事業單位檔案管理創新與改革探討

楊宏云

（臨沂市蘭山區人力資源與社會保障局，山東臨沂 276000）

科學化的檔案管理不僅能夠讓事業單位的發展有序進行，同時也能夠對單位自身的精神文明建設有著促進作用。隨著改革的不斷深入，事業單位檔案管理的不足之處也逐漸顯現出來，如何進行創新改革以提高檔案管理的效率，是當前事業單位需要重點考慮的問題。

1 做好事業單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作是事業單位中一項較為基礎的工作，可以作為事業單位發展的參考資料，也是單位與職工權益維護中的重要憑證，同時也是提高事業單位工作質量和效率的必要條件。做好事業單位檔案管理工作的意義包括以下幾方面：第一，事業單位的領導可以根據檔案中所記錄的內容，更加全面、及時地掌握單位整體發展狀況，并根據檔案中的內容來調整及制定更加完善的發展策略。第二，社會各界可以根據檔案來分析事業單位的發展狀況，從而為選擇合適的機構進行合作奠定良好基礎。總之，事業單位做好檔案管理工作能夠提高單位自身的管理效率，讓單位向著更好的方向發展，同時也能夠促進地區經濟的發展[1]。

2 事業單位檔案管理創新改革策略

2.1 管理意識創新改革

事業單位與一般的企業不同，是國家的特殊部門，領導及工作人員對工作的重視程度直接影響到事業單位的工作效率。然而，在現階段的事業單位中，檔案管理工作沒有受到應有的重視，很多事業單位的領導都認為檔案管理是一個簡單的文職，只是將相關檔案整理歸檔就完成了工作，導致檔案數據的丟失，而一旦需要某些資料時，工作人員會手忙腳亂隨意翻找。究其原因是由于領導及工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，疏于管理。

根據上述內容可見，要想做好事業單位檔案管理工作，就需要加強領導及工作人員的管理意識，及時創新改革管理觀念。第一，改變領導的檔案管理意識。改變領導“重業務，輕檔案”的思想，將檔案管理納入到日常管理中，重視檔案的全面、細化管理，在領導高度重視的基礎上，這種管理意識會在潛移默化中影響基層管理人員的管理意識，讓基層管理人員更加注重檔案管理工作。第二，改變基層管理人員的管理意識。基層管理人員應當要及時更新自身的管理觀念，全面做好管理工作，主動對單位內部的各項卷宗進行整理歸檔，細化卷宗內容，以便后續的查找和使用[2]。

2.2 管理方法創新改革

在傳統的管理方式中，很多事業單位的檔案管理都非常的落后，沒有及時更新自身的管理方式。由于很多單位的管理人員沒有及時意識到先進的管理技術和管理手段的重要性，采取“隨意管理”的方式，將檔案隨意堆放在管理庫房中，保護措施不到位，管理方法極為落后，無法將單位內部相關檔案有效整理。

針對管理方法落后的現狀，為了促進事業單位檔案管理效率的提升，需要對管理方法進行創新改革，以適應事業單位的發展。第一，制定合適的管理目標。制定合適的管理目標能夠促使管理手段的先進化發展，同時通過不斷健全的管理機制來約束管理行為和方法。第二，信息化管理方法的使用。隨著信息技術的發展，各個單位的管理也逐漸向著信息化方向發展，因此，事業單位應當要以計算機技術、網絡管理平臺為基本管理手段，不但加強數字化管理，將檔案相關內容電子備份，同時也將紙質內容妥善保存，這樣，在后續查找和使用調出的時候只需在計算機中查看相關信息即可，省去了大量查找資料的時間。如：將檔案卷宗及其相關目錄以數字化形式處理，甚至是讓卷宗原文實現數字化，便于檢索和遠程操作利用[3]。

