信息化時代企業(yè)檔案館（室）的功能拓展

王巍

檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡。檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用。同時是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。在以網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展為標(biāo)志的信息社會，信息管理領(lǐng)域正在發(fā)生深刻的變革。隨著新技術(shù)、新方法、新理念在企業(yè)檔案管理工作中的運(yùn)用，企業(yè)檔案館（室）的傳統(tǒng)功能也正在發(fā)生相應(yīng)的變革。

一、信息時代背景下企業(yè)檔案館（室）傳統(tǒng)功能的拓展

1.企業(yè)檔案的收集范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，載體進(jìn)一步豐富。長期以來，企業(yè)檔案館（室）的收集對象主要以紙質(zhì)檔案為主。而在信息時代背景下，企業(yè)檔案收集的范圍和載體都有了明顯變化。目前，各地企業(yè)檔案部門紛紛采取各種措施，通過各種渠道，加大企業(yè)檔案收集力度，擴(kuò)大收集范圍，進(jìn)一步豐富館藏。檔案門類、結(jié)構(gòu)逐步向合理化發(fā)展。照片檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、聲像檔案、印章檔案等在收集中的比例逐步擴(kuò)大。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)，各地企業(yè)檔案館（室）陸續(xù)建立起門戶網(wǎng)站，有助于形成良好的企業(yè)檔案管理環(huán)境，提高了企業(yè)檔案館（室）為企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、管理服務(wù)的能力。企業(yè)檔案館（室）存儲信息的載體也發(fā)生了深刻的變化，紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的格局已被磁盤、光盤、縮微膠片等高科技的檔案載體所打破。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，人們對檔案工作已有所認(rèn)識，紙張檔案的收集逐步走向正規(guī)，收、交雙方都形成井然秩序。而新型的檔案材料（照片、光盤、磁盤、錄像、錄音、可移動存儲設(shè)備等），種類很多，收集時注意選擇良好的，從安全保管的角度，挑選質(zhì)量穩(wěn)定的、可靠的“產(chǎn)品”。檔案人員須在這方面具有一定的常識，最好是既能操作，又能管理，才能做好收集工作。

2.企業(yè)檔案的保管方法進(jìn)一步提高。企業(yè)電子檔案的保管、維護(hù)與傳統(tǒng)的方式截然不同，其數(shù)字化特性決定了保管的復(fù)雜性和安全維護(hù)的難度。不同載體檔案的保管方法有許多相同的方面，防火、防光、防塵、防蟲、防潮、防盜是它們的共性。各種載體的檔案材料都易燃，庫房一定要有防火措施，庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，不得鋪設(shè)沒有防靜電功能的地毯。庫房內(nèi)電源、電線要經(jīng)常檢查，庫房附近不得堆放易燃品。要有防光措施，特別是紙張檔案，太陽光中的紫外線尤為強(qiáng)烈，可使紙張強(qiáng)度降低，字跡退色。庫房不要設(shè)在潮濕的地下室，也不要設(shè)在樓房最頂層。要保持庫房內(nèi)清潔，防止灰塵污染。要保持庫房內(nèi)適宜的溫度、濕度，庫內(nèi)應(yīng)配備溫、濕度測定儀和溫濕度調(diào)節(jié)裝置。

3.企業(yè)檔案的服務(wù)功能進(jìn)一步加強(qiáng)。網(wǎng)絡(luò)時代的企業(yè)檔案信息服務(wù)是依靠計(jì)算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)的。電子檔案是數(shù)字化形態(tài)的檔案信息，打破了紙質(zhì)檔案利用的局限性。隨著數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案館（室）必須具備和采用與之相適應(yīng)的現(xiàn)代技術(shù)設(shè)施，向?qū)崿F(xiàn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)化，必須具備提供準(zhǔn)確、快捷的信息服務(wù)能力。其服務(wù)模式應(yīng)以企業(yè)檔案用戶為中心，以館藏?cái)?shù)據(jù)為依據(jù)條件，通過加大對檔案館（室）館（室）藏的開發(fā)和開展參考咨詢服務(wù)。在以網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展為標(biāo)志的信息社會，信息管理領(lǐng)域正在發(fā)生深刻的變革，紙質(zhì)檔案的中心地位已經(jīng)減弱，包括文本、圖像、聲音在內(nèi)的企業(yè)電子檔案的數(shù)量卻正在迅速增加。隨著一些新技術(shù)、新方法、新理念在企業(yè)檔案管理工作中的運(yùn)用，企業(yè)檔案館（室）的傳統(tǒng)功能也正在發(fā)生相應(yīng)的變革。徐州發(fā)電有限公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)。清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機(jī)/服務(wù)器方式，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接，避免了檔案人員對現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。

4.企業(yè)檔案館（室）逐步成為企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、管理信息服務(wù)的中心。企業(yè)檔案工作的根本目的是提供企業(yè)檔案信息為企業(yè)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。隨著我國企業(yè)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，人們對企業(yè)檔案信息需求呈現(xiàn)多元化、多層次、多變量的發(fā)展態(tài)勢。尤其是在當(dāng)今信息時代背景下企業(yè)檔案信息的服務(wù)工作面臨著從思想觀念到工作方式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案館（室）應(yīng)積極創(chuàng)造和發(fā)展科學(xué)有效的信息服務(wù)模式及服務(wù)方式，使企業(yè)檔案的潛在價值得到充分發(fā)揮。為此，建立企業(yè)檔案信息中心，采用多種有效的方式，直接提供企業(yè)檔案及其信息加工材料，及時、準(zhǔn)確地滿足用戶對企業(yè)檔案信息的利用需求的服務(wù)模式為多數(shù)企業(yè)檔案館（室）所采用，也被用戶所接受。

