高校圖書館決策支持服務的實踐與思考

李 媛

(成都大學圖書館，四川 成都 610106)

網絡時代信息資源和信息服務的日益泛化，使高校圖書館傳統的文獻信息中心地位受到挑戰，圖書館界也在積極尋找圖書館的使命和定位，通過改善資源和提升服務來展示價值。與此同時，各高校正身處高等教育全球化的發展浪潮，管理部門在資源配置、發展規劃制定等各種決策中都越來越需要基于數據的信息分析，基于文獻的情報調研等一系列服務。目前不少高校圖書館都在原有參考咨詢和學科服務的基礎上，陸續開展了決策支持服務或面向決策的情報服務，來滿足高校管理部門的需求。對圖書館而言，這不僅有助于創新服務內容、發揮資源人力優勢，也是圖書館展示服務價值、提高影響力的機會。本文基于文獻調研，對當前高校開展決策支持服務的狀況進行分析總結，并就高校圖書館開展和深化此項服務提出設想。

1 現狀及意義

高校圖書館的決策支持服務，是以管理部門的需求為目標驅動，以圖書館豐富的文獻資源、數據資源為基礎，圖書館員利用專業的文獻搜集技能和情報分析方法，對多渠道信息進行篩選歸納、數據統計、綜合分析，形成系統的決策知識產品，供管理部門的決策者在短時間內全面掌握信息，提高決策效率。

1.1 研究現狀

現有文獻主要從以下角度探討了決策支持服務:1)從拓展和深化學科服務的角度探討決策支持服務。如電子科技大學曹學艷從學科服務的角度對職能部門的信息需求進行了分析，并從理念提升、學科館員職能重建、服務內容拓展三方面入手，探索了面向職能部門信息需求的學科服務拓展;暨南大學史小軍從提升學科服務能力的角度，介紹了暨南大學提供學科級、學院級、學校級決策支持服務的實踐;南京理工大學崔林介紹了在學科服務中展開的面向學校職能部門的學術和學科評價與分析服務，為學校科研產出和學科評估提供客觀數據;北京大學圖書館劉姝結合實踐案例，提出從供給側改革的角度優化圖書館服務體系結構，豐富學科服務內容，提升學科服務水平。2)決策支持服務體系研究。如復旦大學宋潔就決策支持服務的概念、服務內涵、特征等做了具體研究;北京大學圖書館肖瓏結合北京大學圖書館轉型實踐，論述了研究支持服務的定義、核心、總體框架、內容體系及支撐服務平臺建設。3)面向高校領導及職能部門的決策支持服務。如南京大學王雅戈以優勢學科綜合競爭力評價為例，探討了為高校領導提供專題信息決策支持服務的模式;華東師范大學周健在華東師范大學實踐的基礎上總結了為管理層提供決策支持服務的背景、思路、具體實施步驟、工作的特色和難點。

另外，圖書館業界的學術會議和研討會也有很多涉及決策支持服務的學術報告。有的在“雙一流”建設的語境下，探討高校圖書館的決策支持功能;有的從深化服務、職能變革的角度，提出決策支持服務是圖書館事業發展的新增長點。因為參會主講人多為重點高校圖書館的館長、決策支持服務的管理人員或從事院校研究的研究人員，所以直觀地展示了國內高校圖書館開展決策支持服務的現狀、難點和機遇，具有很大的參考和借鑒意義。

1.2 決策支持服務的意義

從目前高校快速發展的現狀來看，圖書館為高校管理部門提供決策支持服務對供需雙方都有重要意義。

1.2.1 有助于圖書館融入學校發展主流。除了傳統的文獻資源建設，近些年高校圖書館開展多種形式的服務，嵌入式教學、知識服務、面向科研的學科服務等一系列主動服務，力圖體現圖書館的價值。但用戶的積極性和參與度不高，沒能建立合作、雙贏關系，因此即便是重點院校的圖書館也常被作為高校機構中的“弱勢群體”被邊緣化。例如，為謀求發展，浙江大學提出了“融入主流謀發展，拓展合作促繁榮”的發展思路，把彰顯圖書館的特長和優勢，跟上高校快速發展進程、開展切實有效的學科服務、擴大圖書館在教研人員和學校的影響力作為學科服務關注的焦點。決策支持服務面向學校各層級的管理與決策，有效地體現圖書館的專業能力，一定程度上更顯性地提高圖書館對學校的貢獻，提升圖書館在學校的影響力。

