對(duì)信息時(shí)代基層電視臺(tái)檔案管理的思考

張 暄

（作者單位：丹陽(yáng)市廣播電視集團(tuán)）

電視臺(tái)的檔案管理是廣播電視事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。時(shí)代在不斷地發(fā)展變化之中，信息化、網(wǎng)絡(luò)化與人們的生活越來(lái)越接近，人們的學(xué)習(xí)、工作都離不開(kāi)現(xiàn)代信息化技術(shù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用。然而，我國(guó)基層電視臺(tái)的檔案管理工作信息化程度并不高，檔案管理的手段和方式相對(duì)于其他行業(yè)較為落后，和現(xiàn)代的信息管理方式差距較大，存在著一些不容忽視的問(wèn)題。隨著時(shí)代的發(fā)展，電視臺(tái)的檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，檔案工作如何能更好地為廣播事業(yè)服務(wù)，是新時(shí)代檔案管理者要思考的問(wèn)題。

1 信息時(shí)代基層電視臺(tái)檔案管理需要實(shí)現(xiàn)的轉(zhuǎn)變

1.1 接收和保管方式的轉(zhuǎn)變

新的時(shí)代就要有新的檔案管理保存方式。隨著科技的發(fā)展，電腦管理檔案的模式已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)的用人工記錄與管理的舊模式。現(xiàn)代的電子檔案隨著時(shí)代的發(fā)展也出現(xiàn)了新的接收和保存方式，檔案管理人員在管理和接收檔案時(shí)，必須要遵守《電子文件管理辦法》，及時(shí)提出觀點(diǎn)，并且使得信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行中，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容，以便有效維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性[1]。

1.2 實(shí)物載體向電子載體轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案載體基本上都是紙張，有具體形狀的實(shí)物。而隨著科技的發(fā)展，檔案大多變成了一種“無(wú)形”的電子載體，在電腦等電子設(shè)備上存儲(chǔ)。檔案管理者要在管理過(guò)程中利用好電腦這種電子設(shè)備，采取更加方便的、節(jié)約檔案管理者時(shí)間和資金的新型管理模式，在新的時(shí)代背景下做好對(duì)電子檔案的管理和利用。

2 信息時(shí)代基層電視臺(tái)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)較為淡薄

部分基層電視臺(tái)沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，檔案管理人員也沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，且其職業(yè)技能并不能滿足檔案管理工作的要求，保密意識(shí)也有待加強(qiáng)。此外，檔案管理人員對(duì)于檔案查閱審核工作執(zhí)行得不是非常嚴(yán)格，難免會(huì)出現(xiàn)漏洞。

2.2 檔案管理手段相對(duì)落后

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用十分廣泛，基層電視臺(tái)檔案管理工作也融合了信息技術(shù)。但是，檔案管理手段還相對(duì)落后，信息化保密軟硬件質(zhì)量偏低，尚未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理制度有待健全

目前，一些基層電視臺(tái)所運(yùn)用的檔案管理制度并不完善，部分檔案管理人員雖然非常重視檔案的保密工作，卻忽視了檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，“重藏輕用”問(wèn)題極為普遍，他們對(duì)檔案資源的科研價(jià)值與潛在發(fā)展價(jià)值均缺乏科學(xué)、全面的認(rèn)知，尚未立足檔案管理的最終目標(biāo)，削弱了檔案保密管理工作的職能。

3 做好信息時(shí)代基層電視臺(tái)檔案管理的措施

3.1 提高工作人員的保密意識(shí)，重建檔案管理模式

加強(qiáng)基層電視臺(tái)檔案管理人員的職業(yè)保密意識(shí)，以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理模式，首先要從檔案管理細(xì)節(jié)做起，引導(dǎo)檔案管理人員全面優(yōu)化檔案管理流程，在日常工作中逐步提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和保密意識(shí)。某地方電視臺(tái)就配合內(nèi)部保密辦進(jìn)行了涉密信息排查工作，對(duì)所有的計(jì)算機(jī)逐臺(tái)進(jìn)行檢查，確保上網(wǎng)計(jì)算機(jī)上沒(méi)有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平臺(tái)宣貫了信息安全的重要性，提高了全員的安全保密意識(shí)。

