企業文書檔案管理滯后性探討

徐冬梅

【摘要】當前我國企業文書檔案管理工作存在嚴重的滯后性，使得無法發揮出其實質性效果，最終制約了企業的進一步發展。對此，本文重點就企業文書檔案管理滯后性和應對措施進行研究分析，旨在為業內人士提供一些建議和幫助。

【關鍵詞】企業;文書檔案管理;滯后性;應對措施

對于企業發展而言，文書檔案管理工作顯得十分關鍵，它既是對企業發展歷程的有效記錄，同時也可以為企業今后發展規劃提供有效指導。在企業的經營管理過程中，會涉及到諸多的檔案材料，這些都是企業發展的重要信息資源，一旦丟失和損壞，必將極大地影響自身的生產和經營水平，所以提高文書檔案管理質量和效率就顯得十分重要，相關領導需要給予高度重視。

一、企業文書檔案管理特點分析

相對比其它類型的檔案，企業文書檔案具有以下幾方面特點：第一，文書檔案是企業各項生產和經營活動的有效記錄，它記錄了企業的整個發展歷程，可為企業后續發展戰略的制定提供科學依據。第二，文書檔案是企業檔案管理工作開展的基礎，只有對其進行有效收集和整理后，才會完善不同類型的企業檔案。第三，文書檔案與其它類型的檔案并不是相互獨立的，二者之間有著密切的聯系，它們是立檔單位全宗的重要組成部分，共同組成企業的全宗檔案。

二、企業文書檔案管理滯后性研究

現階段，大部分企業的文書檔案，在制度化和規范化方面存在嚴重的滯后性。

（一）檔案收集的滯后性。文書檔案收集存在嚴重的滯后性：第一，文書檔案收集作為企業檔案管理工作開展的基礎和前提，對于后續資源集中化管理有著重要的影響。但是由于企業文書檔案涉及內容廣泛，較為分散，給收集工作帶來困難，造成檔案材料收集不齊全、不完整。第二，企業各個部門對于文書檔案的積累要求和重視程度不同，這在一定程度上影響了文書檔案的收集效率和質量，使其出現嚴重的滯后性。

（二）檔案開發利用的滯后性。文書檔案收集是檔案管理工作的前提，而文書檔案的開發利用是檔案管理的最終目標，同時也是核心所在。目前，大部分企業并沒有意識到文書檔案開發利用的重要性，一些文書檔案長期閑置在檔案室內，得不到很好的開發和利用，使其失去了固有的價值和存在意義。還有一些企業雖然重視文書檔案的開發利用，也建立了相應的檔案管理信息軟件，但是由于軟件開發深度不夠，使得系統檢索與紙質檔案無法實現有效銜接，同樣無法滿足全文檢索的新要求。

三、企業文書檔案管理出現滯后性的原因

（一）管理意識相對薄弱?，F階段，大部分企業在檔案管理方面投入人力、技術、設備相對較少，加之文書檔案整理工作相對枯燥和繁瑣，檔案人員積極性不高，管理意識薄弱，導致文書檔案管理形式化較為嚴重，最終出現嚴重的滯后性。

（二）檔案管理制度不規范。企業文書檔案管理工作的開展離不開制度的指導和制約，這是檔案管理工作開展的重要保障。目前很多企業檔案管理制度與實際脫軌，檔案管理制度中沒有明確反饋和考核，崗位職責劃分不清晰，制度形同虛設，無法發揮出實質性作用。

（三）缺乏軟硬件配置。軟硬件方面的投入是確保文書檔案有效開展的關鍵，一旦投入力度不夠或者配置水平較低，會極大地影響后續的管理水平。目前大部分企業對檔案硬件的配置都沒有給予足夠重視，甚至有些企業沒有專門的檔案儲存場所，文書檔案散失嚴重，管理極度混亂;在軟件方面，由于配置的檔案管理信息軟件開發深度不夠，限制了檔案資源的開發利用。

（四）檔案隊伍建設存在問題。由于企業機構改革，檔案管理隊伍出現嚴重不穩定性，這極大地限制了檔案管理效率和水平的提升。另外，隨著檔案信息化建設水平的不斷提升，一些經驗豐富的檔案管理人員，信息化能力卻嚴重不足，無法適應檔案信息化管理的新需求。

四、企業文書檔案管理滯后性的應對措施

（一）加強檔案的重視力度。企業的重視對于文書檔案管理水平的提升有著十分重要的作用：第一，企業應加強人才、技術和設備等方面的投入力度，為后續文書檔案管理工作的高效開展奠定堅實的物質基礎。第二，要提高檔案人才隊伍的建設，不斷提高檔案人員的專業理論知識和信息化能力，確保檔案管理工作的有效開展，從而促進企業自身的進一步發展。

（二）加強檔案管理意識。企業應在內部開展廣泛的、多種形式的檔案宣傳和教育工作，普及檔案管理相關知識，提高企業員工對檔案管理的了解、認識和支持程度，為企業文書檔案管理工作營造健康、有序的環境，促進企業文書檔案管理各項工作的順利開展。

（三）完善檔案管理制度。制度建設對于文書檔案管理水平的提升有著重要作用，為了確保制度建設的有效性，企業應根據實際情況，結合檔案管理的需求，制定相關的制度和標準，為文書檔案管理工作的高效開展提供制度指導。另外，文書檔案管理制度和標準的建立應嚴格把控細節，同時明確考核與反饋相關問題，最終確保文書檔案管理發揮出實質性價值。

五、結束語

綜上所述，文書檔案記錄了企業發展的歷史進程，通過優質的檔案管理可以為企業現代化建設提供有力支撐。因此，應本著科學、嚴謹的態度規范工作流程，細化各項制度，提升員工服務管理意識，加強各部門的有效銜接，確保文書檔案管理工作的科學化和規范化，讓其更好地為企業發展和建設貢獻力量。

【參考文獻】

[1]劉繞冬.企業文書檔案管理滯后性探討[J].企業改革與管理，2017（09）：24.