1.2.2 從供給側開拓圖書館服務內容。2016年習總書記提出的“供給側結構性改革”，從供給側著力提高供給體系質量和效率。對高校圖書館事業而言，傳統服務停滯不前，甚至不斷萎縮，圖書館要面對不斷變化的用戶需求，充分挖掘館藏資源內涵，尋求與學校需求的契合點，把圖書館服務與大學的戰略目標和發展規劃緊密結合。決策支持服務是圖書館服務的深化和拓展，使圖書館不僅為教學科研提供文獻保障，也參與學校的管理決策。

1.2.3 為高校職能部門決策提供信息支撐。高等教育發展離不開政策制定的科學性和可持續性。但隨著高等教育規模的不斷擴展，高校已經發生深刻變革。學生規模擴張、學科結構復雜、辦學空間擴大等因素都使得大學決策變得越來越復雜。以往基于個人經驗、集體合意、方案折中、談判等的決策模式效率低、主觀性強、缺乏有利支撐，已經不適用于現狀。當前高校在學科發展規劃、人才評估、科研評價等方面都需要數據作為參考和支撐來有效配置財力物力資源。但相關職能部門依靠自身無法全面掌握這些數據，圖書館輔助相關數據的搜集、整理和分析，并運用擅長的文獻計量方法提供直觀的統計分析結果供相關部門決策參考。同時在基于文獻的情報調研、基于科研成果的學科、領域分析方面，相比校內其他部門，圖書館都更能為為學校發展規劃提供意見和建議。

2 決策支持服務的需求分析及定位

2.1 高校決策支持服務的需求分析

本文探討的決策支持服務主要面向高校決策人員，即高校領導及職能管理部門，如各二級學院負責人、校辦、人事處、教務處、財務處、科技處、研究生處、黨委組織部、黨委宣傳部等。高校領導及職能部門掌握著全校的教育教學發展方向、學科發展總體規劃、師資力量分布、指導和監督各學院等眾多具體工作。決策支持服務要多角度、深層次，從校領導和職能部門管理者的角度思考問題。

首先，把校級領導的決策需求作為服務的重點。校領導統籌高校的組織管理工作，要長期關注和研究多方面問題，不僅要把控中央及各級高教政策、高教理論、行業動態、人才需求、相關高校動態等宏觀政策及外圍環境，還要關注校內學科建設、師資力量、人才培養質量、合作教育等具體工作，從而制定學校的科學發展戰略和實施措施。這些研究工作，如果圖書館從信息資源上給予有力支持，則會顯著提高工作效率。同時，校領導因從事專業和分管工作的不同，也有個性化需求，且信息需求的目的性、可操作性要求很高。這要求圖書館員協同合作，并借助相關專家的力量，開展持續的跟蹤服務，以信息定制和信息推送為主要服務手段。

其次，高校職能部門因工作重點不同，信息需求有各自的側重點和針對性。從服務內容看，當前服務以基于數據的學科或學術評價為主。由于各職能部門都有非常明確的職能分工，因此服務需求的針對性很強。同樣是科研統計數據，科研部門可能側重于橫、縱向多角度的數據分析，不僅是本校，最好還有國內外同類高校的比對數據。人事部門則希望將統計數據落實到個人，方便用作人才考核和評估。

2.2 決策支持服務的特點

基于決策支持服務的需求分析，決策支持服務具有以下特點:1)綜合性。信息提供者要能夠換位思考，從領導的全局觀念出發，針對領導和職能部門關心的重大或緊迫問題，提供既有情況分析，又有對策建議的信息。2)個性化。校內職能部門有各自的職能分工，所需信息不盡相同或各有側重，針對性非常強。3)時效性。一方面，管理部門的規劃、統計等工作具有階段性，因此信息處理工作也要在規定時間內高效完成。另一方面，有些信息需要領導及時關注或對近期決策有重要影響，如不及時提供，就失去意義，甚至可能成為誤導。4)前瞻性。發現未來發展態勢將使決策有更前沿的視角和更長遠的布局，使決策更具意義。5)準確性。信息的準確性直接影響決策結果，因此有重要意義。

