物質(zhì)集中采購存在的風(fēng)險及對策

路　光

(武鋼有限采購部(國貿(mào)公司)，湖北 武漢 430080)

集中采購被越來越多的大型公司所接受，它能為公司降低采購成本，實現(xiàn)公司高性價比采購目標(biāo)。本文以武鋼有限協(xié)同寶鋼股份進(jìn)行物質(zhì)集中采購為研究對象，分析武鋼有限協(xié)同寶鋼股份進(jìn)行物質(zhì)集中采購的必要性及存在的風(fēng)險，并對未來發(fā)展提出建議。

一、集中采購定義

集中采購適用于特大型企業(yè)、股份公司或跨國公司中能夠形成一定規(guī)模優(yōu)勢的批量且標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的同類貨物和服務(wù)，如大批量原燃料、資材備件、工程設(shè)備等。集中采購是將一定時限內(nèi)不同需求主體重復(fù)和分散的同類貨物或服務(wù)需求進(jìn)行整合歸并，形成集中批量采購的規(guī)模優(yōu)勢，實現(xiàn)采購需求、采購時間、采購人員、采購地點以及供應(yīng)商的適度集中，實現(xiàn)需求標(biāo)的及服務(wù)高性價比的采購組織形式。

二、武鋼有限協(xié)同寶鋼股份進(jìn)行物質(zhì)集中采購的必要性

1.戰(zhàn)略調(diào)整的需要

寶鋼武鋼整合后，寶鋼股份四個生產(chǎn)基地服從總部整體的管理要求，總部對原燃料、工程設(shè)備、資材備件的集中采購成為寶鋼股份的采購戰(zhàn)略選擇。

2.寶鋼股份自身特點

寶鋼股份的四大生產(chǎn)基地采購需求具有一定的通用性，寶鋼股份可以從集中采購中得到高性價比的物質(zhì)，可在與供應(yīng)商的年度談判中獲得更多的價格談判話語權(quán)，可以通過集中采購保障資材供應(yīng)的平衡性和連續(xù)性。

3.物質(zhì)集中采購能幫助寶鋼股份降本增效

2016年中國粗鋼總產(chǎn)能超過8億噸，若不能大量淘汰落后產(chǎn)能和關(guān)停地條鋼，中國鋼鐵很長時期將處于供大于求的局面。在這種形勢下，寶鋼股份對外主動拓展市場，對內(nèi)強(qiáng)化集中采購一體化管理，持續(xù)開展降本增效活動，這成為寶鋼股份應(yīng)對惡劣市場環(huán)境的主要策略。武鋼有限協(xié)同寶鋼股份穩(wěn)步推進(jìn)集中采購降本增效工作， 2017年1-7月份，原料、資材備件及工程設(shè)備集中采購業(yè)務(wù)協(xié)同降本創(chuàng)效1.7億元。

三、武鋼有限協(xié)同寶鋼股份進(jìn)行物質(zhì)集中采購存在的風(fēng)險

武鋼有限協(xié)同寶鋼股份進(jìn)行物質(zhì)集中采購之前，采購體系存在的風(fēng)險可以從組織體制、業(yè)務(wù)流程、信息化建設(shè)與電子商務(wù)、物料代碼體系、供應(yīng)商管理、監(jiān)督管理等方面進(jìn)行分析。

1.組織體制

武鋼有限公司采購職能分散到其內(nèi)部各部門，它們分別為采購部(國貿(mào)公司)、工程設(shè)備部、設(shè)備管理部、計控公司、機(jī)電總公司、金資公司、運(yùn)輸部、技術(shù)中心等。這些部門使用不同的管理辦法、采購流程及政策，為公司物質(zhì)集中采購管理帶來一定的障礙。

2.業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程方面存在的風(fēng)險主要有：1)武鋼有限內(nèi)部各公司的采購業(yè)務(wù)流程都不完全相同，流程控制也有區(qū)別，存在一定的風(fēng)險；2)通常，備品備件從計劃申報到簽訂采購合同并送貨，周期長，備件庫存周轉(zhuǎn)率低；3)武鋼有限內(nèi)部各部門供應(yīng)商選擇決策過程不公開、不透明。

