你的組織采納新質量體系的最佳方式，就是揭示其本質——它是整個業務改進的一個步驟。自動化可以消除你流程中的人為錯誤因素，使它們更準確和高效。此外，現在的溝通更加即時，所以類似糾正措施和供應商溝通等活動正變得更快和更安全，這可以降低不良事件的總體風險，同時在組織的所有領域提升質量文化。

總結

?選擇一個足夠簡單的系統，快速和不費力地學習。

?制訂解決組織重要事項的計劃，包括成本障礙等。

?通過展示工具可以解決哪些問題以及可以為你的組織增加什么價值，來證明所選擇工具的價值。

?利用高管利益相關者的影響力來提高支持率。

?建立強調質量的企業文化，無論具體工作如何。

?找到能提供整體業務改進的工具。

（張紅 編譯）