會展物流管理的信息組織與集成分析

摘要：現代物流的發展離不開信息技術的應用，同樣作為物流發展的一個重要分支——會展物流，在日益發展的會展經濟活動中凸顯了重要作用。本文根據會展物流的特點與專業化服務的定位，構建并具體分析了會展物流管理活動中的信息組織及其集成化管理結構。

關鍵詞：會展；會展物流；物流；信息組織；集成

中圖分類號：F251文獻標識碼：A

文章編號：1002-3100(2007)07-0089-03

Abstract: The development of modern logistics is in no case independent of applications of IT， and as an important branch of logistics， the convention and exhibition logistics will play a more and more important role in the increasingly developing convention and exhibition actions. In this paper， based on the characteristics and the orientation to specialized serves of modern convention and exhibition logistics， a frame of information organization and integrated modern convention and exhibition logistics management is designed and analysed in details.

Key words: convention and exhibition; convention and exhibition logistics; logistics; information organization; integration

英國著名物流專家Martin Christopher認為：現代物流是指經過信息技術整合的、實現物質實體從供應者始點向最終點轉移的最優化的物理過程[1]。信息在現代物流中的作用比以往任何時候都更加重要。隨著物流組織與管理水平的提高，采用先進的物流組織技術和現代信息技術已成為開展物流活動的關鍵。信息技術的決策是現代物流管理決策的主要功能之一，并且貫穿于物流管理決策的全部決策過程，即戰略、策略與運作決策[2]。隨著現代物流的發展，在日益發展的會展經濟活動中誕生了會展物流。會展物流是物流企業在發展中，根據物流服務市場的細分和定位策略而主攻的一個細分市場，作為新興的物流分支，會展物流的發展與會展業是互動的。會展物流具有區別于一般物流的行業特征和專業化要求高的服務定位，如物流企業“中展運”和“中遠物流”在目前已經成為國內具有專業化服務特點的著名會展物流商。近些年，國內各省市都已認識到會展對當地的經濟有相當大的促進作用，紛紛鼓勵本地大力發展會展業，但會展物流的發展卻沒有相應的長足進展，這其中原因是多方面的。本文就信息技術在會展物流中的應用及其對會展物流發展的影響作出分析，提出了基于會展物流管理活動的信息技術應用的集成體系結構，依據這樣的結構基礎，會展物流的運作將更有助于會展活動的安全、快捷、準確地進行，同時物流管理成本的優化、物流管理效率的提高也會達到相應的目標。這也是對會展物流服務的基本要求。

1現代會展物流的特點及專業化服務的定位

會展物流是指展銷產品從參展商經由會展中轉流向購買者的物理運動過程，它是展銷活動供、需雙方以外的第三方組織者所提供的一種具有后勤保障功能的服務，由會展組織者在綜合會展現場多個供需對應體的信息要求后，統一指揮、統一安排、統一協調的會展物資流通體系[3]。在會展物流中，會展物流商利用會展活動中的信息流和會展活動的組織者與參展商進行及時有效的溝通、協調，對物流進行控制，對有關的交易作出快捷的響應和處理，使會展活動的專業化活動更趨完善。

傳統的會展物流運作模式在物流管理水平較低的情況下被廣泛采用，當前我國所舉辦的各類會展中依然大量地使用著此種模式。這種會展物流模式具有成本高、服務水平低、信息交流不暢等特點。這樣由于信息交流效率低下，會展活動和相關的物流活動中經常出現信息流通受阻、協調困難的工作局面，從而為會展活動的開展造成了極大的負面效應。隨著現代物流信息技術的不斷進步，傳統的會展物流模式不再適應現代會展業的發展，取而代之的將是具有下列特點的現代會展物流模式[4]：

（1）會展主辦方指定本次展覽惟一的物流供應商，并將此物流供應商的信息告知各參展商。

（2）各參展商與物流供應商溝通，確定參展商展品的種類、數量、起運時間、需要辦理的手續、展位布置時間等信息。

（3）物流供應商收集到所有參展商的物流信息后，根據各參展商的不同要求，兼顧安全、快捷、經濟等要求，與各參展商共同制定最佳的物流方案。

（4）物流供應商與場館方協作，將參展商的展品運至展覽場館，參展商組織展位布置。

這種新的物流模式具有物流供應鏈成本較低、信息交流通暢、服務水平高等特點。與一般物流管理過程比較，會展物流具有管理過程較短，管理物品量少、品種多等特點，因而具有管理過程控制的復雜性[3]；同時，會展物流商不僅與會展活動中的眾多參展商、會展主辦方進行及時有效的信息交流，而且還要負責展品在會展活動期間的流動，包括展品的轉移、運送等，可能情況下還要進行展品的出入境管理、報關、商檢等環節。信息共享是保障現代會展物流管理高效進行的重要基礎。會展物流管理活動的協調運行是建立在高質量的信息傳遞與共享的基礎之上，因此，有效的會展物流管理需要信息技術的支撐。另外會展活動的準備及開展要求會展物流服務具有及時的信息溝通、及時的反饋信息和實時的響應，因此高效實現現代化的會展物流管理過程要求先進的信息技術的應用，進而形成較為完善的物流服務信息網絡。

2會展物流服務的信息組織與集成

為現代化的會展活動提供高效的物流服務支持是會展物流服務商的重要目標之一。而要實現這樣的目標，會展物流企業必須依據本企業的戰略目標、企業環境、營銷策略，借助于先進的信息技術的應用，研制和開發適合本企業發展的會展物流服務管理信息系統。

