計算機技術在工程檔案管理中的應用

王智勇

摘要 隨著我國工程事業的蓬勃發展，工程檔案管理的重要性日益突出。在信息化時代的發展勢頭下，為提高工程檔案的管理水平，計算機技術的使用成為了工程檔案管理的必然趨勢。本文根據分析工程檔案管理模式的現狀，對計算機在工程檔案管理中所起的作用進行分析。

[關鍵詞]計算機技術 工程檔案管理

1 科學整理工程檔案，為計算機管理做好基礎工作

隨著我國經濟水平的不斷提升，為滿足我國交通和物流需求，極大程度上推動了高速公路工程的發展。每項高速公路工程竣工后，施工單位都有大量的工程檔案需要移交給相關部門，采用傳統手工立卷的管理模式己無法讓相關人員及時獲取施工檔案的相關信息。為提高工程檔案的使用性和及時性，滿足工程技術人員需求和發揮出應有作用，將工程檔案材料系統化和條理化，成為工程檔案管理面臨的重大問題。

1.1 傳統檔案管理狀況

工程檔案中所對應的文件材料通常具備數量多、種類雜、涉及范圍廣和較高利用率等特性，為確保文件的妥善保管，則需重視立卷工作。為了保障工程檔案的質量，在相關材料入館后，都會由特定的人員將其進行標準立卷，通常將工程檔案中的文件材料、竣工圖紙分別立卷，檔案卷厚度一般為3-4cm，工程程序的處理都是采用手工方式，對文件資料進行整理、手抄、編目、填卡入庫和上架提供利用。傳統的工程檔案管理存在耗時較長和所經工序較多的弊端。

1.2 工程檔案管理方式的改變

現代化檔案管理模式的運用，對檔案實體的重視度有增無減，現代化管理的能否成功，主要取決于基礎工作的落實是否到位。因此，必須重視基礎管理的作用。為此，在微機項目檢索的基礎上開展改進工作，提高工程檔案材料的有序性，為工程計算機管理營造良好的條件。

（1）將每項工程竣工后的相關文件資料細化分寫，根據綜合類、施工類、竣工類排列，根據工程設立代號，并存儲至計算機，立卷人員在整理檔案時只要將檔案名稱根據標準順序排放和填寫代號、編制頁碼后就可錄入微機打印卷內目錄;

（2）組卷過程中采用流水號登記，裝盒后根據大流水排架固定庫、柜、節，一次性完成工程檔案項目著錄卡片，將所有信息錄入微機存儲;

（3）計算機輔助立卷的解決，可通過工程檔案的分類，在計算機處理之后將卷內文件目錄、卷盒內案卷名稱卡片打印出來，經立卷人員裝訂后直接入庫上架使用。

2 計算機在工程檔案管理中的應用

工程檔案的意義在于對工程建設的真實記錄，是對社會活動最原始信息資源的直接反饋，對社會經濟發展有著重要的意義，為此，受到越來越多的人們關注。隨著社會各界對工程檔案的要求不斷增高，在一定程度說那個加大了工程檔案現代化管理的壓力。要想檔案管理、統計、編目和檢索等相關工作實現自動化，檔案儲存和提供利用更為便捷，對傳統檔案管理模式的改革變得刻不容緩，且主要是要改變工程檔案管理的現狀。

2.1 建筑工程檔案的信息儲存

通過將工程項目檔案的相關內容和卷內目錄錄入微機的方式，將實體檔案轉變為二次信息檔案，提高檔案的直觀性和可讀性，為利用者提供便利，有效提升檔案的利用率。

2.2 編制檢索工具

經計算機加工處理后，將工程檔案整合成條目式，即可將總目錄打印出來。在計算機無法自動檢索的情況下使用手工檢索，此外，還可為相關利用人員或單位設立檢索工具。

2.3 工程檔案的統籌計劃

基于計算機技術的輔助，其可以通過摘錄組合的形式，數據按照一定規則進行統計，常見的有按照類別、年份以及地點等，有些還可以按照保管的期限以及密級等。借助計算機的幫助可以按照用戶的意圖在極短的時間內準確的提供所需要的訊息，大大提高了相關人員的工作效率，為后續工作的推進提供了巨大幫助。

3 基于計算機的檔案管理優勢

過去工程檔案的收集管理以及鑒定等，均為傳統的經驗思想所束縛，其形式相對單一、內容復雜。近些年，隨著科學技術的發展，尤其是計算機及互聯網技術的推廣，給人們生活帶來巨大改變的同時，也給工程領域帶來了巨大變革。為了滿足用戶對于檔案傳播速度快、覆蓋面廣以及內容精確等的需要，利用計算機為輔助的檔案管理無疑是最佳選擇。基于計算機的輔助，可以快速保障檔案的管理，實現連續不間斷、系統地進行檔案的梳理管理，過去對于一些需要耗費大量人力解決的問題，基于計算機輔助往往可以瞬間得到解決。眾所周知，工程檔案管理是一項具有深遠意義的基礎形式工作項目，確保檔案的良好管理是檔案管理人員的責任，也是現代化工程建設向前發展的必要前提。因此，對于管理人員而言，應當做到正確應用工具進行檔案管理，實現檔案的利用價值，為城市現代化建設以及其他服務，使得工程檔案龐大的數據信息庫得以創造更大的社會價值。

4 總結

檔案管理工作是一項復雜的工程，對于檔案人員而言，其需要面對龐大的資料信息庫。如果單純依靠傳統的技術手段進行管理勢必影響工作效率同時也無法實現檔案庫的價值。而借助計算機的輔助，可以最大化實現對檔案的快速管理。在時下信息量爆炸的時代，單純依靠人工進行檔案資料的梳理已經不那么現實，唯有依靠計算機強大的計算能力才可以實現對檔案的管理，綻放出檔案庫應有的價值。

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