基于事業(yè)部制的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃方法

吳長(zhǎng)勝 倪凱歌

摘要 科研管理系統(tǒng)是以提高企業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行效率及優(yōu)化規(guī)劃決策為宗旨的信息化運(yùn)行管理平臺(tái)，本文通過(guò)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)形式分析事業(yè)部?jī)?nèi)部職能定位，并結(jié)合單位科研運(yùn)轉(zhuǎn)流程與科研文化傳統(tǒng)對(duì)科研管理系統(tǒng)各層功能進(jìn)行規(guī)劃，提高科研管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)的符合性與規(guī)范性。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)部 科研管理系統(tǒng) 功能規(guī)劃方法

事業(yè)部制是國(guó)內(nèi)大型企業(yè)集團(tuán)或公司普遍采用的組織結(jié)構(gòu)形式，通過(guò)結(jié)合事業(yè)部?jī)?nèi)部組織結(jié)構(gòu)與職能定位進(jìn)行層級(jí)劃分，合理規(guī)劃以項(xiàng)目為載體的科研管理系統(tǒng)框架，以項(xiàng)目執(zhí)行可視化、項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)化、項(xiàng)目管理綜合化等標(biāo)準(zhǔn)逐級(jí)擴(kuò)展科研管理系統(tǒng)功能，從而更好的應(yīng)用在項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目過(guò)程管理、項(xiàng)目決策、項(xiàng)目整合分析等工作方面，使科研管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)更符合“人”與“項(xiàng)目”的實(shí)際應(yīng)用需求。

1 企業(yè)組織結(jié)構(gòu)概述

企業(yè)組織結(jié)構(gòu)是企業(yè)流程運(yùn)轉(zhuǎn)、部門設(shè)置及職能規(guī)劃等最基本的結(jié)構(gòu)依據(jù)。通過(guò)對(duì)內(nèi)部特征與外部環(huán)境合理選擇組織結(jié)構(gòu)模式優(yōu)化配置職能結(jié)構(gòu)、層次結(jié)構(gòu)、部門結(jié)構(gòu)及職權(quán)結(jié)構(gòu)等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)定戰(zhàn)略目標(biāo)。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)模式通常包括直線.職能制、事業(yè)部制、模擬分權(quán)制以及矩陣制等4種金字塔型結(jié)構(gòu)。事業(yè)部制目前是國(guó)內(nèi)大型企業(yè)集團(tuán)或公司普遍采用的一級(jí)組織結(jié)構(gòu)形式，具有集中決策，分散經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn);在最高領(lǐng)導(dǎo)層授權(quán)下實(shí)現(xiàn)分權(quán)式管理，更易發(fā)揮經(jīng)營(yíng)管理的積極性，更能適應(yīng)企業(yè)專業(yè)化發(fā)展和業(yè)務(wù)多元化要求，如圖1所示。

事業(yè)部一般由企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)專業(yè)領(lǐng)域、產(chǎn)品特征及市場(chǎng)環(huán)境等因素并結(jié)合戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)整合規(guī)劃，負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)層次的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制并范圍內(nèi)決策。事業(yè)部?jī)?nèi)部結(jié)構(gòu)較多按照直線.職能制結(jié)構(gòu)模式進(jìn)行設(shè)置，以垂直組織領(lǐng)導(dǎo)形態(tài)保證內(nèi)部結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性;同時(shí)存在弱權(quán)利職能的項(xiàng)目經(jīng)理崗位，在組織形態(tài)上又呈現(xiàn)出弱矩陣式結(jié)構(gòu)，旨在項(xiàng)目管理過(guò)程中增加橫向輔助管控功能，既可加強(qiáng)職能區(qū)域間的溝通聯(lián)系，又利于部門運(yùn)行中合理調(diào)度資源。如圖2所示。

事業(yè)部人員層級(jí)根據(jù)職能大致分為戰(zhàn)略層、管控層、輔助層、執(zhí)行層。主管領(lǐng)導(dǎo)作為事業(yè)部戰(zhàn)略層主體，制定戰(zhàn)略定位與戰(zhàn)略規(guī)劃并決策發(fā)展思路，統(tǒng)籌調(diào)度事業(yè)部所用資源;科室負(fù)責(zé)人作為管控層主體，根據(jù)專業(yè)特征差異化執(zhí)行上層決策，在日常運(yùn)行過(guò)程中做好項(xiàng)目管理;項(xiàng)目經(jīng)理作為輔助層主體，在項(xiàng)目組織、計(jì)劃與實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通與輔助管控，在上層領(lǐng)導(dǎo)下調(diào)度資源為項(xiàng)目運(yùn)行服務(wù)技術(shù)人員作為執(zhí)行層主體，負(fù)責(zé)全面技術(shù)工作，嚴(yán)格根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃按節(jié)點(diǎn)完成預(yù)定任務(wù)。如圖3所示。

