文印管理信息系統在公司的建立與應用

職成權

文印設備作為企業對內對外的重要溝通工具，不僅在信息化的過程中充當著信息傳輸的重要節點，同時其使用和管理本身，也正在向信息化方向演進。目前，企業整體打印架構部署正在為企業管理者所接觸和認知，這其中不僅包括簡單文檔的打印輸出，同時也融入了包括設備管理維護、信息安全管理、運營效率管理等多方面工作。因此，對公司來說，兼具安全可靠與高效嚴謹的整體打印管理解決方案，將成為其實現設備高效管理與文印信息安全的有力手段。

一、公司機關以往文印管理現狀

以前，公司的文印管理一直沿用傳統的管理模式，文檔打印相對其他流轉環節嚴重滯后。公司機關各部門打印、復印設備品牌、型號、類型繁多，信息管理部門很難建立起統一且行之有效的管理架構。在日常工作中，維護人員往往要在公司各個樓層之間忙碌，疲于應付不同設備出現的各種問題和故障，不僅耗費了大量人力，管理效果也不理想。

由于小型打印機購買初次投入低（價格大多在幾百至二千元左右），各部門幾乎每個房間都有1-2臺打印機，有的大房間甚至高達5-6臺。這種低檔打印設備雖然初次投入費用低，但后期耗材、維護費用高，在使用年限期內綜合核算，小型機實際消耗費用遠遠高于大型高檔打印機。而且每個房間配備多臺打印機，既不利于節能減排也不利于員工身心健康。

二、建立文印管理信息系統的必要性

隨著集團公司信息化建設的快速推進。公司電子公文、協同辦公、合同、集中報賬等應用系統已廣泛應用。這些應用系統大大提高了公司文件流轉效率、管理效率和安全防護。但所有的這些系統的最終處理結果很大一部分還得打印紙質文件、憑證用于歸檔，打印紙質版合同簽字蓋章等。文檔打印相對其他流轉環節嚴重滯后。

通過公司以往文印管理狀況可以看出，如何在降低辦公成本的基礎上，實現與新的云計算辦公環境匹配并實現節能減排，減少碳粉對辦公環境的污染呢？為了達到這個目的，采用大型高端設備集中打印，淘汰桌面小型打印機，建立文印管理信息系統是必然的選擇。難以想象，幾十人集中辦公的大房間，每人桌面上都放一臺小型低端打印機，排放出來的有害氣體就會悄無聲息地侵蝕我們的健康。因此，在全公司范圍內建立一套安全、完善和嚴謹的文印管理系統和管理制度是非常必要的。

三、文印管理信息系統功能簡介

1.設備管理功能。對所有的多功能一體機和打印機提供中央管理控制功能。通過設備管理模塊，管理人員可以通過網絡中任意一臺電腦登陸，就能管理整個網絡系統中的設備，可以對所有設備進行遠程設定，不用再走到每一臺設備邊去進行對應設置。并且通過此功能，可以隨時查看系統中設備的實時狀態，包括設備是否缺粉、是否缺紙、是否故障等。如果出現故障可以實時通過電話方式通知相關管理人員。

2.用戶管理功能。以設備、功能和輸出額度為標準來輕松管理單個使用者和使用群組的使用權限。從設置到輸出作業，將認證程序簡潔化和自動化。所有設備的絕對安全和授權使用。

用戶管理，提供了對使用者或使用群組的資格進行管理操作的功能。用戶管理模塊可以聯接Active Directory活動目錄，同步里面的用戶和Organizational Unit，并且可以對單個用戶或組授予不同的設備使用權限，例如彩色和黑白功能權限的設定。用戶管理模塊還能對刷卡用戶進行自助激活開卡功能，使用現有員工的門禁卡同Active Directory用戶進行關聯，一卡多用，從而大大減少了IT管理人員的工作負擔，提高設備管理員對設備管理的效率，提供一站式管理窗口，隨時了解公司設備狀態。

3.日志管理功能。可以定期直接在網絡上收集多功能一體機的工作日志數據。通過定制的、用戶友好的列表和圖表中的選擇參數，來生成有意義的追蹤和分析報告。有利于成本管理和對所有文檔安全的可追溯性。

從內部網絡中的打印機和多功能一體機上收集工作日志，然后生成對管理員和管理層有用的報告。能保存所有用戶的打印、復印、掃描、傳真記錄，并可以隨時搜索，可以追蹤及監視用戶用量，可以生成各種報表（列表，圖形）制作及分析。包括以下：服務類型、色彩模式、紙張尺寸、單/雙面選擇、什么時間、輸出設備型號等信息。

