高校行政辦公自動化系統基礎設計實現與趨勢

田蓓 王曉東

摘要 高校行政辦公自動化系統建設是高校數字校園建設的重要組成部分，是提高高校管理水平的有效途徑，對于推進高校信息化進程和智慧校園建設具有重要意義。本文分析了行政辦公自動化系統的建設目標，提出了系統的總體設計，對重要功能模塊設計進行了詳細分析，并對系統的開發環境及具體的系統技術實現方式進行了探討，對移動互聯網時代高校行政辦公自動化系統的發展趨勢進行了分析，對其提出了思路和建議。

[關鍵詞]高校行政 辦公自動化系統 設計實現 趨勢展望

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。盡管辦公自動化得到普遍認同和廣泛應用，但是當前一些高校在行政辦公信息化水平仍然不高，信息碎片化、信息缺失以及信息決策失誤等情況時有發生，極大制約了高校基礎管理水平的提升。建立安全、高效的辦公自動化系統能夠促進高校行政部門內部結構優化，推進高校行政部門向管理服務型轉化和高校行政信息公開，改善學校的教學、科研、管理與服務環境，促進高校行政辦公管理現代化的實現。因此，建立并運用行政辦公自動化系統，不僅是適應新形勢的需要，也是加快教育事業發展，提高高校管理水平的需要。

1 系統建設目標

從OA辦公系統功能實現層面分析，我們可以將其分為日常事務型、知識管理型以及分析決策型，高校的OA辦公系統建設可以分步實施，最終要在滿足日常事務管理的基礎上，逐漸實現知識管理和分析決策功能。OA辦公系統建設的基礎目標包括以下方面：

1.1 規范審批業務

OA辦公系統將全面規范高校基礎管理，以電子化的方式規范審批業務，如對審批流程、審批權限、審批時限、審批意見、審批委托、審批轉辦、歷史審批查看等項目和環節進行規范，有效提高高校制度的執行力的同時實現了審批過程的可追溯性。

1.2 提高業務審批效率

OA辦公系統通過將審批事務電子化和模板化、線下審批流程網絡化，助推高校行政實現自動化和移動化辦公，節省了辦公時間，拓展了辦公空間，極大提升了審批效率。

1.3 實現高效溝通和協作

OA辦公系統通過部署各種信息化的溝通工具，如即時消息、郵件、論壇、通知、公告等模塊，幫助高校各部門以及教師之間實現更及時、更有效、更廣泛的溝通和協作。同時，通過OA辦公系統的消息引擎能夠實現人與系統之間的信息互動，系統能及時將信息變更、待辦工作等事項發出提醒，防止行政辦公人員遺漏工作。

1.4 實現目標計劃管理

通過OA辦公系統的計劃管理模塊，行政人員可以按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日計劃等安排個人工作，領導可以通過流程追蹤、進度監控、流程督辦、計劃查詢等功能實現對目標計劃的全程管控并及時跟進督辦、檢查和考評下屬工作，提高行政辦公工作效率。

1.5 實現事件管理

藝術高校專門演出、教師講座、師生交流、大型國際交流等活動頻繁，事件管理模塊可以方便實現教室、會議室、演出廳、車輛申請、會議提醒等功能，極大方便了師生的日常工作學習生活。

2 系統設計及功能

2.1 總體系統設計

高校OA系統涵蓋的內容比較廣泛，不同的高校有不同的模塊需求，本文接下來將重點介紹常見通用的模塊，主要包括公文管理、目標管理、會議管理、文化建設，綜合辦公、組織機構管理等。

2.2 系統功能簡介

2.2.1 公文管理

公文管理采用的是工作流技術，是個人、團隊、組織之間傳遞信息和執行組織管理規則的事務處理工具，可以實現如正式發文流程、請示等流程。其邏輯功能主要包含新建事項、待發事項、己發事項、待辦事項、己辦事項、督辦事項等，具體如下：

