物資框架類大型項(xiàng)目開標(biāo)性能提升與優(yōu)化技術(shù)

趙永國(guó) 劉志霞

摘要 物資框架類大型項(xiàng)目招標(biāo)是為了滿足特定時(shí)期的采購(gòu)需求，通過框架協(xié)議將主要的采購(gòu)任務(wù)集中在特定少數(shù)供應(yīng)商，達(dá)到穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系，最終目的是降低成本的同時(shí)提高采購(gòu)效率。本文基于物資框架類大型項(xiàng)目，介紹物資框架招標(biāo)的特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)及現(xiàn)存的問題，并且提出了開標(biāo)性能提升與優(yōu)化方法。

【關(guān)鍵詞】物資框架 大型項(xiàng)目招標(biāo) 優(yōu)化技術(shù)

1 物資框架招標(biāo)特點(diǎn)

物資框架招標(biāo)方式，在很大程度上減少了企業(yè)重復(fù)招標(biāo)活動(dòng)，將多次同類型招標(biāo)活動(dòng)改為一次集中招標(biāo)，在降低成本的同時(shí)提高了企業(yè)采購(gòu)效率，大大節(jié)約了人力、物力和財(cái)力，將資源進(jìn)行整合優(yōu)化。同時(shí)物資框架招標(biāo)對(duì)于企業(yè)采購(gòu)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化體系具有較大益處，提高企業(yè)供應(yīng)商的集中度，降低企業(yè)庫(kù)存浪費(fèi)以及相應(yīng)的維修費(fèi)用。所以，企業(yè)對(duì)于物資框架類大型項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)，是企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)中對(duì)于物資供應(yīng)需求不斷摸索和實(shí)踐的結(jié)果。

1.1 對(duì)適用框架招標(biāo)的物資有選擇性

企業(yè)在特定周期內(nèi)需大量采購(gòu)，統(tǒng)計(jì)后采購(gòu)次數(shù)多，累積金額大，并且對(duì)應(yīng)的供貨商需要能夠提供穩(wěn)定可靠的物資貨源以及相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)，符合以上要求的物資才可用于框架招標(biāo)方式。

1.2 框架招標(biāo)約定有效周期

一般在約定時(shí)間內(nèi)，可以多次執(zhí)行招標(biāo)結(jié)果。然而約定時(shí)間有效周期的長(zhǎng)短，主要是由市場(chǎng)供應(yīng)變化及價(jià)格的走勢(shì)來決定。一般的有效周期長(zhǎng)可以是一至兩年，短有可能是一季度不定。

1.3 框架招標(biāo)供貨商的多選性

正常情況下用框架招標(biāo)的物資都是需要長(zhǎng)期采購(gòu)并且具有較大的市場(chǎng)需求，如果只確認(rèn)一家供貨商，極有可能發(fā)生生產(chǎn)周期不及時(shí)，交貨延遲，產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等一系列問題，發(fā)生問題時(shí)再考慮更換供貨商，則會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展效益帶來較大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，為了避免上述情況的發(fā)生，會(huì)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求和以往經(jīng)驗(yàn)確定幾家供貨商。

2 物資框架招標(biāo)優(yōu)勢(shì)

運(yùn)用物資框架招標(biāo)采購(gòu)方式，可以降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率，保證企業(yè)物資供應(yīng)水平，企業(yè)或供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期物資框架協(xié)議，實(shí)現(xiàn)供貨商和企業(yè)雙贏局面，與以往的招標(biāo)采購(gòu)方式相比，極大地提高了采購(gòu)水平。

2.1 鎖定合適的供貨商，物資需求穩(wěn)定

物資框架采購(gòu)的成功與否關(guān)鍵取決于最終選擇的供貨商。應(yīng)該對(duì)供貨商的生產(chǎn)資質(zhì)、歷史業(yè)績(jī)、生產(chǎn)能力、后期服務(wù)進(jìn)行重點(diǎn)分析。企業(yè)和供貨商之間形成良好的合作關(guān)系，物資的穩(wěn)定與安全才會(huì)有所保證。

2.2 企業(yè)可以降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力

通過物資框架招標(biāo)，企業(yè)可以將平時(shí)經(jīng)常使用以及以后有大量需求的物資進(jìn)行一次性招標(biāo)，選擇符合條件的供貨商。而供貨商則需考慮到供貨的長(zhǎng)期穩(wěn)定性，在投標(biāo)時(shí)引起高度的重視，投標(biāo)報(bào)價(jià)上會(huì)增加讓利幅度，在生產(chǎn)時(shí)加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量管理，以此保證了物資的價(jià)格與質(zhì)量。