2.3 服務定位

決策支持服務是一項典型的知識服務。通過對決策服務的需求和特點分析，可以確定兩個基本的服務方向。

第一，提供“簡單且有用”的服務。信息爆炸的時代，決策人員遇到的難題不是信息的匱乏，而是有效信息的相對匱乏。圖書館員通過大量信息的分析研究，去除過于技術性和理論化的信息，集中大量分散信息，為校領導及職能部門提供一目了然的信息或數據，提供解決或借鑒方案，提供精煉的文摘等各種高層次的信息產品。不僅節省領導閱讀、理解和利用時間，而且為決策提供參考和佐證。

第二，主動服務。目前大多數領導及職能部門的信息需求，主要依賴下級部門匯報或職能部門自己查找。因為對圖書館的印象多停留在文獻信息存儲及管理，很少會想到圖書館。高校圖書館應主動地集合館內優勢資源，以館員的專業知識及素質為主導，以圖書館可用的信息資源為基礎，對文獻資料進行深度加工，為高校管理者主動提供服務。

3 圖書館開展決策支持服務的主要形式及總結

3.1 主要實踐形式

從決策支持服務的內容來看，基于科研數據的科研評估、學科評價和情報分析是較為成熟、規范的服務，在一些高校逐漸變為常規工作。內容基本是利用國內外數據庫分析學校、院系的科研成果或學科發展態勢，或利用文獻計量方法分析研究熱點、研究趨勢、合作研究等。另外，定題服務或專題調研也是重要內容。

從決策支持服務的形式來看，主要分為主動服務和需求服務，主動服務包括發布學科評價、學科競爭力分析報告、前沿研究報告、出版高教發展專刊等。可以根據需求開發周期性更新的信息產品。需求服務由相關部門提出個性需求，圖書館為用戶提供個性化的分析報告，有的可能需要長期跟蹤分析。

從決策支持服務的層面來看，可以分為個人層面、學科層面和機構層面。個人層面是開展研究者個人科研成果影響力和科研產出能力分析。學科層面是開展學科影響力評價、國際競爭力分析、學科發展態勢、學科研究熱點及前沿分析。機構層面通常開展機構、院系的科研生產力、科研影響力、競爭力分析等。

從決策支持服務的深度來看，高校圖書館的決策支持服務可分為以科研數據收集和整理為主的基礎數據服務、以事實查詢為主的進階檢索服務、以綜合研究報告為主的全面分析服務和以前沿性預測為主的深層次挖掘服務。

3.2 實踐總結

各高校圖書館對此類服務使用了諸如學科知識服務、文獻計量分析服務、決策咨詢、情報分析、情報信息服務等名稱。盡管名稱不盡相同，但主要內容都是將校領導和職能部門的決策信息需求與圖書館工作結合。

第一，數據服務。包括基礎數據服務、數據分析報告及對數據深度挖掘產生的趨勢或前沿報告。主要內容是對本校科研數據的采集，并將多渠道數據信息進行整合、清洗。數據來源包括論文數據庫、網絡資源、科研評價數據庫、專利數據等。數據服務是開展決策支持服務的關鍵，是提供決策信息的保障。基于數據分析，可以提供咨詢報告、情報服務，如個人成果分析、學科發展報告、學科競爭力分析報告、機構科研成果報告等。更深層次上，借助詞頻統計、引文分析方法及Excel、SPSS、TDA等數據整理分析工具，還可完成領域熱點趨勢報告。

第二，數據管理和數據平臺建設。在數據服務基礎上，通過對數據的組織、存儲、元數據標引、規范處理等，建成基于科研成果的校內人才、科研、學科數據共享平臺。

第三，基于文獻的情報調研和發展戰略信息。為學校發展戰略的制定、實施、監控、評價提供決策支持，例如匯編最新的國內外教育動態、完成相關調研和分析報告。服務模式有委托咨詢、項目合作、主動推送等。