（1）新建事項：發起一個協同工作。

（2）待發事項：新建了一個協同工作，只是暫存，沒有啟動工作流程。

（3）己發事項：新建一個協同工作，并已經啟動該工作流程，已經開始審批流轉了。

（4）待辦事項：已經發起的一個協同工作，下一步輪到登錄者審批，登陸者登錄OA辦公系統時，會在待辦事項里看到該協同工作。

（5）己辦事項：已經啟動的所有協同工作中，審批節點包含自己的并且自己已經處理完畢的流程。

電子簽名技術、電子印章的使用和管理功能將主要運用于公文管理審批模塊。

2.2.2 目標管理

目標管理包含任務管理、項目管理、工作計劃、日程事件、時間視圖。

（1）任務管理：領導可以向自己的下屬或平級發起任務，并指定規定的時間內完成，對于一項任務有六個狀態：未完成、進行中、未開始、已超期、己完成、己取消。任務模塊方便快捷，可以讓領導和一般工作人員隨時關注自己的任務進展，提高工作效率。

（2）項目管理：類似于任務管理，只是項目是范圍比較大，周期比較長。

（3）工作計劃：此模塊可以指定規定時間內完成一個工作計劃，包括周計劃、日計劃、月計劃，一方面可以提高工作人員的工作效率，一方面提升管理水平。

（4）日程事件：主要是提醒個人的相關事宜，對于重要的計劃節點系統會自動推送到首頁面比較顯眼的地方，方便承擔任務的人員查看。

（5）時間視圖：該模塊類似于一個統計模塊，將時間按日歷的形式展現出來，并將某一天甚至某一時間段的任務、項目、工作計劃展現出來，讓工作人員一目了然。

2.2.3 會議管理

該模塊包含會議安排、待開會議、己開會議、會議資源（申請會議室）等功能。教師可以在該模塊中申請會議室，可以查看某一時間段某個會議室是否可用，并以圖形的形式直觀展示，通過不同顏色標注可用使時間段和己占用的時間。

2.2.4 文化建設

文化建設包含單位的新聞，單位的公告、部門的公告、單位討論、部門討論等。在該模塊，高校行政人員和教師可以方便快捷地看到單位發出的所有新聞和公告。系統還可以設置部門專屬公告空間和討論區，僅限本部門人員用于內部交流。

2.2.5 綜合辦公

綜合辦公包含車輛管理、辦公用品管理、辦公設備管理、報銷管理、檔案管理等。比方說要申請辦公用品，則需要填寫一個申請表，待有權限部門審核畢后即可領取辦公用品。再比如，重要活動需要派車，也需要在綜合辦公模塊中發出流程，在申請表填上需要派車的時間和車輛類型，待審批后即可使用。

2.2.6 組織機構、應用設置和權限設置

只有系統管理員才有權限看到組織機構、應用設置和權限設置界面。系統管理員可以對學校的部門、人事、崗位、角色進行管理，各個部門的人員結構是什么樣的，哪些工作人員有發文的權限，哪些工作人員有某個模塊申請的審批權限等等都需要在權限設置模塊中進行設置。

3 系統技術實現

3.1 系統架構

當前OA辦公系統的開發通常有兩種開發模式，分別為C/S（客戶端/服務器）和B/Sf瀏覽器/服務器）模式。高校OA辦公系統規模和業務量較大，軟件結構較為復雜，基于c/s架構下開發的系統中，客戶側和服務器負荷較重，系統運行效率、移植性等均無法達到系統運行需求。在B/S架構包含了客戶層、表現層和數據服務層三層次的模型，軟件應用的業務邏輯完全在應用服務器端實現，用戶表現完全在Web服務器實現，客戶端只需要瀏覽器即可進行業務處理，基于B/S架構下系統從開發到后期維護只需在服務器側進行操作，使得系統開發、維護和操作變得簡單，降低系統運維成本，提升系統安全性。此外，在客戶側與服務端中間添加一個邏輯應用層，使得系統可將客戶側的業務與其他獨立開來，系統結構更加靈活，是高校OA辦公系統開發的首選架構。