3.信息化建設(shè)與電子商務(wù)

信息化建設(shè)與電子商務(wù)方面存在的風(fēng)險是武鋼有限內(nèi)部各單位信息化發(fā)展水平不平衡，無論是辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)，還是產(chǎn)銷系統(tǒng)，各單位的系統(tǒng)未對接，信息不能互通。這些都影響集中采購信息化建設(shè)一體化進(jìn)程。

4.物料代碼體系

物料代碼體系方面存在的風(fēng)險主要有：1)部分單位雖然有物料編碼系統(tǒng)，但是物料分類缺乏一定的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，不能適應(yīng)采購一體化物料編碼的要求；2)由于部分采購物質(zhì)的分類界定模糊，不同業(yè)務(wù)部門之間經(jīng)常對此爭論不休。這些因素影響到集中采購業(yè)務(wù)的正常開展。

5.供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理方面存在的風(fēng)險主要有：1)部分單位的供應(yīng)商中獨家供或中間商比例大，供應(yīng)的連續(xù)性與穩(wěn)定性受到供應(yīng)商生產(chǎn)風(fēng)險以及投機(jī)風(fēng)險的威脅較大，采購物質(zhì)價格很難降低； 2)每個單位對供應(yīng)商的評價標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，對供應(yīng)商管理水平參差不齊，供應(yīng)商的進(jìn)入門檻有高有低。這些因素影響到集中采購的質(zhì)量、價格。

6.監(jiān)督管理

武鋼有限各單位的監(jiān)控制度仍不完善，公司監(jiān)督管理部門行使職責(zé)不到位和監(jiān)督管理隊伍的工作能力和素養(yǎng)有時也會給物質(zhì)集中采購工作帶來不利影響。

四、防范武鋼有限協(xié)同寶鋼股份進(jìn)行物質(zhì)集中采購風(fēng)險的主要對策

針對上述存在的風(fēng)險，武鋼有限協(xié)同寶鋼股份進(jìn)行物質(zhì)集中采購時，主要采取下列應(yīng)對策略。

1.建立集中采購的組織架構(gòu)

武鋼有限按照寶鋼股份文件精神要求，對標(biāo)寶山基地采購部門機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，對現(xiàn)有機(jī)構(gòu)設(shè)置及職能進(jìn)行調(diào)整，將工程設(shè)備部、設(shè)備管理部、計控公司、機(jī)電總公司、金資公司、運(yùn)輸部、技術(shù)中心的采購職能進(jìn)行集中，統(tǒng)一由采購部(國貿(mào)公司)進(jìn)行采購管理。為全面推進(jìn)物質(zhì)集中采購信息化工作，有效推動原料、資材備件、工程設(shè)備集中采購信息化對接，武鋼有限抽出精干人員成立武鋼有限集中采購信息化專班，接受公司領(lǐng)導(dǎo)直接管理，同時制定激勵約束機(jī)制、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，提高集中采購的專業(yè)化水平和效率，保證采購實施和管控工作精干高效。

2.修訂管理制度，規(guī)定集中采購工作流程，規(guī)范集中采購目錄

對照寶鋼股份的管理制度，武鋼有限采購部修訂了相應(yīng)的管理制度，先后下發(fā)了資材備件供應(yīng)商管理制度、原料供應(yīng)商管理制度、采購方式管理辦法、供應(yīng)商二方審核管理制度、采購供應(yīng)鏈系統(tǒng)物料基本信息管理辦法等制度。同時，武鋼有限采購部還重新梳理了專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的集中采購工作流程，使得各相關(guān)部門緊緊圍繞集中采購工作程序，協(xié)同配合、規(guī)范運(yùn)行，確保集中采購質(zhì)量和成效。

另外，武鋼有限采購部根據(jù)集中采購整體情況，合理確定集中采購的范圍、規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)，定期分析需求變化情況，及時進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。

3.建立集中采購信息化管理系統(tǒng)

