關于文書檔案管理工作的規范化思考

文/貴州省有色金屬和核工業地質勘查局 何彥

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關于文書檔案管理工作的規范化思考

文/貴州省有色金屬和核工業地質勘查局 何彥

【摘要】文書檔案管理工作，實質上就是企業檔案管理工作中非常重要的一個組成部分，是企業檔案管理中不可缺少的工作事項。企業文書檔案管理工作規范化的實現，能夠在很大程度上減少檔案管理人員的工作量，降低勞動強度，提升檔案管理工作效率與質量，有利于促進企業的穩定發展。本文主要針對文書檔案管理工作規范化的影響因素進行深入分析，探討實現文書檔案管理規范化的方法。

【關鍵詞】文書檔案；管理；規范化

文書檔案，主要是企業、單位以及機關等團體在社會活動中，根據自身的需求，按照相應格式、要求制作的書面文字材料。文書檔案管理是檔案管理工作不可缺少的一個重要內容，其管理質量對于文書檔案的保密性、完整性有著直接影響。所以，企業在發展過程中，應當充分重視文書檔案管理工作的規范化、標準化，發揮文書檔案管理工作具備的價值。

一、企業文書檔案管理工作規范化的影響因素

對企業文書檔案管理工作規范化產生影響的因素，主要包括以下幾個：

（一）技術因素。就目前來看，一些企業還沒有充分重視文書檔案管理工作的重要性，因此在檔案管理方面依然采取手工管理方式，在查閱、存儲、整理以及收集等多個方面，手續十分繁雜，而且保管難度大、差錯率高、管理效率低；除此之外，因為文書檔案管理工作信息化程度不高，因此大部分文書資料不能實現有效共享，還可能導致文書價值下降。

（二）人為因素。現階段，一些企業中缺乏專門對文書檔案進行管理的工作人員，大多數都是由秘書兼管文書檔案，這些沒有經過專業技能培訓與專業背景的兼職人員，不僅缺乏文書檔案管理的基本理論知識，對于文書檔案管理工作的重要性也沒有一個清晰的認識。同時，因為文秘人員的主要工作是對文書進行處理，雖然于檔案管理工作有一定聯系，但是并沒有切實的對文書檔案進行管理，因此大多數企業在文書檔案管理工作方面僅停留在形式上。

（三）觀念因素。企業文書檔案管理工作，主要是對文書資料進行收集、整理、分類以及整合，便于提取應用的一個過程。前期收集、整理文書檔案工作十分繁雜，需要花費大量的精力、時間，還需要對整個過程進行科學、合理的設計。現階段，我國大多數企業在文書檔案管理工作方面的“重藏輕用”思想十分嚴重，即企業檔案管理人員將工作的重點放在文書檔案保管、整理上，沒有重視文書檔案內在價值的合理挖掘。

二、企業文書檔案管理工作規范化的實現方法

（一）完善文書檔案管理工作信息化建設。就目前來看，文書檔案管理信息化建設已經成為提高企業檔案管理工作質量的主要方法。企業文書檔案管理人員應當引進合理的計算機系統，以此分析文書檔案管理各個環節中信息化實現的可能性，推進文書檔案管理工作的規范化于標準化。文書檔案管理工作的規范化，是一個系統性工作，需要重視企業工作人員建檔、歸檔意識的提升，在此基礎上推進文書檔案電子化發展。隨著計算機技術的廣泛應用，無紙化辦公模式已經逐漸取代傳統檔案管理模式，因此企業文書檔案管理工作人員應當合理利用計算機網絡技術，提升文書檔案管理工作的整體效率與質量。

（二）重視文書檔案管理隊伍的建設。企業文書檔案管理工作需要依靠人完成，因此應當充分重視文書檔案管理隊伍的建設，這是實現企業文書檔案管理工作規范化的重點。主要從以下幾個方面出發：1.重視文書檔案管理工作人員綜合素質的提高。企業領導層可以采取鼓勵自學、培訓等一系列方式，提升文書檔案管理人員的專業水平，使管理人員了解與掌握文書檔案工作中的每一個環節及其相應的要求，在此基礎上對文書檔案管理模式進行合理的創新，確保文書檔案管理工作的實效性。2.重視文書檔案管理工作人員思想層面上的建設，加強文書檔案管理人員的服務意識，在對文書檔案管理人員進行篩選的過程中，應當側重于責任心強、政治可靠以及行為端正等方面，同時加強工作人員的教育培訓，關心他們的生活、工作，以此充分調動文書檔案管理人員在工作上的熱情與積極性。

（三）建立一個健全的文書檔案管理制度。文書檔案管理制度是文書檔案管理工作的行為準則，是規范化文書檔案管理的關鍵所在。因此，企業領導應當根據《檔案法》《國家行政機關公文處理辦法》等相關的法律條文，結合企業文書檔案管理工作的實際狀況，制定一個健全的文書檔案管理制度，其中必須包含文書檔案的收集、整理、統計、處理、鑒定、借閱以及銷毀等一系列環節，以此提高企業文書檔案管理工作的規范性，使文書檔案管理工作中的各個環節都能夠實現規范化、標準化以及統一化，不再僅僅只重視文書檔案保管、整理，還要重視挖掘文書檔案的內在價值。

三、結語

文書檔案管理工作，對于企業的穩定發展具有十分重要的意義，不僅能夠記錄企業的發展過程，還能夠預測企業的發展趨勢。對于企業文書檔案管理工作的規范化，主要從完善文書檔案管理工作信息化建設、重視文書檔案管理隊伍的建設以及建立健全文書檔案管理制度等多個方面著手，確保企業文書檔案管理工作的合理性、規范性，在此基礎上促進企業的快速發展。

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