2.3 優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)雙贏

以物資框架招標(biāo)方式，挑選歷史業(yè)績(jī)良好的供貨商，按照性價(jià)比，產(chǎn)品質(zhì)量，周期是否合理以及后期服務(wù)是否可靠最終確定合適的供貨商。對(duì)于價(jià)格不穩(wěn)定的物資，協(xié)議中列明調(diào)整價(jià)格的條款。一家供應(yīng)商不能滿足要求時(shí)。確定主供貨商以及備用供貨商，最終簽訂最終的物資框架協(xié)議。

3 物資框架類招標(biāo)存在問題及優(yōu)化方法

從一些企業(yè)采用物資框架招標(biāo)的實(shí)際操作中，還存在許多問題，其中包括業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，依然用傳統(tǒng)方法進(jìn)行招標(biāo);物資需求量不準(zhǔn)確、品種太少，無法滿足要求;商務(wù)談判準(zhǔn)備不足;物資供貨商偏少，缺少良性競(jìng)爭(zhēng)，無法體現(xiàn)出價(jià)格優(yōu)勢(shì)等。然而對(duì)于物資框架協(xié)議采購(gòu)?fù)瓿汕闆r比較成熟穩(wěn)定的物資，則需要把控制點(diǎn)放在加強(qiáng)完成情況的監(jiān)督上，定時(shí)檢查是否完成了約定的供貨量，是否按照協(xié)議中的調(diào)價(jià)條款及時(shí)修改價(jià)格，是否按照協(xié)議的條款回購(gòu)物資等。

下面針對(duì)相對(duì)問題提出以下優(yōu)化方法：

3.1 線上招標(biāo)工作變革優(yōu)化

傳統(tǒng)的物資框架類大型項(xiàng)目招標(biāo)基于歷史原因，還是采用人手的工作方式，這帶來了效率低下，成本高昂等問題。為了優(yōu)化招標(biāo)工作，有一個(gè)很重要的工作方式就是工作模式的變更。包括模板化的工作方式變革，電子化工作方式變革及集約化的工作方式變革。如圖l。

模板化的工作方式變革：解放了以前每個(gè)不同的招標(biāo)都要編排大量的招標(biāo)文件。其包含采購(gòu)管理和合同管理兩大模板化的工作方式變革。1采購(gòu)管理招標(biāo)文件、技術(shù)規(guī)范模板化，以及基于模板化數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)的“輔助評(píng)標(biāo)”模塊，評(píng)標(biāo)時(shí)間大大縮減。2合同管理：構(gòu)建基于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的合同，實(shí)現(xiàn)合同簽訂流程自動(dòng)化。

電子化工作方式變革，即為線上招投標(biāo)的工作方式變更。采用遠(yuǎn)程開標(biāo)、遠(yuǎn)程異地電子評(píng)標(biāo)等手段的電子化采購(gòu)管理方式，使得開評(píng)標(biāo)成本成倍下降;供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績(jī)核實(shí)和績(jī)效評(píng)價(jià)統(tǒng)一線上填報(bào)、評(píng)價(jià);供應(yīng)商全程線上參與合同簽訂和履約執(zhí)行。由傳統(tǒng)繁瑣的線下招投標(biāo)改為線上，大大節(jié)約人力物力。

集約化的工作方式變革，統(tǒng)一、集中供應(yīng)商管理體系，供應(yīng)商在平臺(tái)一次性注冊(cè)認(rèn)證成功，即可參與符合資質(zhì)要求的投標(biāo);建立統(tǒng)一的合同會(huì)簽流程，并與供應(yīng)商評(píng)價(jià)進(jìn)行協(xié)同，效率大大提高。

3.2 軟件技術(shù)優(yōu)化

鑒于物資框架類招標(biāo)存在問題，由于IT技術(shù)的發(fā)展，用于解決物資框架類招標(biāo)的關(guān)鍵的安全技術(shù)，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)字認(rèn)證（CA）技術(shù)等已經(jīng)非常成熟;招標(biāo)投標(biāo)主體的在線身份識(shí)別認(rèn)證、電子文件簽名以及安全、保密傳輸、儲(chǔ)存等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)問題已經(jīng)解決，且電子簽名已具有紙質(zhì)簽名同等的法律約束力。那么此問題完全可以通過借助軟件技術(shù)解決。電子商務(wù)招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)軟件就是很好針對(duì)這個(gè)問題的解決方法。

