高校檔案管理數(shù)字化問(wèn)題的幾點(diǎn)思考

畢莉

[摘 要] 隨著信息社會(huì)的到來(lái),使信息資源成為了人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，原有的檔案管理工作受到了巨大的沖擊,數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案信息資源的共享提出了更高的要求, 檔案工作必須要適時(shí)的調(diào)整工作對(duì)策,以適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的數(shù)字化時(shí)代。如何能高效、全面、準(zhǔn)確的利用檔案信息資源并形成新的檔案信息資源共享模式，是數(shù)字化時(shí)代檔案工作者必須要面對(duì)和解決的問(wèn)題。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，其重要性可見(jiàn)一斑。

[關(guān)鍵詞] 高校檔案管理檔案數(shù)字化建設(shè)

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先,高校檔案部門(mén)出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,它以光盤(pán)、磁盤(pán)作為信息存儲(chǔ)的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,廣大師生可以不出校門(mén)、不出國(guó)門(mén)就與國(guó)內(nèi)外的專(zhuān)家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn),使計(jì)算機(jī)從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件,即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。

2.高校檔案信息數(shù)字化是檔案信息時(shí)代發(fā)展的要求

首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制,在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦,即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。對(duì)人們來(lái)說(shuō),信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對(duì)過(guò)剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì),其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段,同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開(kāi)展,將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境,進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源,為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專(zhuān)題匯編等編研工作可以減少,甚至平時(shí)查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔,盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書(shū)處理部門(mén)將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中,各級(jí)部門(mén)可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件,并注上處理意見(jiàn),年終歸檔時(shí),只需向檔案館移交一份分類(lèi)組卷清單,把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

二、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén),這種分散管理體制無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置,還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài),這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi),也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

2.標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因,高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,機(jī)型五花八門(mén),水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件,都沒(méi)有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引,共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后

經(jīng)過(guò)多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政,在建庫(kù)過(guò)程中,各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類(lèi)型單一,而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè),數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制,商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用,嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù),缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),無(wú)法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng),但只能訪問(wèn)其主頁(yè),根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。

檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行 科學(xué) 的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù) 發(fā)展 等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、總論

總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)開(kāi)幕式上的致詞》，《 中國(guó)檔案報(bào)》2000年第547期.

[2] 楊公之主編《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國(guó)檔案出版社2010年版.