淺議高校檔案管理數字化及檔案管理創新

田紹軍 鄧榮華

摘 要：時代發展過程中科學技術也在不斷的進步，這也影響著高校檔案管理工作。傳統的高校檔案管理工作都是以紙質形態進行，隨著計算機技術、網絡技術的發展和應用普及，高校檔案管理也趨向于數字化形式的管理和創新。高校檔案數字化管理的不斷推廣是高校發展過程中的必然要求。因此，有必要對當前高校檔案管理數字化進行研究探討，以進行進一步的完善和創新。

關鍵詞：高校;檔案管理;數字化;創新

時代的發展是一個不斷進步和進步的過程。高校檔案管理工作在新時代背景下需要順應時代發展，應用數字化技術和管理，提升高校檔案管理效率和質量。檔案管理數字化所應用的技術主要包括：掃描、數字轉換、壓縮、網絡、計算機等等，將檔案資料轉化為數字化信息并進行存儲。目前高校檔案管理還在發展過程中，需要靈活的運用先進技術和管理，不斷創新，以滿足當前時代對高校發展的要求。

一、高校檔案管理數字化概述

高校檔案管理數字化發展是以現代管理理念為指導，突破傳統檔案管理的壁壘，運用先進的技術和配套設備，對檔案管理形式、方法進行創新，使高校檔案管理形成以數字化、系統化、科技化的先進管理模式。

二、高校檔案管理數字化優勢特點

高校檔案管理數字化與傳統檔案管理比較而言，其優勢主要體現在以下幾個方面。①占用空間小。信息數字化處理，可將龐大的信息進行壓縮儲存，減少資源浪費。②管理便捷。通過管理系統，可以直接進行資源信息的查詢，提高了檔案管理的效率。③信息傳播速度快。檔案信息可以直接通過網絡進行傳輸，傳播速度提升的同時，還能夠促進工作質量和效率的提升。④服務質量的提升。高校檔案管理數字化在形式上的創新，個性化服務的創新，都使得其服務質量得到很大提升。高校檔案管理對效率、質量、服務的要求使數字化成為發展的必然趨勢。

三、高校檔案管理創新和數字化管理中存在的問題

（一）檔案信息標準不同。各個高校在檔案管理數字化進程方面有所不同，這也使得檔案信息管理的形式、方法都存在差異，沒有統一的標準。由于時間存在差異，則數字化技術應用程度也有所不同，這是的檔案信息標準很難做到統一化。再加上配套設施的差異性，對整體檔案管理工作的有效開展會造成一定的影響。

（二）管理形式缺少創新。時代的發展需要高校檔案管理向數字化發展，是信息技術發展的成果，是高校檔案管理與數字化技術的結合和運用。目前，高校檔案管理工作在仍然有所欠缺，難以跟上科技發展的腳步，檔案管理發展僅僅是技術的應用，在管理理念方面仍然需要創新，服務質量還需要不斷的提升。

（三）數據庫構建實用性不足。目前高校檔案管理方面雖然投入在增加，但是依然有限，對于設備設施的更新依然有局限性。這使得檔案數據庫的構成規模較小，實用性明顯不足，數據庫標準不統一，數據庫模式較少。檔案數據庫管理方面難以規范化，對于人們的多元化需求難以滿足。高校檔案數據庫實用性和有效性依然需要完善。

四、高校檔案管理創新和數字化檔案管理的方案

（一）完善檔案管理系統。高校檔案管理數字化的進程在加快，這對其管理系統軟件提出了更高要求，只有有效完善的管理系統軟件才能夠為高校檔案管理高效率運作提供堅實基礎。高校需要對檔案管理軟件進行全面的開發和完善，優化檔案管理數字化技術。

首先，要滿足檔案形式的要求。其次要保障檔案管理系統成為獨立的系統，同時支持網絡的連接和應用，這是為了保證檔案管理不受網絡和平臺的限制。此外，檔案管理軟件應用程序還需要具備便捷性，需要簡單、方便、易懂、實用。

（二）構建數字化檔案管理，促使文書檔案自動化應用。構建數字化的檔案館是科技技術發展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標以及方向等。因此，在實際發展的過程中需要依據信息和網絡形式構建數字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進行數字化管理，有助于校內外的人員進行閱讀和下載。工作者可以依據掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統中。在最開始實施數字化檔案管理工作的時候較為復雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實施工作。之后，現階段的檔案工作都將實施數字化，需要工作者依據數字化技術和系統的要求將文書工作轉化為數字化的形式，從而自動化管理文書。文書檔案管理是進行自動化管理的重要基礎。但是其實施的時間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉換為數字化的形式，還要將整體的管理工作轉換為數字化的形式。這需要數字管理的構建融入管理，依據系統管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時解決問題，保障數字化管理工作的質量。

（三）提升檔案管理工作者信息管理能力。高校檔案管理數字化發展過程中，檔案管理系統軟件的開發、設施的完善都是硬件配置，還需要檔案管理工作者也具備相應的信息管理能力。高校要積極進行檔案管理數字化培訓，提升對數字化技術的認識，對高校檔案管理系統的操作和維護都需要進行全面的培訓。只有檔案管理工作者能夠靈活的運用數字化管理技術，才能夠保證檔案管理工作效率的提升。

數字化技術、計算機技術、網絡技術的全面發展，使人們生活、工作形式、方法都有了翻天覆地的變化。高校檔案管理數字化是時代的要求、高校發展的要求。高校檔案管理需要以科學技術為基礎，對檔案管理工作進行全面創新和完善使高校檔案管理更加高效、實用，為廣大師生提供優質的服務。

參考文獻：

[1]淺談高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].烏日娜.福建質量管理.2016（05）.

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