二、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案館（室）功能拓展的途徑

1.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的收集工作。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在資源開發(fā)上下功夫、搞研究、求突破，讓深藏于 “深閨” 的檔案信息走向公眾，切實(shí)發(fā)揮好企業(yè)檔案信息的功能。第一，檔案數(shù)量要豐富。應(yīng)通過拓寬渠道收檔等多種手段，加強(qiáng)企業(yè)檔案收集，確保應(yīng)收盡收， 確保企業(yè)檔案完整、 準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第二，形式要豐富。隨著時代的發(fā)展，檔案形式趨于多樣化，人們需要的信息資源也趨于多樣化。為此，我們在收集紙質(zhì)檔案的同時，應(yīng)廣泛收集聲像、照片、電子等多形式、多介質(zhì)的檔案資料，最大限度地豐富館藏檔案的種類，適應(yīng)各方面的需求。第三，內(nèi)容要豐富。不斷拓展檔案收集的思路和范圍，例如科技檔案，在重視收集工程技術(shù)檔案的同時，還應(yīng)注重收集小型基建檔案、招投標(biāo)檔案等檔案資料，使各種企業(yè)檔案資源得到科學(xué)整合、配置、利用。

2.抓平臺建設(shè)，做活企業(yè)檔案信息源。最廣泛、最快速、最便捷地傳遞信息，是發(fā)揮企業(yè)檔案信息作用的關(guān)鍵所在。電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛運(yùn)用，既為檔案管理提供了新的手段，也為加速信息傳播增添了新的載體。我們應(yīng)充分利用電子信息技術(shù)，構(gòu)建信息傳遞平臺。一是數(shù)字檔案館。采用數(shù)字手段收集、存儲、管理和組織企業(yè)檔案信息，并通過計(jì)算機(jī)提供檢索、查詢利用，切實(shí)將原來分散、零散、龐雜地存放于不同載體、不同卷盒中的檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化地管理起來，提高利用率。例如在神華集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中，徐州發(fā)電公司按照神華集團(tuán)要求已將文書檔案、2臺百萬機(jī)組科技檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、印章檔案等全部掃描成電子文件并掛接在檔案管理系統(tǒng)中。二是檔案專業(yè)網(wǎng)站。可根據(jù)本企業(yè)的特色風(fēng)格和自身實(shí)際，建設(shè)具有本企業(yè)特色的企業(yè)檔案專業(yè)網(wǎng)站，設(shè)立特色內(nèi)容，使其成為發(fā)布檔案信息和規(guī)章制度、優(yōu)化服務(wù)、展示形象的平臺。

3.成立企業(yè)檔案服務(wù)中心。其作用是承擔(dān)檔案服務(wù)職能，為查詢檔案信息的企業(yè)員工提供一站式服務(wù)。研究發(fā)掘企業(yè)檔案資料深層次的信息資源。企業(yè)檔案館（室）應(yīng)深入挖掘蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案資料中的各種深層次的信息，最大限度地利用企業(yè)檔案資源的價值。另外可提供企業(yè)檔案有關(guān)技術(shù)服務(wù)，如信息咨詢和檔案整理、掃描等技術(shù)服務(wù)。

三、企業(yè)檔案開發(fā)利用

1.開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益。徐州發(fā)電有限公司從1994年開始探討對4臺125MW和4臺200MW機(jī)組全面改造方案，公司綜合檔案科提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對8臺機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，達(dá)到了國內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過技術(shù)改造，不僅延長了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實(shí)力，對于企業(yè)參與市場競爭，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

2.發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會效益。例如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號老機(jī)組，并利用1—4號機(jī)組場地建設(shè)2臺1000MW超臨界機(jī)組。在1—6號機(jī)組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。工程技術(shù)人員到公司檔案室查閱了1—6號機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行2013年7月18日凌晨4：30分，公司百萬機(jī)組運(yùn)行中的2號斗輪機(jī)突然無法回轉(zhuǎn)，燃料生產(chǎn)部迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，一方面協(xié)調(diào)保證兩臺百萬機(jī)組正常上煤，一方面組織精兵強(qiáng)將進(jìn)行設(shè)備搶修，燃料生產(chǎn)部班長到檔案室借閱了0400-913-008，009斗輪機(jī)案卷，至18日晚上22：40分，2號斗輪機(jī)回轉(zhuǎn)缺陷消除，投入運(yùn)行，輸煤系統(tǒng)恢復(fù)正常，為百萬機(jī)組安全運(yùn)行提供了有力保障。2014年9月29日，公司粉煤灰公司專業(yè)技術(shù)人員和北京達(dá)飛安評顧問有限公司專家到檔案室查閱了公司川里湖灰場竣工圖、灰壩沉降觀測記錄、竣工報告等檔案，評審專家在公司相關(guān)人員積極配合下，順利完成了貯灰場安全現(xiàn)場評審工作，為出具貯灰場安全現(xiàn)狀評價報告提供客觀、科學(xué)的依據(jù)材料。

3.提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。2002年12月公司原廠長朱廠長借閱徐州發(fā)電廠征地實(shí)況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議書等（0300-8030-1、8、9），為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于公司機(jī)組擴(kuò)建提供了參考。1997年公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調(diào)閱了綜合檔案科大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等）編寫廠志共查閱各種檔案案卷202卷次，復(fù)印資料近5000張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

4.圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編。幾年來，公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《徐州發(fā)電廠大事記》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。近年來，公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

（作者單位：國家能源集團(tuán)國華徐州發(fā)電有限公司檔案室）