2 基于職能分層的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

科研管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息化管理為目的、以項(xiàng)目為元素的管理、控制與執(zhí)行的信息系統(tǒng)，應(yīng)用在項(xiàng)目管理、項(xiàng)目集管理及項(xiàng)目組合管理等方面中。科研管理系統(tǒng)功能應(yīng)結(jié)合企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與科研文化傳統(tǒng)等進(jìn)行符合性、規(guī)范化架構(gòu)設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)成為“人”與“項(xiàng)目”的功能逐級(jí)擴(kuò)展的信息化服務(wù)平臺(tái)，貼近實(shí)際科研工作運(yùn)行流程;通過(guò)項(xiàng)目執(zhí)行可視化提高工作效率并優(yōu)化工作流程，以項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)化推動(dòng)項(xiàng)目運(yùn)行的集約管控，以項(xiàng)目信息綜合化不斷提高為組織戰(zhàn)略規(guī)劃的服務(wù)能力。

2.1 基于執(zhí)行層的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

執(zhí)行層（即技術(shù)人員）是落實(shí)項(xiàng)目運(yùn)行的責(zé)任主體，在項(xiàng)目啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控及收尾的過(guò)程中負(fù)責(zé)具體工作實(shí)施，根據(jù)工作職能，在科研管理系統(tǒng)中規(guī)劃參研項(xiàng)目、完結(jié)項(xiàng)目、個(gè)人經(jīng)歷、共用資源等四個(gè)板塊，各板塊均采用樹形結(jié)構(gòu)逐級(jí)設(shè)計(jì)并完善功能。

2.1.1 參研項(xiàng)目

根據(jù)項(xiàng)目類型進(jìn)行分類整合，可進(jìn)行優(yōu)先級(jí)設(shè)置，項(xiàng)目執(zhí)行收尾階段后轉(zhuǎn)入完結(jié)項(xiàng)目板塊對(duì)應(yīng)類型中。項(xiàng)目級(jí)結(jié)合運(yùn)轉(zhuǎn)流程進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，在執(zhí)行層體現(xiàn)功能包括項(xiàng)目信息、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目生產(chǎn)、項(xiàng)目交流、項(xiàng)目檔案、項(xiàng)目評(píng)價(jià)等。

其中項(xiàng)目信息包含項(xiàng)目概況與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)兩部分，項(xiàng)目概況體現(xiàn)項(xiàng)目類型與來(lái)源、項(xiàng)目周期、項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)與撥付節(jié)點(diǎn)等盡量詳細(xì)的信息，數(shù)據(jù)化支撐統(tǒng)計(jì)分析;項(xiàng)目計(jì)劃為根據(jù)項(xiàng)目周期與合同要求制定的計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)圖，根據(jù)實(shí)際需要可申請(qǐng)變更;項(xiàng)目進(jìn)度記錄各節(jié)點(diǎn)的完成信息;項(xiàng)目生產(chǎn)進(jìn)行零部件加工設(shè)計(jì);項(xiàng)目交流提供信息溝通窗口;項(xiàng)目檔案按階段歸檔相應(yīng)項(xiàng)目文件;項(xiàng)目評(píng)價(jià)包括技術(shù)成熟度評(píng)價(jià)及項(xiàng)目完成效果評(píng)價(jià)等內(nèi)容。

2.1.2 個(gè)人經(jīng)歷

包括項(xiàng)目經(jīng)歷與個(gè)人檔案，項(xiàng)目經(jīng)歷主要為技術(shù)人員歷次參研項(xiàng)目列表，可提供設(shè)計(jì)師任命、參研周期、自我評(píng)價(jià)等簡(jiǎn)要信息;個(gè)人檔案包括文件檔案和榮譽(yù)檔案兩個(gè)功能，前者梳理個(gè)人主要工程文件，后者統(tǒng)計(jì)個(gè)人獎(jiǎng)項(xiàng)、文章及專利等信息。

2.1.3 共用資源

作為共性文件查詢板塊，根據(jù)單位內(nèi)部的職能部門進(jìn)行分類設(shè)置，包括關(guān)于項(xiàng)目運(yùn)行涉及的各類型流程文件。

2.2 基于輔助層與管控層的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

項(xiàng)目經(jīng)理作為輔助層主體，輔助科室主任（管控層）完成相應(yīng)科室的項(xiàng)目管理工作，以項(xiàng)目為紐帶建立客戶、領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員等之間多元聯(lián)系。項(xiàng)目經(jīng)理在職能中鑒于輔助管控層開展具體工作，科研管理系統(tǒng)中功能規(guī)劃與管控層也具有較多重疊。除參研項(xiàng)目、完結(jié)項(xiàng)目、個(gè)人經(jīng)歷、共用資源等四個(gè)板塊外，增加預(yù)算管理與綜合管理板塊;在項(xiàng)目級(jí)增加項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目外協(xié)、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目溝通及項(xiàng)目變更等功能，可選擇性面向執(zhí)行層提供查看權(quán)限。