4.打印管理（云打印）。有了打印管理，用戶可以通過選擇打印機的按需打印功能來享受順暢的打印過程，也可以依據個人需求，利用軟件的自動打印服務器功能，享受順暢的打印。主要體現在以下幾點功能：①用戶打印后，打印作業保持在隊列里直到用戶刷卡并選擇正確的打印作業才出紙，只有打印發起人才能取得打印資料，杜絕打印浪費和信息泄密。打印后一定時間內（管理員設置，系統默認當天24∶00）如果不刷卡操作，打印任務直接刪除，可以杜絕因為錯打或者非必要打印造成的資源浪費。實際應用中，經常有部門員工打電話給系統管理員要求后臺取消錯誤的打印任務。同理，對多功能機的其它操作，如復印、掃描、傳真等也需要進行刷卡認證識別，用戶正確才能進行對應操作。②刷卡打印，刷卡這樣的行為既是一次用戶身份認證，也是一種電子簽名的形式，刷卡記錄將和系統打印、復印、傳真、掃描等多功能操作記錄一起相互印證，成為不可抵賴的多功能機使用追溯證據。系統支持公司絕大多數的MIFARE、 EM Format、HID Format卡。經測試，公司門禁IC卡在該系統上可識別，不需要重復購卡，實現打印、門禁、考勤、員工食堂消費一卡多用。在無認證狀態下，設備進入省電模式。無卡用戶無法實現任何操作。③漫游（云）打印，允許用戶在網絡中任意多功能機通過刷卡提取作業，可以減輕 IT 運維管理的成本與壓力。詢問哪臺打印機應該如何安裝、驅動程序在哪里得到等類似問題的電話減少到最少；同時用戶體驗極大提升，例如打印機繁忙，用戶可以到其他樓層的空閑打印機上出紙；遇到打印機卡紙，缺墨等情況，可以到旁邊的打印機上出紙，而不用回到對應的座位上重新提交打印作業；在異地分公司出差，不需要任何配置，直接使用分公司打印機（如果設置異地漫游）。任何時候，只需要安裝一臺打印一個驅動，打印時再也不需要在長長的打印機列表中選擇。④移動性及云服務使傳統辦公室“隨地移動”成為現實，支持IPone、IPad、Android移動設備打印。⑤綠色打印，系統根據設定規則將非正式文件打印任務設置成省墨模式或雙面模式，既不影響內部使用又可以節省耗材。提倡綠色打印，節約資源。⑥保留作業任務，常用的打印文件，例如各種模板表格等，打印后可以選擇保留在設備端，以后需要時，無需再次打印，只需要到打印機刷卡“提取”即可。同理，公司或者部門可以將常用的文檔保留在設備端，實現公共提取。

四、系統實施

大樓各層配置大型高檔打印、復印一體機各二臺，財務與采供中心打印量特別大的樓層可適當增配，設備安放在相對通風空曠位置，因為激光打印伴隨高壓靜電和紫外線作用而產生高濃度的臭氧，墨粉中含高分子聚合物（樹脂），經高溫加熱組件時，有害氣體就在固著過程中釋放出來。該氣體對室內人員健康不利。因此，打印機放置的地點最好與人員保持一定距離（3米以上），盡量通風，同時也要便于大家操作索取。小型桌面打印機原則上不允許在辦公樓使用（保密、總文書、財務等特殊崗位除外）。打印服務器硬件安裝在二樓機房，就近接入網絡核心交換機。由于整個大樓的IP地址采用自動獲取方式（DHCP自動分配），因此需要在核心交換機或者DHCP服務器上劃出一小段固定IP地址供打印機或者其他類似設備使用。打印服務器上安裝ApeosWare Management. Suite軟件，用于管理、統計報表等。管理員在任何一臺電腦上通過Web瀏覽器就可以了解每臺樓層打印設備的狀況及輸出報表，并為客戶設置權限等。

綜上所述，文印管理信息系統在公司應用還處于起步階段，將來還有很多需完善與開發的功能。由文印設備廠商根據用戶實際情況提供包含硬件及定制軟件成套專業解決方案，將成為今后公司實現打印設備信息化管理的必然選擇。通過近兩年公司總部機關集中文印管理系統的應用，深深地感受到它不僅提高了辦公效率、降低了文印成本，而且所有文印歷史數據可追溯，應用效果顯著，未來必將成為大中型企業文印管理的發展趨勢。

（作者單位：四川石油天然氣建設工程有限責任公司）