淺談高校學籍檔案利用工作優(yōu)化路徑

段薇薇

摘 要：在高校學籍檔案管理工作中，提升學籍檔案利用率，是提升高校學籍檔案管理部門服務能力以及實現(xiàn)學籍檔案利用價值的重要基礎(chǔ)，為此，對高校學籍檔案利用工作優(yōu)化路徑做出探索，具有不容忽視的現(xiàn)實意義。本文在對高校學籍檔案利用工作中存在的問題做出分析與論述的基礎(chǔ)上，對高校學籍檔案利用工作優(yōu)化路徑進行了研究與探討。

關(guān)鍵詞：高校 學籍檔案 利用工作 優(yōu)化路徑

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）12（a）-0-02

1 高校學籍檔案利用工作存在的問題

1.1 學籍檔案推廣服務力度不足

在高校學籍檔案利用工作中，無論是用戶對學籍檔案利用價值的了解還是對學籍檔案利用方法的了解，都需要依賴于高校學籍檔案管理部門做出有效的宣傳與推廣。從這一方面存在的問題來看，首先，高校學籍檔案管理工作部門對學籍檔案利用價值的宣傳工作薄弱，導致了用戶欠缺對學籍檔案進行利用的意識，進而導致用戶欠缺積極了解學籍檔案利用方法的積極性；其次，在高校中，許多師生都具有對學籍檔案進行利用的需求，但是在高校學籍檔案管理部門所開展的推廣服務不足的背景下，這些用戶甚至不了解自身的入學檔案、畢業(yè)檔案存在在何處，也不了解各類需要依托于學籍檔案開具的證明如何辦理。以上兩個問題，都反映出了高校學籍檔案管理部門對學籍檔案的保管地點、查閱流程等欠缺宣傳推廣的現(xiàn)象，這是導致高校學籍檔案管理部門出現(xiàn)大量無效查閱單的重要原因之一。

1.2 學籍檔案利用反饋機制不完善

在高校學籍檔案管理工作中，重視收集用戶在利用學籍檔案中的反饋信息，能夠為學籍檔案管理工作的優(yōu)化提供充足的依據(jù)，但是在高校學籍檔案管理工作實踐中，“你查我調(diào)”這種簡單的學籍檔案利用與服務模式仍舊是主流，這導致了高校學籍檔案管理部門所提供的服務難以更好的滿足用戶需求以及學籍檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化的需求。如在學籍檔案管理與服務當中，一些高校并沒有對用戶所具有的檔案利用目的做出了解，這導致了高校難以對用戶的檔案利用目的進行有效的統(tǒng)計與分類，也不能根據(jù)用戶的檔案利用需求對學籍檔案管理與服務工作做出優(yōu)化。另外，在高校學籍檔案管理部門提供學籍檔案利用服務的過程中，也欠缺對用戶評價意見的收集，這反映出了學籍檔案管理部門與用戶之間欠缺交流溝通的問題，也導致了學籍檔案管理部門難以對用戶的滿意度做出了解，在此背景下，高校學籍檔案管理與服務工作的優(yōu)化也失去了很多具有價值的參考信息。

1.3 學籍檔案內(nèi)容管理有待優(yōu)化

在高校學籍檔案管理工作當中，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的學籍檔案管理內(nèi)容，是滿足用戶學籍檔案利用需求的重要基礎(chǔ)，但是在此方面，高校學籍檔案管理部門仍舊存在著許多有待優(yōu)化的問題：首先，一些高校中的學籍檔案目錄案卷維護工作確實，這導致了存在較長時間的學籍檔案難以得到有效率的查閱，而紙質(zhì)學籍檔案本身保存不善，也會導致學籍檔案出現(xiàn)紙張變脆、開線掉頁的情況，這不僅會制約用戶滿意度的提升，而且也為學籍檔案損壞、丟失埋下了隱患；其次，一些高校所報館的學籍檔案內(nèi)容存在缺失。雖然高校學籍檔案管理部門會盡力收集與學籍相關(guān)的檔案資料并進行保管，但是在用戶提出利用需求時，仍舊會出現(xiàn)學籍檔案出缺失的情況。這反映出了學籍檔案立卷單位立卷工作有待完善以及學籍檔案管理部門與其他部門欠缺交流溝通等問題，如立卷單位面臨大量的立卷工作而忽略了學籍檔案立卷的全面性或者在倉促立卷的過程中導致部分學籍檔案丟失，而高校學籍檔案管理部門也因為與其他部門欠缺溝通，而沒有對缺失的學籍檔案內(nèi)容進行深度挖掘，這些問題都對學籍檔案內(nèi)容管理質(zhì)量產(chǎn)生著不容忽視的影響。