3.2 開發語言及開發環境

為了更好支持B/S結構，保證系統良好的可擴展性，建議使用java語言開發系統，開發模式采用基于目前OA技術中最為先進優秀的技術架構J2EE框架，即Struts+Hibemate+Spring，其核心是一組技術規范與指南，其中所包含的各類組件、服務架構及技術層次，均有共通的標準及規格，讓各種依循J2EE架構的不同平臺之間，存在良好的兼容性。SSH架構如圖1所示。

采用上述開發模型不僅實現了視圖、控制器與模型的徹底分離，而且還實現了業務邏輯層與持久層的分離。這樣前端調整后，模型層只需做較少改動，且數據庫變化亦不會對前端有所影響，大大提高了系統的可復用性。通過J2EE框架可簡化且規范應用系統的開發與部署，還便于系統集成整合和數據端口對接（比如可以與根據高校辦公自動化專業需求開發的教務管理、科研管理、人事管理、財務管理、圖書館管理等子系統進行集成整合）顯著提高系統的可移植性、安全性與再用價值，完全能夠適應高校行政辦公自動化功能需求，同時便于OA辦公系統的升級改造。

4 發展趨勢展望

2016年12月15日，國務院印發了《“十三五”國家信息化規劃》，《規劃》指出“截至2015年底，第三代移動通信網絡（3G）覆蓋全國所有鄉鎮，第四代移動通信網絡（4G）商用全面鋪開，第五代移動通信網絡（5G）研發步入全球領先梯隊，網絡提速降費行動加快推進。”同時明確提出“信息化發展指數”將從2015年的72.45上升到2020年的88。《規劃》作為“十三五”國家規劃體系的重要組成部分，是指導“十三五”期間各地區、各部門信息化工作的行動指南。可以預見的是隨著技術的不斷突破和硬件的不斷提升，中國將全面進入移動互聯網時代，這將極大變更我們的工作生活的原有形態。同時，大數據、云計算等新興技術的發展，能夠很好解決信息的碎片化和信息弱加工問題，挖掘、發揮大數據的價值，進行數據處理、加工和整合顯得十分重要，智能化辦公將成為趨勢。未來，OA辦公系統適應形勢發展必須滿足以下需求：一是滿足業務移動化需求。移動互聯網變革了傳統的集中辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接即時辦公，OA辦公系統在設計開發時需具備移動端功能以滿足移動協同辦公的迫切需要。二是要滿足協作社交化需求。互聯網時代要求具有快速響應能力，OA辦公平臺需要具備社交功能以便高校行政辦公人員通過同一平臺共享信息，加快信息的匯聚和流通速度，實現高效溝通和高效協同。三是滿足應用智能化需求。一方面OA辦公系統將向大平臺方向發展，必須具有強大的整合性和擴展性，消除信息孤島，實現數據的互享互通，作為基礎平臺整合人事、財務、科研、教務等系統。另一方面通過對數據的深度加工、處理，支持管理者更科學地做出判斷以及預測，從而制定合理的決策。

5 結束語

高校OA辦公系統建設對于推進高校信息化進程具有重要意義，不但是智慧校園建設的重要組成部分也有助于提升學校的管理水平和整體形象。基于J2EE技術和B/S架構的高校OA辦公系統是一個具有較強安全性、可維護性、良好的可擴展性的信息平臺，為后續建立全面覆蓋教研、教學管理和師生服務各項工作的智慧校園綜合系統打下了堅實的基礎。社會和技術的發展日新月異，高校OA辦公系統的設計、規劃和實現要具備一定前瞻性，才能跟上時代的步伐更好地服務高校各項工作。

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