通過文獻調研和高校圖書館主頁的調查，表1列舉了部分高校圖書館開展決策支持服務的主要類型。有些圖書館雖然開展了相應的服務，但沒有在圖書館網站等公共渠道有詳細揭示，所以此處列舉不完全。

表1 各高校開展決策支持服務的類型(不完全統計)

4 圖書館開展決策支持服務的設想

目前國內高校圖書館間在決策支持服務上的差距巨大。有的高校圖書館已經形成了相當成熟的服務模式、服務規范，與職能部門建立長期穩定的合作關系。像上海交通大學圖書館不僅與校內職能部門建立長期穩定的服務，而且與校內的研究院、智庫，甚至校外的企業和科研院也有合作，形成校內為主、校外為輔的具有相當規模和相對穩定需求的產品化服務。北京大學圖書館從2015年每年完成的《北京大學科研實力分析報告》《北京大學專利競爭力分析報告》已經在校內形成了極大影響力，成為校領導及職能部門決策的必備依據。這些大學圖書館的成功經驗為我們提供了可供借鑒的做法和經驗，可從以下幾個方面挖掘資源和人力優勢，逐步拓展決策支持服務。

4.1 圖書館在數據搜集、數據分析方面大有可為

數據分析的目的是用數據分析所得的信息完善和強化決策者依據自我認知經驗所做的判斷，幫助大學決策者從傳統的依賴主觀感受、個人經驗、和下達指令等決策方式轉變為理性決策和科學決策，也就是所謂的“數據驅動決策”。“數據驅動決策”是指決策者以相關數據分析所得到的信息和證據為依據制定決策一種形式。這是高等教育發展的客觀要求和必然趨勢。

在這個背景下圖書館因為擁有先天的資源、人力優勢，可以成為高校決策支持體系的支撐力量。相比其他部門，圖書館能更加熟練地利用電子資源、檢索網絡數據、獲取論文數據、專利數據等信息，還能運用文獻計量統計等方法對數據進行整合、挖掘。

圖1 圖書館參與數據驅動決策的運行機制

目前高校圖書館的主要做法是利用Web of Science、ESI等數據庫及分析工具，對學校各專業、各類人才及團體的論文發文量、被引頻次、發文期刊、專利數等基礎數據進行定期或不定期統計，在此基礎上為高校領導層及職能部門提供基于數據的多種分析報告，如學科競爭力分析、學科態勢分析、科研產出分析、基金立項分析、人才引進與評估等。還可設置對標體系，與國內、國際同類院校做對比分析，使結果有更強的參考價值。這已經成為高校圖書館引人注目的業務增長點。

4.2 學科或領域的發展趨勢及預判

除文獻計量統計，還有基于詞頻分析、文本分析等做出的深層次的學科發展預判、學科發展趨勢等報告。例如上海交通大學圖書館在2015年歷時三個月，發布了八大主題120項顛覆性技術預見。調研首先獲取各種數據來源，然后通過抽取熱點主題、規范標引、定量分析、詞頻分析、共現分析、聚類分析的研究方法，做出各領域的分析報告。同濟大學圖書館在2015年基于德國專利 數據，從專利活動的時間趨勢、全球戰略布局、主要創新領域的主體格局分布等入手，解析德國技術創新點的動力與源泉。這些基于數據的深層分析工作，不僅使圖書館的學科服務工作更為主動，也使決策支持服務更具前瞻性。

4.3 參與高校智庫建設

面向決策，圖書館擁有資源、專業、平臺優勢，可以聯合校內專家及研究所共建智庫，并參與智庫研究項目，提供高質量的研究報告。高等教育研究所、學科辦、發規處等部門的職責是為學校高教發展建言獻策，實際充當了學校智庫的角色。圖書館可以與這些部門尋求合作，在圖書館擅長的計量分析和優勢資源方面為智庫提供信息支撐。除了校內，圖書館還可以參與校外面向政府部門的智庫建設，提供政治、經濟、科技、社會等各方面的政策掃描及調研報告等。中國社科院圖書館智庫服務、上海圖書館的產業智庫項目、國家圖書館的立法決策服務等都是成功的經驗。當然這對圖書館資源及人力的要求都更高，應當成為圖書館努力的方向。