3.2 做好檔案立卷歸檔工作，確保檔案內(nèi)容的完整性

全面做好檔案立卷歸檔工作是確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤的基礎(chǔ)。一般情況下，立卷歸檔管理工作分為四步。第一步，全面重審檔案卷宗，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真查看檔案文件是否齊全，對(duì)不屬于立卷歸檔范圍的文件，要予以剔除，檢查卷內(nèi)檔案文件是否有一定的聯(lián)系，對(duì)于無(wú)聯(lián)系的內(nèi)容應(yīng)及時(shí)挑出歸入有關(guān)卷內(nèi)。第二步，要做好案卷軟封面的編制工作，調(diào)整好案卷之后，要重新編制封面。第三步，要優(yōu)化檢索工具。“檔案索引”是把反映一定內(nèi)容或者某個(gè)具體問(wèn)題的檔案用一定的方法，以相對(duì)固定的格式編制成的一種便于查找的工具。對(duì)于基本完成立卷步驟的案卷，檔案管理人員應(yīng)通過(guò)編制并利用檢索工具，使得整個(gè)歸檔管理工作有序而高效。第四步，要做好檔案資源的入庫(kù)保管工作。檔案文件接收入庫(kù)后，由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管。如果保管不善，不僅會(huì)損毀檔案，而且會(huì)影響檔案的利用，削弱了檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。

3.3 引入信息技術(shù)，提升檔案信息化管理質(zhì)量

從微觀視角來(lái)分析，檔案入庫(kù)保管之后并不意味著檔案管理活動(dòng)就此結(jié)束，在信息時(shí)代的檔案日常工作中，時(shí)常需要調(diào)閱和利用已經(jīng)入庫(kù)的檔案資料，這就要充分引入信息技術(shù)對(duì)檔案資源實(shí)施應(yīng)有的管理。檔案管理人員應(yīng)盡量避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出，保管好鑰匙和電子檔案的密碼，同時(shí)要注重對(duì)檔案內(nèi)容的保密防護(hù)，保證基層電視臺(tái)檔案信息網(wǎng)站的安全性，完善檔案信息管理的系統(tǒng)。另外，要做好檔案資源的動(dòng)態(tài)管理工作，明確動(dòng)態(tài)管理包含隨時(shí)動(dòng)態(tài)管理和定期動(dòng)態(tài)管理。其中，隨時(shí)動(dòng)態(tài)管理就是結(jié)合日常管理工作的隨時(shí)進(jìn)行而發(fā)生的動(dòng)態(tài)注記和相應(yīng)管理工作。

3.4 完善檔案管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)

完善的檔案管理制度是創(chuàng)新檔案管理模式以及加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助基層電視臺(tái)制定符合信息時(shí)代創(chuàng)新需求的檔案管理制度，創(chuàng)新內(nèi)容應(yīng)包括檔案主題內(nèi)容和適用范圍、總則、檔案的管理體制、職責(zé)、檔案的收集與歸檔、檔案的整理和歸檔、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的保密和安全、檔案的鑒定和銷毀、檔案的開(kāi)發(fā)和使用、檔案管理的經(jīng)費(fèi)及檔案管理工作的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰等。

3.5 強(qiáng)化檔案管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源的社會(huì)共享

在信息時(shí)代，電視臺(tái)檔案管理人員應(yīng)秉承與時(shí)俱進(jìn)的方針，不斷提高自身的工作效率，從多重角度進(jìn)行創(chuàng)新，全面整合有價(jià)值的檔案資料，并做好資料的管理工作。對(duì)于電視資料的開(kāi)發(fā)和利用，電視臺(tái)要根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件對(duì)電視資料進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)和利用，努力實(shí)現(xiàn)電視臺(tái)資源利用的最大化。

3.6 實(shí)現(xiàn)人性化管理，培養(yǎng)信息化人才

基層電視臺(tái)要多關(guān)注檔案管理工作人員的工作情況，給予他們更多的支持與理解，鼓勵(lì)他們更新思想觀念，以便于更好地發(fā)展檔案管理工作。及時(shí)安排檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作的學(xué)習(xí)，提高他們的知識(shí)文化水平和檔案管理能力，提升檔案管理人員的技術(shù)水平。檔案管理人員要提升自身的職業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，為基層電視臺(tái)檔案管理工作做出自己最大的努力。

4 結(jié)語(yǔ)

在新的時(shí)代背景下，新的技術(shù)、新的觀念也在隨著時(shí)代科技的發(fā)展在不斷進(jìn)步。電視臺(tái)檔案管理工作者要更新思想觀念，發(fā)揮自身創(chuàng)造力，創(chuàng)新檔案管理工作，以便實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最優(yōu)化。電視臺(tái)檔案管理工作者要改變思想，最大程度地提高檔案資料的利用率，符合新時(shí)代的要求，使得電視臺(tái)的檔案管理工作更加的有規(guī)范性，有標(biāo)準(zhǔn)性，有科學(xué)的理論支撐，沿著既定的軌道快速發(fā)展。