軟件依托電子商務(wù)招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)，打造基于用戶業(yè)務(wù)需求的招標(biāo)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)效率、成本效益和管理效能的全面提升。如圖2，依托采購(gòu)管理平臺(tái)軟件使得物資框架類招標(biāo)得到如下3大點(diǎn)的提升。

3.3 開標(biāo)性能優(yōu)化

開標(biāo)作為電子招投標(biāo)的最關(guān)鍵環(huán)節(jié).框架項(xiàng)目傳統(tǒng)開標(biāo)需要大量的工作人員，周期較長(zhǎng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，物資框架類大型項(xiàng)目招標(biāo)在上線了電子商務(wù)招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)后，由于參與投標(biāo)用戶的數(shù)量眾多，加上每一份的投標(biāo)文件的數(shù)據(jù)量巨大，經(jīng)過投標(biāo)解密，大數(shù)據(jù)分析反串標(biāo)圍標(biāo)等行為和在截止投標(biāo)日之前遞交等面臨著多用戶高并發(fā)量的需求，一般的傳統(tǒng)系統(tǒng)架構(gòu)難以支撐業(yè)務(wù)的需要。

為了確保電子商務(wù)招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)等大型項(xiàng)目招標(biāo)軟件的運(yùn)行穩(wěn)定性和高性能，滿足業(yè)務(wù)的需要。對(duì)原有的系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，將開標(biāo)解密模塊進(jìn)行服務(wù)拆分，引入了消息隊(duì)列，與主業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊解耦，同時(shí)可進(jìn)行分布式部署多套開標(biāo)解密服務(wù)，解密服務(wù)采用多線程的方式解密操作，替代原來的單線程方式，提高解密效率。為進(jìn)一步提高解密的效率，進(jìn)行排查各環(huán)節(jié)的耗時(shí)，經(jīng)排查大IO操作耗時(shí)較高，通過引入了內(nèi)存盤解密機(jī)制，所有的文件10操作在內(nèi)存中操作，同時(shí)在內(nèi)存盤中創(chuàng)建高水位線控制，超過水位線在物理硬盤進(jìn)行解密操作，提高系統(tǒng)容錯(cuò)性。

通過以上的方法改造2016年11月，電能表類第二批框架招標(biāo)項(xiàng)目中，該項(xiàng)目投標(biāo)文件共179G，改造前花費(fèi)3.6小時(shí)分析，改造后只需17分鐘。

同時(shí)在解密方面同樣有大幅度的性能提升。2016年12月通信類設(shè)備材料第二批標(biāo)項(xiàng)目中，該項(xiàng)目投標(biāo)文件共4.14G，10秒解密完成操作，平均每秒解密423M/S，解密性能提升近30倍。

3.4 供貨商的管理合作

物資框架招標(biāo)的實(shí)施可以讓口碑好、實(shí)力強(qiáng)的投標(biāo)企業(yè)具有更廣泛、更持久的發(fā)展空間，向著想要發(fā)展必須強(qiáng)大自身企業(yè)的態(tài)勢(shì)發(fā)展，提高技術(shù)的發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。相應(yīng)的個(gè)別供貨商競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)增強(qiáng)，更有利于物資框架招標(biāo)工作得到可靠穩(wěn)定的產(chǎn)品、服務(wù)，從而使框架招標(biāo)更容易實(shí)行。

通過市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)價(jià)值規(guī)律在無形中促進(jìn)了物資框架招標(biāo)作用的實(shí)現(xiàn)，讓產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)值與其真實(shí)價(jià)值無限接近。它排除了人為的因素，完全靠?jī)r(jià)值發(fā)揮作用。在投標(biāo)過程中，投標(biāo)企業(yè)為了中標(biāo)，仔細(xì)計(jì)算成本、認(rèn)真書寫標(biāo)書，報(bào)出來的價(jià)格亦是最真實(shí)的。而最后是否中標(biāo)則取決于產(chǎn)品的質(zhì)量，企業(yè)的能力這些客觀無法改變的事情。

