事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題分析

劉洋

摘 要：基于新時代背景下，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與各方面人才息息相關(guān)。人事檔案作為儲存人才信息的基本載體，為能積極響應(yīng)時代發(fā)展實際要求，深化人事檔案管理成果已經(jīng)成為一項重要任務(wù)。本文以事業(yè)單位人事檔案管理實際情況為出發(fā)點，通過分析人事檔案管理工作面臨的問題，然后制定了有針對性、有目的性的解決對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 管理工作 策略

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）12（a）-0-02

從本質(zhì)上分析，人事檔案管理指的是進(jìn)行人事檔案收集、歸類、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及應(yīng)用等的活動，兼具服務(wù)性、保密性功能，是人力資源有效開發(fā)、打造和諧與穩(wěn)定社會的一項重要力量。基于此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要貫徹落實解放思想、與時俱進(jìn)、勇于創(chuàng)新的基本原則，根據(jù)人事檔案管理工作實際情況進(jìn)行深入思考、探索，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理制度與程序，積極開展人事檔案管理信息化建設(shè)，從而實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理成果的有效提高。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的問題

1.1 人事檔案管理工作混亂

人事檔案管理工作，是根據(jù)管理權(quán)限與單位隸屬關(guān)系實行管理。縱觀事業(yè)單位的人事檔案管理實際情況，有的人事檔案由單位的政工科進(jìn)行保管，有的人事檔案由人才中心進(jìn)行托管，甚至有的人事檔案由勞動機構(gòu)、或者是社保機構(gòu)進(jìn)行保管，存在著明顯的管理主體模糊問題，從而造成人事檔案管理工作無從談起[1]。

1.2 人事檔案管理制度不完善

目前，一些人事單位盡管建立了人事檔案管理制度，可是制度在落實過程中存在著許多問題，例如借閱、轉(zhuǎn)遞人事檔案時，經(jīng)常發(fā)生未填寫檔案傳遞通知單、未登記借閱相關(guān)手續(xù)、未按照機密規(guī)定傳遞、未及時填寫回執(zhí)單等不同問題。

1.3 人事檔案管理方法滯后

從人事檔案管理方法角度分析，一些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案編目與檢索工作時，依然使用原始的管理方法，也就是進(jìn)行人工管理與檢索，由此面對龐大的工作量，不僅工作效率低，而且也不能保證準(zhǔn)確性，人事檔案管理工作仍然以“保管型”為主，忽略了檔案管理信息化建設(shè)，很少使用軟件系統(tǒng)實行檔案管理[2]。此外，大多事業(yè)單位的人事檔案管理工作未進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，忽略了互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案信息接收、傳輸、存儲以及資源共享，進(jìn)而造成人事檔案查詢時間過長，無形之中增加管理成本。

1.4 人事檔案管理意識薄弱

有的事業(yè)單位在人事檔案管理方面缺少系統(tǒng)性與規(guī)范性，而且檔案管理工作者也沒有高度重視檔案管理的重要性，偏見的認(rèn)為只需妥善保管檔案即可，未將人事檔案管理納入管理工作范圍，以為人事檔案只要不發(fā)生丟失、泄露等問題，就可以滿足上級檢查要求。

2 加強事業(yè)單位人事檔案管理的新策略

2.1 優(yōu)化人事檔案管理體系

從理念角度分析，事業(yè)單位需要高度重視人事檔案管理工作的作用和價值，根據(jù)檔案管理實踐經(jīng)驗及時優(yōu)化思路、創(chuàng)新機制，積極響應(yīng)人事檔案管理工作的現(xiàn)實要求，實現(xiàn)人事檔案管理體系的優(yōu)化與創(chuàng)新[3]。詳細(xì)而言，要通過制度建設(shè)強化人事檔案管理的嚴(yán)格要求，實現(xiàn)人事檔案管理制度化，為人事檔案管理提供良好的制度平臺。以人事檔案管理工作實際情況為立足點，深入思考人事檔案管理工作暴露的問題，然后提出有針對性、有目的性的應(yīng)對之策。優(yōu)化、改進(jìn)人事檔案管理工作的責(zé)任機制，切實增強制度執(zhí)行力，將每一項責(zé)任有效落實到部門、崗位、職員，深化人事檔案管理工作者的責(zé)任感與責(zé)任觀念。

