起草匯報材料，如何正確運用數據？

張謙

十多年前，一位領導到我們省上任。按照要求，省委辦公廳、省政府辦公廳部分負責人和有關同志參加了領導召集的座談會。會前“兩辦”分別準備了匯報材料。第一天座談會結束的時候，領導針對這些匯報材料及座談時涉及的部分內容提出了不少疑問。這些疑問的共同點是——大家匯報、座談中運用的數據存在矛盾。那次座談會我至今記憶猶新，特別是在文稿起草方面，如何正確運用數據，確保數字準確，給我們許多深刻有益的啟示。

注意避免誤差

小數點后面直接四舍五入，要注意與之相關聯的數據變化和由此造成的誤差。比如，我們省地形地貌結構，山地、丘陵、平原盆地的面積分別占26.6%、17.7%、55.7%。其中一份匯報材料在運用這組數據時，將數據小數點后面四舍五入，保留到整數，結果全省的地形結構占比加起來變為101%。

確保數字準確，有時需要把分項數字尾數相加，有時需要把統計表格分項縱橫復核，檢驗是否因為四舍而短缺、五入而多余。是否需要保留小數，保留幾位小數，要靈活掌握，以確保數字精確為原則。

注意數據出處

一般來說，基礎數據、社會發展按年度計算，經濟運行按季度或者月份計算，但是也有特例。比如，關于大型水庫的數目，我們兩份匯報材料的表述就有不同，一個是19座，一個是20座。大型水庫屈指可數，兩份材料為什么差一座？其實兩個數字都對，只是一份材料的統計數據截至上年年底，另一份材料是到當年上半年，由于其中一座水庫當年5月份通過竣工驗收，所以表述為20座。

這個情況告訴我們，做到數字準確，應當注意數據的變化及其出處。匯報式座談會通常會提供多份材料，也有的時候，一份材料由集體來完成。這就需要有人牽頭組織討論，注意材料中的數據與時間的銜接，在細節上做一些磨合。同時，作為材料執筆人和匯報者，對數據有關情況也應了然于心，知其然，知其所以然。

注意定性嚴密

數量，本來就是數和量的結合。要保證數字準確，必須確保時間、范圍等概念定性嚴密。比如，一份匯報材料中介紹：“某市新機場1997年8月28日正式通航，設計年客運量1000萬人次，當年完成客運量136萬人次，預計全年（1998年）可完成客運量360萬人次?！绷硪环輩R報材料表述為：“年客運量700萬人次?！边@是和1000萬人次對應的一個數字，但是，前面缺少一個定性詞，應當說“實際客運能力”。

關于機場的客運量，因概念不同存有區別。國內的機場一般是竣工后先使用，使用中再逐步配套完善，以盡早發揮投資效益。該市新機場投用時許多設施還不完善，它的客運能力是700萬人次，沒有達到設計能力1000萬人次的標準。表述的時候，應正確使用定語，做到概念準確、定性嚴密。

注意細化地域單元

一個省（區、市）十幾萬到幾十萬甚至一百多萬平方公里，地形地貌復雜，氣候千差萬別。介紹自然情況時地域單元分得越細，表述越精確。比如，我們省年降水量從北到南大致在600毫米～1200毫米之間。黃河以北地區，大體在600毫米左右；中部地區大體在800毫米～1000毫米之間；淮河以南、大別山區大體在1200毫米左右。關于年降水量的介紹，如果僅僅按地區氣候帶大致介紹似乎也可以，但是特點不夠突出，也不夠精確。

這位領導感覺匯報材料中這組數據差別較大，提出質疑。如果“子域”層級再多一些，單元分得再細一些：大別山地區某縣最高年份年降水量1662.3毫米，等等，這樣就更加精確，特別是有的數據也更能說明汛情的背景，有利于指導工作。此外，涉及光照和溫度的數據，有時候也需要更細、更具體。

（摘自《秘書工作》）endprint