淺談企業財務公司結算會計憑證整理

康翔宇

【摘 要】 會計憑證整理是困擾各企業財務公司多年的頑疾。盡管業內各公司在近年來多次優化憑證整理流程，在解決“業務單據短缺”和“單據跨部門傳遞”等突出問題上取得了明顯的成效，但同時也增加了憑證經手人員的工作量。這使得原本就因為近年結算業務量激增而導致的會計憑證管理在收集、整理與歸檔各方面的問題與現有客觀條件不匹配所產生的矛盾更加突出。本文就如何在符合《會計檔案管理辦法》及《會計基礎規范》的基礎上，提升財務公司結算會計憑證管理的效率與質量，并合理降低工作量做出探究。

【關鍵詞】財務公司；會計憑證

一、 會計憑證的整理及保管期限

會計憑證是會計中最早形成的原始材料，是會計賬簿、會計報表形成的基礎，也是會計工作的原始依據。按照2016年1月1日起施行的最新《會計檔案管理辦法》的規定，會計憑證類的保管期限是30年。會計憑證包括：自制原始憑證、外來原始憑證、記賬憑證（收款憑證、付款憑證和轉賬憑證）、銀行對賬單以及銀行余額調節表等。

由于結算的業務性質，結算相關的會計憑證每天都在大量產生。一般來講，結算部的經辦和會計人員會將當天經手的憑證進行初步整理，內容包括憑證及附件，附件一般指相關的票據、文件等，然后每月進行裝訂，并將裝訂好的憑證按時間妥善保管歸檔。

二、 會計憑證整理管理中存在的問題

企業財務公司結算部會計憑證管理主要包括原始資料收集、整理及歸檔三個環節，其中憑證的收集和整理兩個環節是當前結算部會計管理工作中矛盾最為突出的兩點。這不僅影響著結算憑證管理的質量和效率，也經常由此引發一些不必要的摩擦，在無形中增加了結算部的管理成本。矛盾具體體現在以下兩個方面：

1.憑證的收集環節

信貸單據原件傳遞滯后，使得結算會計憑證難以做到及時、完整的裝訂。以某企業財務公司為例，該公司貸款業務的放款、還款按照管理規定是要以加蓋成員單位預留印鑒的紙質憑證作為附件。但成員單位遍布全國，地理的因素使得憑證的傳遞與網銀指令處理無法同步執行。但在業務優先的原則下，經辦人員只能先暫時以憑證的傳真或掃描件代替，之后再根據業務部門補送的無順序原始單據原件中反復查找，并替換掃描件。這種操作方法不僅增加了憑證整理經手人員的工作量，同時也增大了憑證錯放、漏放與遺失的風險。并且，跨部門反復催要、交接憑證時也容易發生不必要的摩擦與口角。

2.憑證的整理環節

結算業務量大，原始憑證附件多。以某財務公司為例，該財務公司去年全年發生業務交易筆數79，829筆，其中27，647筆需要落地處理。一般需落地處理的指令形成的，達到可裝訂狀態的會計包括以下6個部分：

（1）會計記賬憑證（使用SAP系統打印出的記賬憑證）。

（2）當天的交易記錄明細賬（該企業資金系統生成的匯總當天所有聯動賬戶處理的交易信息，其中包含交易編號和SAP會計憑證編號等信息的核心記錄）。

（3）網銀匯總指令審批單（付款、通知存款和定期存款等業務的匯總，體現制度規定的審批流的載體）。

（4） 電子轉賬憑證（由該財務公司資金系統自動生成的，經手人員打印的，只在該財務公司保管的交易記錄）。

（5）銀行回單（企業通過銀行發生業務往來和款項收支的單據）。

（6）業務單據（包括成員單位借款、還款單據和內部轉賬憑證等）。

業務量大加上每筆業務產生的單據多，使得這些會計憑證的紙張合計數在6萬張左右。數量巨大的單據使得這些憑證不僅在簽字、打印、粘貼、核對、整理及保管階段需要耗費大量的人力物力與時間。并且，當任何一個環節出現問題或者需要查閱某一筆記錄時，都要經手人員從大量的憑證中翻閱查找、替換，這既降低了工作效率，也增加了管理成本。

三、結算會計憑證管理的建議

1.能以電子形式保存的會計盡量以電子形式保存

根據財政部2014年下發的《企業會計信息化工作規范》的規定和2016年1月1日起實施的新修訂的《會計檔案管理辦法》第八條明確規定：同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成會計：

（1） 形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸。

（2）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（3）使用的電子管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計，符合電子的長期保管要求，并建立了電子會計與相關聯的其他紙質會計的檢索關系。

（4）采取有效措施，防止電子會計被篡改。

（5）建立電子會計備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

（6）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計。

因此，能以電子形式保存的會計盡量以電子形式保存是符合相關監管規定的。如果各企業財務公司可以做到這點，將極大減輕結算部門憑證整理的工作負擔，這具體體現在：將可以不單獨打印出的電子轉賬憑證轉為電子管理，不僅可以節約大量的工作時間，而且可以降低管理成本。優點具體體現在以下兩點：一是綠色環保，這樣做不僅可以節省大量打印紙張，而且可以大幅減少憑證保管占用的空間；二是省時省力，經手人員不需要再將單獨打印出的憑證一一粘貼核對，而轉為電子保存的憑證在存儲時也不再費時費力，在查找時也降低了因憑證抽閱、查找、后續審批等程序導致的時間耗費。

2.信貸業務憑證

以打印的經線上審批形成的收、發憑證作為會計裝訂，同時將成員單位寄回的加蓋預留印鑒的放款、還款通知單妥善保存，但不再作為憑證附件裝訂。從合規角度講，根據《會計基礎工作規范》的精神，結算部門自主打印以業務部門提交，并經各級領導審批通過的加蓋財務公司電子專用章的憑證作為會計原始憑證是符合相關規定的。并且，業內也有少數公司開始采用這種方法。

以經線上審批自主打印的憑證作為原始憑證，不僅可以有效降低工作量，還可以降低相應的風險，這具體表現在：

（1）減少重復工作：因為憑證傳遞的時效性問題，在原先的模式下，相關經手人員經常需要將憑證中的掃描件替換為延時傳遞過來的原件。在新模式下，相關經手人員不再需要將已經整理過的憑證再進行原件的替換。這樣做不僅節約了憑證整理的時間，也降低了憑證錯放、漏放的風險。

（2）避免單據遺失：避免單據遺失：結算部門以經線上審批自主打印的憑證作為原始單據，兩部門以唯一的憑證編號作為連接，這樣不僅可以減少在憑證交接過程中可能出現的責任不清，相互推諉等現象，而且可以使得兩部門各自的憑證管理現成閉環，有利于加強管理，降低風險。

當前，企業財務公司結算部門會計整理工作是結算部占用時間最多，成效最不明顯的工作之一。在電子信息高度發達的當今時代，如何在合規的前提下利用電子信息手段代替傳統手段進行結算會計憑證整理，將是接下來的一個重要課題。endprint