2.2 規(guī)范人事檔案管理工作程序

能否保證人事檔案資料的完整性與規(guī)范性，是評估人事檔案管理工作成果的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。所以必須規(guī)范人事檔案管理工作程序，有效實現(xiàn)人事檔案收集、歸類、鑒別以及傳遞等工作環(huán)節(jié)[4]。（1）妥善處理人事檔案收集工作，按照規(guī)定的時間準(zhǔn)時收集年度考核、干部任免以及考察資料等檔案信息，以保證檔案資料信息的完整性。（2）認(rèn)真進(jìn)行人事檔案鑒別，主要對人事檔案材料的日期、真實性、完整性以及相關(guān)手續(xù)等內(nèi)容進(jìn)行鑒別。（3）科學(xué)整理人事檔案資料，關(guān)于歸檔材料需要根據(jù)基本原則實行立卷整理，力求可以分類準(zhǔn)確、目錄明了、編排有序、綱目清晰、裝訂整齊，如實反映人事基本資料信息。（4）妥善處理傳遞工作，針對轉(zhuǎn)出的檔案必須認(rèn)真填寫“檔案傳遞通知單”，借助機要交通進(jìn)行傳遞，或者是由檔案管理工作者專門進(jìn)行送取，通過核對確認(rèn)無誤之后，需要于回執(zhí)單之上簽名蓋章，然后及時退回檔案，并且轉(zhuǎn)出單位。

2.3 創(chuàng)新應(yīng)用模式，促進(jìn)人事檔案管理社會化建設(shè)

事業(yè)單位需要根據(jù)現(xiàn)實情況，深入思考與研究人才流動之中人事檔案管理工作的價值與作用，創(chuàng)新人事檔案管理工作的基本方式，對分類管理模式進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合國家、社會組織以及個人實際需求分級分別的供以應(yīng)用。健全人事代理制度，穩(wěn)步深化人事檔案的具體應(yīng)用價值，用于摸索人事檔案關(guān)于其相對人的具體公開范圍與渠道，為個人適宜的賦予知情權(quán)與建議修改權(quán)，必須保證人事檔案資料信息的真實性。用于探索與研究人事檔案新的應(yīng)用天地，構(gòu)建社會化的人才誠信檔案信息庫與社會公共信用系統(tǒng)，有條不紊地創(chuàng)建新型人事檔案信息相關(guān)發(fā)布平臺，最大程度上提升人事檔案的實踐應(yīng)用效率。

2.4 重視人事檔案信息化建設(shè)

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，大數(shù)據(jù)、云計算等新一代信息技術(shù)在各個領(lǐng)域發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。從傳統(tǒng)檔案管理角度分析，人事檔案管理基本是以紙質(zhì)載體為主，但是其在利用方面有著一定的局限性。因此人事檔案管理工作需要適當(dāng)?shù)囊霐?shù)據(jù)庫技術(shù)，科學(xué)應(yīng)用檔案管理有關(guān)軟件，將紙質(zhì)檔案材料通過數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲，由此不僅可以實現(xiàn)人事檔案資料的智能化檢索，也能通過信息技術(shù)有效規(guī)避人事檔案資料信息涂改造假問題，有效應(yīng)用人事檔案，進(jìn)一步了解人事信息，從而為人力資源的科學(xué)配置提供真實依據(jù)，切實發(fā)揮人事檔案的作用和價值。

2.5 打造一批高素質(zhì)、高能力的人事檔案管理隊伍

目前，縱觀事業(yè)單位的人事檔案管理工作的實際水平，迫切需要一批高素質(zhì)、高能力、專業(yè)化的人事檔案管理隊伍，以為新時期事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來智慧元素。而高素質(zhì)、高能力、專業(yè)化的事業(yè)單位人事檔案管理隊伍的打造，需要從下述幾方面著手：（1）聘用的人事檔案管理工作者需要保證公正廉潔、政治覺悟高、有著強大的責(zé)任心，可以從思想、行為等方面自覺重視與嚴(yán)格落實檔案管理工作。（2）檔案管理工作者必須有著超強的業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以及時、科學(xué)的處理人事檔案管理工作暴露的各種問題。（3）檔案管理工作者務(wù)必養(yǎng)成一定的法律意識、責(zé)任意識以及保密意識，必須根據(jù)有關(guān)法律條文規(guī)定與各種人事檔案管理的規(guī)范制度，承擔(dān)起人事檔案管理工作的具體責(zé)任。此外，針對檔案管理工作者應(yīng)該進(jìn)行黨性教育，提高其紀(jì)律意識，使其可以自覺抵制不良之風(fēng)。

3 結(jié)語

總而言之，優(yōu)化、創(chuàng)新事業(yè)單位的人事檔案管理體系，深化人事檔案管理工作成果，可以為人才選拔與人才管理提供更加真實、有效的參考依據(jù)，保證人事檔案資料信息的完整性與真實性，從而為新時代下事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

參考文獻(xiàn)

[1] 甘秋歌.新時期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014，13（2）：84-86.

[2] 鹿曉玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].現(xiàn)代國企研究，2016（22）：95.

[3] 鄧強，馬玉妍.做好新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作探拓——在發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢的背景下[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2016（12）：107-108.

[4] 羅廷榮.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題分析及對策探討[J].東方企業(yè)文化，2015（23）：124.