2.1基于Internet/Intranet的會展物流信息組織與集成

隨著信息技術的發展和Internet應用普及，應用于管理中的信息系統由當初的主機計算模式發展到Client/Server（C/S），Brower/Server（B/S）模式，而B/S模式的設計和應用使得基于Internet/Intranet的會展物流企業管理信息系統實現了企業的信息組織和集成。如圖1所示，為現代會展物流企業的信息組織與集成模式。

通過該結構，會展物流企業利用Internet和Intranet建立一個具有三個層次的管理信息系統，分別實現外部信息交換、內部信息交換和信息系統集成等功能。

（1）外部信息交換。通過Internet，會展物流企業可以與位于不同地域的參展商企業、會展主辦方、場館方等進行信息交流與信息收集，也可以與會展活動期間的展品選購者進行及時地信息溝通。另一方面也可以便于物流企業通過EDI/Internet進行票據等數據的傳遞與處理。

（2）內部信息交換。該結構的核心是會展物流的基于企業Intranet的管理信息系統模塊。因為與會展活動相關的大量的物流信息、事務處理以及企業內部的信息共享、有關的管理決策模型的分析與計算等都是建立在該Intranet上的，并且與外部進行信息交換也是一Intranet組織的信息為基礎，該模塊也是會展物流企業內部的各個部門的主要業務流程的功能體現。

（3）信息系統的集成。建立于Internet/Intranet上的集成化的會展物流管理活動要求企業內部對立的信息系統之間能夠交換信息，需要設計系統之間信息交換的標準數據接口。信息技術的發展與應用使得系統結構、通信協議和文件標準等環節通過Internet的運用而逐漸統一，從而集成化的信息處理系統環境也容易實現。如圖1中，當用戶用瀏覽器瀏覽頁面時，以Web服務器CGI激活應用服務器，調用有關應用處理（如CGI腳本或PB60應用等），處理結束以后，通過Web服務器，將結果以HTML的格式返回并發布給用戶，客戶端以瀏覽器接受結果。

2.2基于集成化信息平臺的會展物流管理

在圖1所示的集成化會管理平臺上，高效的現代會展物流管理要求先進的信息技術的應用，其中廣泛運用于現代物流管理過程的EDI[7]和RFID[8]就是兩種較為典型而重要的信息技術。

（1）EDI在會展物流管理活動中的應用

國際標準化組織（ISO）對EDI的定義是：將商業或行政事務處理，按照一個公認的標準，形成結構化的事務處理或信息數據格式，從計算機到計算機的數據傳輸。EDI是現代物流管理中信息集成與數據傳遞的重要方式。隨著信息技術的發展和有關標準的確立，EDI在傳輸數據時的安全性以及存在于合作者之間的通信壁壘等問題也將逐步得到解決[5]。如對于一個國際展覽會，其相應的會展物流活動涉及展品及其他實體的出入境管理、報關、商檢等環節，在這樣的會展物流管理中，可以通過EDI，與海關、銀行、參展商等進行數據處理和EDI單證等票據的傳遞。采用EDI進行信息處理極大地提高了會展物流管理活動的效率。

（2）RFID在會展物流中的應用

RFID射頻技術是本世紀的十大重要技術之一。RFID通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據射頻傳輸技術來傳遞數據信息，并且在有效范圍內，RFID電子標簽能夠將內存的信息自動發送到RFID閱讀器從而實現物品（商品信息）的自動，實時采集。RFID通過相應的技術集成已廣泛應用于現代物流管理中[8]。現代會展活動的進行涉及大量的、復雜的展品的臨時流動信息，這些信息的跟蹤與實時獲取將成為會展期間物流控制管理的關鍵。在如圖2現代會展物流體系供應鏈中[3]，大量的信息流產生于眾多參展商、會展倉儲配送中心、會展場館及眾多購買者之間。為了表示其簡潔性，參展商1和參展商n表示會展期間所有的參展商，同樣購買者1和購買者n表示所有的購買者。借助于基于RFID的集成系統在會展活動、會展物流中的應用，對發生于參展商、會展倉儲配送中心、會展場館及購買者之間的物流信息能夠及時地被獲取、傳遞和控制處理，為管理者進一步利用這些信息提供了前提。

（3）利用集成化的管理平臺進行會展物流的管理

利用圖1所示的會展物流管理的網絡化信息系統平臺，會展主辦方、參展商可以通過Internet利用Web瀏覽器瀏覽并提交相關信息，與會展物流服務商就會展活動事宜進行信息交流，如對展品的運輸安排、協助主辦方對會展活動進行設計等；物流服務商通過Web瀏覽器可以與海關、銀行、保險等部門進行有關的EDI數據處理，包括各種電子單證票據的傳遞、資金的結算等；參展者或選購者等也可以同樣的方式瀏覽系統平臺以了解需要的產品信息，甚至可以與物流服務商進行在線交流。另一方面，將有關的EDI和RFID集成子系統、決策支持子系統等作為集成化平臺中的應用服務器的功能，物流服務商通過應用服務器、Intranet及至Internet對會展活動、會展物流信息進行高效處理、協調和控制，如基于時間、距離、容量等因素的車輛調度問題的處理與決策可以通過決策支持子系統加以輔助解決[9]。

3結束語

在如今經濟全球化的信息時代，傳統的會展物流模式已越來越不適應日益發展的會展經濟的服務需求。大力發展現代會展物流，提高其專業化的服務性能是適應現代會展經濟時代的迫切要求。為此，本文結合現代會展物流管理過程的特征及其專業化服務的定位，構建了現代會展物流服務的信息組織與集成化管理平臺，通過該平臺，會展物流服務商可以對會展活動中的事務處理、物流、信息流等進行高效的管理、控制和決策，從而為現代化的會展活動的開展提供有力的信息技術支持和高效便捷的集成化服務。

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