2 高校學籍檔案利用工作優(yōu)化路徑

2.1 強化學籍檔案宣傳推廣力度

在高校學籍檔案宣傳推廣工作中，一方面，高校需要對學籍檔案潛在用戶的檔案利用需求做出調(diào)研，依據(jù)調(diào)研結(jié)果明確學籍檔案宣傳推廣重點，另外，高校學籍檔案管理部門需要重視依托傳統(tǒng)媒體、互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等構(gòu)建起完善的學籍檔案宣傳媒體矩陣，從而為學籍檔案宣傳推廣工作提供良好的平臺；另一方面，在引導學籍檔案用戶對學籍檔案利用價值做出了解的基礎(chǔ)上，高校學籍檔案管理部門還有必要圍繞學籍檔案的查閱、利用等開展專項講座、教育工作。在此過程中，高校學籍檔案管理部門有必要在新生入學階段發(fā)放學籍檔案查詢、利用手冊，并通過講座方式引導新生對學籍檔案的解約流程進行大致了解。與此同時，高校有必要將學籍檔案利用納入選修通識課程當中，這一課程主要用來介紹高校學籍檔案管理部門所提供的服務以及學生對學籍檔案進行利用的細節(jié)性能力；最后，高校學籍檔案管理部門有必要以校園活動的形式開展學籍檔案宣傳推廣，如以“檔案在身邊”為主體組織知識競賽或者征文活動，推動高校學籍檔案宣傳推廣工作的常態(tài)化發(fā)展。

2.2 完善學籍檔案用戶反饋制度

在高校學籍檔案用戶反饋制度的完善過程中，一方面，高校學籍檔案管理部門需要對學籍檔案利用登記制度進行完善。在此方面，高校學籍檔案管理部門需要制定學籍檔案利用登記表格，并要求學籍檔案用戶在借閱學籍檔案之前進行填寫。學籍檔案利用登記表格中的信息分為用戶填寫與高校學籍檔案管理工作者填寫兩個部分，其中，用戶填寫的信息應當包括用戶的姓名、聯(lián)系方式、院系、查閱內(nèi)容、查閱目的以及反饋意見，高校學籍檔案管理工作者填寫的信息則包括相應的學籍檔案檔號、調(diào)卷人簽字、歸卷人簽字以及相應日期。另一方面，高校學籍檔案管理部門需要對用戶調(diào)研機制進行完善。在學籍檔案利用登記表之外，學籍檔案管理部門還有必要為用戶設置留言信箱等反饋平臺，并通過開展線下問卷調(diào)查以及網(wǎng)絡問卷調(diào)查，對學籍檔案用戶的需求、滿意度以及針對學籍檔案管理工作提出的建議進行收集，與此同時，高校學籍檔案管理部門有必要利用各類新媒體，與學籍檔案用戶開展廣泛互動，從而為用戶信息反饋渠道的多元化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 優(yōu)化學籍檔案保管內(nèi)容管理

高校學籍檔案保管內(nèi)容管理水平的提升，要求高校學籍檔案管理部門能夠做好幾下幾個方面的工作：首先，高校學籍檔案管理部門需要重視管理工作隊伍建設，在提升管理工作隊伍素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，確保管理工作人員能夠明確管理工作流程、確保檔案內(nèi)容的完整性與準確性；其次，高校學籍檔案管理部門需要做好學籍檔案歸檔管理工作，在強化與其他部門溝通交流的基礎(chǔ)上，確保缺失的檔案內(nèi)容能夠得到有效的補齊；最后，高校學籍檔案管理部門需要推動保管內(nèi)容的多元化發(fā)展，即根據(jù)用戶需求，對沒有歸檔的學籍檔案內(nèi)容進行收集，從而確保學籍檔案管理服務與用戶需求實現(xiàn)良好對接。

3 結(jié)語

綜上所述，高校學籍檔案利用工作中存在一些亟待完善的問題，如宣傳推廣力度不足、信息反饋機制與保管內(nèi)容管理有待完善等，針對這些問題，高校有必要探索學籍檔案宣傳推廣力度強化路徑，并在對學籍檔案用戶反饋機制以及內(nèi)容管理工作進行完善的基礎(chǔ)上，為學籍檔案利用率的提升奠定良好基礎(chǔ)。

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