醫院行政檔案管理常見弊端及優化措施

胡曉倩

【摘要】醫院行政檔案，即醫院行政管理檔案，又稱文書檔案，是在醫院的行政管理活動中，由各種行政性公文（如請示、決定、通知、通報等）轉化而成的檔案。這種檔案是在醫院管理和組織活動中形成并被保存下來的檔案，它是一所醫院保持連續工作必須查考的憑據，是做好醫院行政管理工作的必備工具。 本文就醫院行政檔案管理中常見弊端進行簡要論述，并提出幾點針對性優化措施。

【關鍵詞】醫院;行政檔案;管理;措施

檔案管理在醫院運營發展中發揮有重要作用：一方面，檔案對醫院來說具有參謀和咨詢作用，是醫院領導和各行政科室的助手。另一方面，加強檔案管理也是提高醫院行政工作效率和工作質量的必要條件。因此，應充分認識到醫院行政檔案管理的重要性，及時發現醫院行政檔案管理中存在問題，并積極采取相應措施來提升行政檔案管理規范化、標準化及科學化。

一、醫院行政檔案管理常見弊端

一是管理人員工作欠缺主動性。一些醫院行政檔案管理人員工作主要是為了應付上級領導的檢查，檔案管理意識匱乏，積極性較低，難以主動參與到行政檔案管理工作中。雖然這對醫院日常工作來說并未凸顯出缺陷，但從長遠來說這種情況不利于醫院的可持續發展。二是行政檔案管理制度未完善。行政檔案管理缺乏相關制度的制約，導致工作人員在檔案管理工作中比較隨意，使得檔案管理工作效率低下，質量不盡人意。三是管理人員素質較低。當前很多醫院行政檔案管理人員存在專業素質差、管理經驗不足問題，難以滿足現階段醫院行政檔案管理需求。另外檔案管理人員整體年齡偏高，其中大多數人思維較為落后，往往采用陳舊的管理技術，且思想上比較抵觸新事物的學習。四是行政檔案管理方式滯后。管理上信息化建設力度不夠，紙質文書仍是主要的檔案方式，難以管理、查閱及存儲。雖說一些醫院已經開始著手建設信息化檔案管理，但卻沒有形成一個全面的檔案信息化管理，僅僅由電子文檔的形式替換到紙質檔案，檔案的調用、分析等工作進展緩慢。

二、醫院行政檔案管理優化措施

（一）領導加大對行政檔案管理的重視。醫院針對行政檔案管理工作，相關領導要提高重視程度，行政檔案文件除了能夠體現醫院近期情況外，還可以為醫院今后的發展提供可靠的參考依據。行政檔案具備較高的醫用價值，需要醫院注重對檔案資源的開發與利用，摒棄以往封閉式管理模式，采取開放式管理方法。在實際檔案管理工作中，要通過將資料文件轉變成事實依據，及時向醫院各部門傳遞，讓患者病情診斷獲得可靠參考資料，促進醫院經濟效益的不斷提升。同時，還要根據《檔案法》相關內容，及時做好歸檔工作，大力開展檔案宣傳工作，確保每個員工都意識到檔案管理工作的重要性，積極參與到這項工作中，為提升醫院檔案管理規范化水平奠定良好的基礎。

（二）完善醫院行政檔案管理制度。行政檔案管理工作的順利開展需要有完善的管理制度作為保障。對此，醫院應根據《檔案法》中的具體要求建立并完善管理制度，主要涉及到檔案搜集、整理、查閱、調用、存儲保護等內容，借助制度來讓檔案管理要求和標準變得更加明確。與此同時，要嚴格執行管理制度，只有相關工作人員堅持認真執行，管理規章制度才能真正發揮效用。最后需要在完善行政檔案管理制度的基礎上強化對檔案工作的宣傳，通過在內部開展行政檔案管理教育，逐漸在醫院議事日程中加入行政檔案管理工作的考核，從側面激勵檔案人員加強知識修養，提高認知水平，久而久之，讓醫院全體工作人員都樹立起“依法治檔”的意識，從而促進行政檔案管理的規范化發展。

（三）重視檔案管理人員素質的提升。檔案管理人員本身在行政檔案管理中發揮中重要作用，因此提升行政檔案管理工作人員的綜合素質是優化醫院行政檔案管理工作的有效途徑之一，具體可以從以下3個方面入手：首先是定期對行政檔案管理人員開展思想素質教育，思想決定人的行為，讓員工思想素質不斷提升才能更好地滿足認識檔案管理的工作要求。其次是強化行政檔案管理人員的業務能力，積極組織員工進行專業知識方面的學習。最后是在提高行政檔案管理人員綜合素質的過程中，要充分發揮模范和榜樣的作用，對于取得明顯進步的員工可適當給予鼓勵，從而在醫院內部形成一個積極良好的學習氛圍。

（四）加強檔案管理的信息化建設。醫院行政檔案管理工作任務重、事項雜，涉及方方面面的內容，為讓檔案管理更加規范，且提高醫院檔案管理效率，醫院還需要注重對先進信息技術的應用，實現辦公自動化目標，加強檔案管理信息化建設。對此要進一步增加在醫院信息化建設上的投入，盡快將各種設備設施配置齊全，如計算機、打印機、掃描儀、除濕柜等，通過現代化管理的方式，讓檔案利用者能夠快速查詢到所需信息，為今后的利用提供方便。同時醫院還要建立獨立的檔案工作室數據網絡，將保密措施做到位，保證信息的安全，為今后的利用創造良好條件。

三、結語

總之，檔案管理是醫院管理中不可或缺的一部分，對醫院發展影響巨大。對此醫院應加大對行政檔案管理的重視程度，針對行政檔案管理中存在的問題展開分析，不斷完善、創新檔案管理制度，提升管理人員專業能力與綜合素質，并加強管理信息化建設，切實提升新時期醫院行政檔案管理的質量與效率。

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