依托寶鋼股份物質(zhì)集中采購系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)系統(tǒng)，寶鋼股份建立物質(zhì)集中采購信息化管理系統(tǒng)覆蓋武鋼有限，它能規(guī)范、透明、高效地完成集中采購任務(wù)及共享采購交易信息。

同時，歐冶采購平臺配套物質(zhì)集中采購系統(tǒng)覆蓋武鋼有限，主要內(nèi)容包括：

1)能完成在線尋源，實現(xiàn)擬選、詢價、報價、擬簽、中標(biāo)結(jié)果全流程在線交易。

2)與物質(zhì)集中采購系統(tǒng)對接實現(xiàn)電子合同業(yè)務(wù)，替代傳統(tǒng)紙質(zhì)合同。

3)與物質(zhì)集中采購系統(tǒng)對接實現(xiàn)結(jié)算發(fā)票錄入、查詢與打印功能。

4.構(gòu)建寶鋼股份物料代碼體系

關(guān)于物料代碼體系，武鋼有限采購部對標(biāo)寶鋼股份資材備件采購部，對現(xiàn)有的物料分類進(jìn)行梳理，整理出原料物料葉類數(shù)量為31類，資材備件部物料葉類數(shù)量為769類。下一步，武鋼有限采購部按照寶鋼股份提供的物料清單來梳理現(xiàn)有20余萬條料號，能夠匹配寶鋼股份的物料代碼的直接引用，不能匹配寶鋼股份的物料代碼則要新增物料代碼。對于分類界定模糊的物料代碼，遵循如下原則來判定：先看物料代碼名稱，再看物料代碼屬性，最后看物料代碼的生產(chǎn)廠家。四大生產(chǎn)基地最終實現(xiàn)統(tǒng)一使用寶鋼股份的物料代碼體系。

5.引入寶鋼股份供應(yīng)商管理經(jīng)驗

武鋼有限優(yōu)化現(xiàn)有的供應(yīng)商渠道，加大取消中間商力度，打破獨家供，引入寶鋼股份優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，采用寶鋼股份的供應(yīng)商管理辦法來管理武鋼有限的供應(yīng)商。同時，武鋼有限效仿寶鋼股份，建立采購成果總結(jié)評價機(jī)制，修訂供應(yīng)商年度評價制度和供方二方審核制度，將供方產(chǎn)品技術(shù)性能、質(zhì)量、價格競爭性、履約結(jié)果、經(jīng)營動態(tài)、售后服務(wù)等評價記錄在供應(yīng)商檔案中。

另外，武鋼有限借助寶鋼股份歐冶采購平臺可完成供應(yīng)商在線管理，內(nèi)容包括供應(yīng)商在線注冊、信息管理、資質(zhì)管理及預(yù)警、供應(yīng)商自薦入圍、禁入名單管理、合格供應(yīng)商的啟用、停用等。該采購平臺與物質(zhì)集中采購系統(tǒng)在線協(xié)同，實現(xiàn)供應(yīng)商信息同步統(tǒng)一管理。

6.建立健全監(jiān)督管理制度

武鋼有限建立與集中采購體系相適應(yīng)的監(jiān)控制度，公司內(nèi)控部門不斷提高監(jiān)督管理隊伍的工作能力和素養(yǎng)，加強(qiáng)對集中采購實施前、實施中和實施后的監(jiān)督控制，結(jié)合集中采購組織架構(gòu)、崗位職責(zé)以及業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，科學(xué)設(shè)置監(jiān)控節(jié)點，借此規(guī)范采購行為，避免法律、商業(yè)和廉政風(fēng)險，杜絕腐敗交易。同時，依法必須招標(biāo)的項目要接受有關(guān)行政、社會公眾的監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)：

[1]張悅，陳衛(wèi)東，樊治平.電子化集中采購模式及實例分析[J].現(xiàn)代管理科學(xué)，2004(9)：8-10.

[2]盧青，王捷，林錦國.B2B企業(yè)電子采購的探討[J].商業(yè)研究，2004(22)：173-177.