新時期檔案數字化管理與建設的實踐研究

賈姍姍

摘 要：檔案數字化管理是社會進步的標志，是檔案發展的必然選擇。利用信息化技術，將檔案信息進行整合，借助信息技術，實現檔案的現代化管理。本文將針對檔案數字化管理與建設的實踐進行分析，闡述檔案數字化管理的有效舉措，為我國檔案管理提供有效的建議與幫助。

關鍵詞：檔案數字化 信息技術 管理 舉措

前 言

我國檔案管理事業正在不斷的進步與發展過程中，現代社會的發展與進步要求著檔案事業必須朝向信息化、數字化方向發展。因此，要深入分析檔案數字化管理與建設的有效舉措，結合當前我國檔案發展的實際情況，實現我國檔案現代化發展的新路徑。

一、檔案數字化建設的主要內容

我國檔案在管理過程中主要包括以下幾點內容：

第一點，要實現數字化的檔案管理建設，需要提供相應的設備支持，包括掃描儀、相機、聲音圖片采集系統等。

第二點，要對檔案數據庫進行完善，包括各種資源的整合，以及按照檔案年份、代碼、檔案數據交換粘度等各種信息進行分類，并錄入電腦中，為后續查詢工作提供便捷的服務。

第三點，要對檔案數字化管理制定相應的規范與標準。數字化檔案建設屬于系統的工程，要在可靠的環境下才能順利運行，并需要制度與標準的約束，才能實現數字化檔案管理的有效建設[1]。

二、檔案數字化管理與建設的實踐研究

（一）構建專題網站

按照檔案的基本內容，將檔案的有關信息錄入其中，并指定管理人員為該網頁的管理者與使用者。網站采用的是“互聯網+網頁”的管理模式，將互聯網思維與傳統檔案管理相結合，為館員提供管理的平臺與搜索的平臺。網站內將上傳云端數據庫，以及根據檔案類型所建立的類型檔案信息。網站用戶的角色可分為：游客、管理人員、注冊人員、終端管理人員四種，游客主要可以瀏覽網頁中的公開信息；注冊用戶可瀏覽網頁內的公開檔案外，還可以在自己的空間內實施下載、上傳等各種操作。管理人員可通過賬號，登錄到網頁后臺，可對檔案數據、用戶管理、數據統計等模塊進行操作。而終端管理人員則具有所有權限以外的，注銷賬號權限、創建賬號權限等。該網站服務架應以最先進的編程語言進行開發，并利用SQL作為數據庫。

（二）集成系統的建立

檔案數字化管理的建設過程中，必然要以數據庫為基礎，為檔案的搜索、建立、分類等操作提供便利的條件，進而在集成系統內，對各類數字檔案的信息進行收集，整理，分類，上傳至云端系統中。以檔案集成系統的管理方式，借鑒檔案歸檔要求，將檔案按照時間、使用年限等具有標志性特定的屬性進行分類，且每一大類別下，應細化小類別，并自由設置二級分類。

檔案集成系統的管理與構建，可利用管理員的賬號開展相關活動。同時，也可以通過群眾的力量，在系統內將設置相應的檔案類別，讓用戶自行選擇，并直接填寫檔案的有關信息。并將檔案按照公開、私密兩種形式加以保存，公開檔案在公共平臺中可以被大眾審閱，而私密信息只能用戶自行查看，自行編輯。

通過該程序與流程，管理人員僅需要對已有檔案進行查閱，按照檔案的內容再次進行審批，分類即可。將大大節省檔案管理的時間，提升檔案管理效率。

（三）建立后臺管理模塊

檔案綜合管理系統中應構建綜合管理模塊，即管理員管理、維護平臺的可視化端口。在網頁中，后臺功能可分為用戶管理、檔案管理、數據統計等眾多模塊，管理員只需要通過后臺的權限，便能夠對頁面的訪問等操作進行監管。當用戶在建立空間，并在空間內上傳有關檔案的過程中，管理員可對此進行管理與審批。若其中存在違法操作，或違規操作，管理人員可對其進行駁回處理。且管理人員可直接刪除違規的檔案，并對存在嚴重違法違規的用戶給予永久的凍結與暫時凍結賬號的處理方式。而用戶在注冊、填寫有關信息、上傳檔案時所產生的數據，都將在管理員后臺模塊進行統計，并根據預先設計的分類系統，將檔案按照屬性直接進行分類[2]。

該操作方式，大大縮短了操作時間，提升工作效率。且管理員通過可視化平臺，有效掌握用戶的以及檔案的有關數據與信息，而利用數字化管理又能夠實現檔案的直接分類。減少管理人員的工作量，實現檔案管理的現代化與信息化。

（四）建設交流模塊

在網頁中設置交流模塊，注冊用戶以及游客可以在網頁中提出相關意見與建議。并設置敏感字符，對用戶的言論進行一定的限制。管理人員根據用戶所提出的有關要求與意見，直接在后臺進行管理與維護，并直接給出相對應的回答。建設瀏覽板塊，將不再是單純的檔案信息化管理與建設，而是一種社交平臺。用戶在使用的過程中，將受到檔案理念的影響，進而推進檔案管理的信息化建設，增加社會曝光率，提升檔案的管理力度。

同時，利用交流模塊，實現信息的共享。以免檔案形成信息孤島現象，影響數字檔案建設的活力。交流模塊中增加檔案共享區域，用戶可通過該區域，實現檔案的上傳，分享操作，極大的推進了數字化檔案信息資源的建設與管理。

結論：綜上所述，本文主要分析了檔案數字化管理與建設的有關問題，得出要建立檔案數字化信息平臺，并在平臺中增加管理員管理模塊，以及管理員后臺可視化端口。通過對用戶行為的管理，實現檔案的自動分類，自動上傳，而管理員僅需要對違規的操作以及存在敏感信息的行為嚴加看管即可。實現了高效的自動化管理方式，數字化檔案建設。

參考文獻：

[1] 李春剛.檔案數字化建設實踐的探討[J].電子測試，2016（01）：69-70.

[2] 胡紅霞，王俊程.西南地區縣級綜合檔案館館藏檔案數字化工作現狀調查及對策分析[J].現代情報，2014，34（10）：83-87.