2.2.1 預(yù)算管理

主要進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算，根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)行制定預(yù)算與合理配額，并監(jiān)控預(yù)算具體執(zhí)行情況。

2.2.2 綜合管理

包括項(xiàng)目報(bào)表與合同管理，項(xiàng)目報(bào)表根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)表進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（項(xiàng)目狀態(tài)與預(yù)警等需求）;合同管理進(jìn)行歸檔梳理項(xiàng)目合同、外包合同等文件資料。

2.2.3 增加項(xiàng)目級(jí)功能

項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)監(jiān)控項(xiàng)目到款、總成本及分項(xiàng)成本并實(shí)時(shí)預(yù)警;項(xiàng)目外協(xié)管理相關(guān)的外協(xié)外包計(jì)劃;項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)根據(jù)階段特征分析風(fēng)險(xiǎn)源并風(fēng)險(xiǎn)量化與風(fēng)險(xiǎn)控制;項(xiàng)目質(zhì)量根據(jù)質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量規(guī)劃、質(zhì)量控制及質(zhì)量保證;項(xiàng)目溝通包括項(xiàng)目會(huì)議及客戶溝通規(guī)劃等;項(xiàng)目變更根據(jù)需要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行變更申請(qǐng)，記錄變更計(jì)劃。

對(duì)于科室負(fù)責(zé)人在科研管理系統(tǒng)中增加任務(wù)管理和績(jī)效管理板塊。任務(wù)管理包括部門任務(wù)目標(biāo)與科室分解任務(wù)目標(biāo)、科室當(dāng)前執(zhí)行情況等;績(jī)效管理進(jìn)行科室員工績(jī)效考核，結(jié)合參研項(xiàng)目、完成情況及具體實(shí)際等進(jìn)行綜合評(píng)估。

2.3 基于戰(zhàn)略層的科研管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

事業(yè)部戰(zhàn)略層主要結(jié)合單位發(fā)展戰(zhàn)略，根據(jù)部門專業(yè)領(lǐng)域及產(chǎn)品情況制定長(zhǎng)期與短期發(fā)展規(guī)劃、編制年度計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算、優(yōu)化資源配置、績(jī)效考核等，統(tǒng)籌調(diào)度事業(yè)部的有效運(yùn)行?？蒲泄芾硐到y(tǒng)可從項(xiàng)目組合、部門預(yù)算、統(tǒng)計(jì)分析及業(yè)務(wù)考核等四個(gè)板塊進(jìn)行功能規(guī)劃。

2.3.1 項(xiàng)目組合

由重點(diǎn)運(yùn)行項(xiàng)目、科室在研項(xiàng)目、完結(jié)項(xiàng)目組成，重點(diǎn)運(yùn)行項(xiàng)目是部門重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)先級(jí)設(shè)置;科室在研項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目類型分類整合。通過(guò)項(xiàng)目組合進(jìn)行重點(diǎn)項(xiàng)目管理、進(jìn)度總體把控、及時(shí)性調(diào)整及資源合理分配等，確保事業(yè)部主線項(xiàng)目順利開展。

2.3.2 部門預(yù)算

包括部門年度預(yù)算、月度滾動(dòng)預(yù)算及科室預(yù)算分解，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行并迭代預(yù)測(cè)。

2.3.3 統(tǒng)計(jì)分析

包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與報(bào)表分析，立足項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)部門與科室運(yùn)行項(xiàng)目數(shù)量與各類型項(xiàng)目數(shù)量、年度與階段收支情況（收入、新簽、到款、成本）、同比統(tǒng)計(jì)等;面向數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形化統(tǒng)計(jì)分析并提供標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)表輸出，為部門宏觀管理提供多元化數(shù)據(jù)支撐。

2.3.4 業(yè)務(wù)考核

包括部門經(jīng)濟(jì)運(yùn)行與科室考核，部門經(jīng)濟(jì)運(yùn)行功能由部門與科室的年度經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、己達(dá)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)等組成;科室考核根據(jù)單位實(shí)際情況建立標(biāo)準(zhǔn)化考核方案，以經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況為核心進(jìn)行量化考核。

3 結(jié)語(yǔ)

本文根據(jù)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)對(duì)事業(yè)部?jī)?nèi)部職能分層進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并依據(jù)各職能層初步完成科研管理系統(tǒng)在事業(yè)部層面的功能規(guī)劃，相關(guān)職能部門亦可根據(jù)分層理念進(jìn)行相應(yīng)功能設(shè)計(jì)，逐級(jí)完善科研管系統(tǒng)功能。同時(shí)面向同步運(yùn)行的辦公系統(tǒng)可進(jìn)行擴(kuò)展設(shè)計(jì)，如對(duì)接檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化歸檔、對(duì)接財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況等，進(jìn)而為企業(yè)全方位實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、管理信息化奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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