3.5 定期考核物資框架協(xié)議

物資供銷處需要細(xì)化目標(biāo)，細(xì)化任務(wù)，制定考核目標(biāo)。隨時(shí)跟蹤掌握物資框架協(xié)議的進(jìn)度和其執(zhí)行情況，QC小組認(rèn)真填寫跟蹤記錄，按月按季度分析物資框架協(xié)議履行情況，考核完成情況，將考核結(jié)果作為績(jī)效考核的重點(diǎn)考核對(duì)象，考核結(jié)果與相應(yīng)人員績(jī)效工資相關(guān)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。同時(shí)可以根據(jù)實(shí)際需求對(duì)一項(xiàng)框架協(xié)議或?qū)μ囟〞r(shí)期內(nèi)所有框架協(xié)議進(jìn)行總體評(píng)價(jià)。要在確定企業(yè)評(píng)價(jià)目標(biāo)的原則下進(jìn)行，建立指標(biāo)評(píng)價(jià)體系，包括成本價(jià)格：采購(gòu)指標(biāo)、運(yùn)輸成本、存儲(chǔ)成本;保證指標(biāo)：供貨按時(shí)率、質(zhì)量合格率、應(yīng)急反應(yīng)能力、售后滿意度等。其意義在于找到存在的問題環(huán)節(jié)，編寫出改進(jìn)方法，提升物資框架協(xié)議采購(gòu)水平。

3.6 建立系統(tǒng)化的物資框架招標(biāo)流程

對(duì)于物資框架招標(biāo)的監(jiān)督工作必須從招標(biāo)立項(xiàng)開始到合同簽訂完成的整個(gè)過程全程監(jiān)督跟蹤，招標(biāo)工作的準(zhǔn)備期間、具體實(shí)施期間和最終合同的簽訂階段覺均需要全過程監(jiān)督，實(shí)施和監(jiān)督兩條主線同時(shí)進(jìn)行的系統(tǒng)化體系。圖4是某國(guó)際工程公司招標(biāo)系統(tǒng)的與外部供應(yīng)商雙方的招標(biāo)實(shí)施及監(jiān)督圖。

在整個(gè)招標(biāo)工作中，對(duì)以往發(fā)生問題的階段和容易發(fā)生問題的極端設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)的監(jiān)督工作加強(qiáng)。

對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)的處理，具體到每個(gè)點(diǎn)對(duì)應(yīng)一個(gè)相應(yīng)的責(zé)任人。在控制點(diǎn)上，物資框架招標(biāo)工作的進(jìn)行要嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求，完全根據(jù)工作流程和報(bào)審資料的明文規(guī)定，向監(jiān)督工作組提交書面申請(qǐng)，申請(qǐng)通過的事項(xiàng)才可以實(shí)行。在風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)上的每一個(gè)申請(qǐng)事項(xiàng)嚴(yán)格按照審批過程，按照已有的書面文件，由負(fù)責(zé)人親自簽字，責(zé)任到人。這樣在風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)上的監(jiān)督工作逐步細(xì)化.責(zé)任到人，如果在某個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)上出現(xiàn)問題，監(jiān)督不夠或者缺少，也可以在下個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)上發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而可以保證物資框架招標(biāo)監(jiān)督工作的持續(xù)性。

在物資框架招標(biāo)需要進(jìn)行審批審核的，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的有違招標(biāo)工作執(zhí)行規(guī)定的行為監(jiān)督組要立刻停止、不需要簽訂任何的審核意見，同時(shí)馬上向相應(yīng)管理人員報(bào)告，快速阻止風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在物資框架類大型項(xiàng)目管理中，物資種類多樣，系統(tǒng)繁雜，所以一定要通過信息化的、系統(tǒng)性的方法，完成管理工作規(guī)范化、制度化。在系統(tǒng)規(guī)范管理中，為了實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)資源的共享和使用，可以將招標(biāo)計(jì)劃、供貨商選擇、開標(biāo)方法均列入到系統(tǒng)規(guī)范中，進(jìn)而完善物資框架招標(biāo)流程，達(dá)到控制及管理整個(gè)過程的目的。

4 結(jié)語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)全球化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的勢(shì)頭，在經(jīng)濟(jì)形勢(shì)變化萬(wàn)千的情況下，物資框架類大型項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)對(duì)企業(yè)建立穩(wěn)定的供需關(guān)系和良好的供應(yīng)渠道，發(fā)展可靠的供貨商，獲得性價(jià)比高的采購(gòu)價(jià)格，提高采購(gòu)水平、采購(gòu)效率等方面的重要意義是不容置疑的。通過物資框架招標(biāo)采購(gòu)，發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)，提高企業(yè)效益和招標(biāo)效率，為實(shí)現(xiàn)物資集約化管理水平進(jìn)一步發(fā)展發(fā)揮重要的作用。

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