2.3 監督管理方式改革

上文中已經提到，由于很多事業單位的領導對檔案管理工作的不重視，導致在實際工作過程中，檔案管理人員經常會被其他部門“暫借”，出現抽調人員的情況，這對于本來人員就少的檔案管理部門來說，想要做好管理工作更是難上加難。此外，當檔案內容缺失、丟失、被盜竊等現象出現的時候，相關管理人員沒有起到良好的監督作用，也沒有及時上報，導致檔案管理失去了真正的意義，很多機密信息也遭到泄露，對事業單位的發展產生了嚴重影響。

綜合上述情況來看，需要通過適當的方式來加強事業單位檔案管理工作的監督力度，讓整個檔案管理工作更加科學化、透明化、規范化。在實際情況中，為了提高監督的力度，可以從以下幾方面展開監督工作：第一，制定嚴格的管理制度和監督制度。對于管理人員來說，需要有嚴格的管理制度來作為管理工作的“后盾”，讓整個管理工作能夠有章可循；對于單位的領導部門來說，應當要建立嚴格的監督制度來對檔案管理行為進行監督，對一些故意損毀、盜竊等不法行為要給予嚴重處理，避免資料外泄造成損失。第二，加強監督手段的實施。除了要制定嚴格的監督制度外，還要采取適當的監督手段來加強監督，如：在檔案室安裝監控器，并形成“借閱記錄”，對管理人員以及平時查閱人員的行為進行嚴格的監督，避免一些不規范、不法行為出現，加強檔案的監督和管理[4]。

2.4 管理人員綜合素質提高

檔案管理是一項對專業能力以及專業技術要求較高的工作，隨著人事制度的不斷深化，一些事業單位相關崗位的工作人員也發生了變化，有經驗的工作人員被調離崗位，新人重新替補崗位需求，而且很多人員都沒有經過系統的崗前培訓直接上崗，管理意識十分淡薄，且管理能力相對較為低下。在這樣的情況下，綜合素質偏低的管理人員會產生消極的工作情緒，責任心不強，在相關檔案資料的收集和整理過程中抱著松懈的態度，影響檔案資料的質量，同時也影響檔案管理的質量。

由此可見，要想提高事業單位檔案管理的整體質量和效率，需要不斷加強相關工作人員的綜合素質。在實際情況中，可以通過以下方式來提高工作人員的綜合素質：第一，加強人才培訓。對在職的檔案管理人員來說，事業單位相關部門應當要加強管理人員綜合素質的培訓，不僅要提高其現代化管理專業知識能力，同時也要提高其職業道德素養，使其在檔案管理工作中能夠秉承著先進的思想態度、采取先進的管理手段來展開檔案管理工作。第二，提高準入門檻。對需要招納新人的單位來說，應當要適當提高準入門檻，在人才招聘的過程中注重綜合素質和專業能力的挑選，并以此來衡量管理人員的綜合能力。第三，管理人員自我提升[5]。除了單位組織的培訓外，管理人員也應當要利用閑暇時間自我提升，不斷學習，站在發展的角度不斷提升自身專業知識和能力，跟上時代發展的腳步以及單位發展的需求，為檔案管理工作質量和效率的提升奠定良好的人力基礎。

綜上所述，事業單位的發展離不開科學規范的檔案管理，因此，事業單位應當要根據自身發展的需求來適當改革和創新檔案管理工作，在意識到檔案管理創新改革重要性的基礎上，從管理觀念、管理方法、監督方法、人員綜合能力等方面入手，積極展開創新改革工作，為事業單位的發展做好鋪墊。

[1] 楊永久.事業單位檔案管理創新與改革探討[J] .辦公室業務,2018(06):119.

[2] 李海燕.事業單位檔案管理創新與改革探討[J] .蘭臺內外,2017(06):61.

[3] 俞惠蘭.事業單位檔案管理創新與改革探討[J] .宏觀經濟管理,2017(S1):161+163.

[4] 郝晶.事業單位檔案管理創新與改革探討[J] .好家長,2017(67):240.

[5] 于珊.機關事業單位檔案管理創新與改革探討[J] .辦公室業務,2016(17):192.