探究機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策

李萌

摘 要：推動檔案管理是基于檔案管理、內控改革的內在需求，凸顯了檔案管理的重要價值。檔案管理作為單位、企業重要組成部分，對各項工作的開展具有重要影響。尤其是信息時代下，檔案管理工作怎樣與時俱進、創新發展成為工作難點，關乎著檔案管理效果與內部管理。因此，做好檔案管理，制定有效管理方法成為重要研究課題。對此，筆者以機關事業單位為例，對檔案管理工作難點展開分析并提出解決方法，為單位檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；工作難點；解決對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）21-0247-02

社會建設發展中，機關事業單位改革逐漸深化。機關事業單位是國家公共權力的行駛者與公共事務的管理者，加強檔案管理可以為錄用公職人員并執行公共管理權力創造便利條件[1]。而檔案管理則是記錄單位每個人個人狀況、工作等重要信息，為人才選拔提供借鑒。但是，根據現階段機關事業單位檔案管理工作效果看，在諸多方面存在較大不足，有待進一步完善。

1 機關事業單位檔案管理的重要作用

檔案管理有著時間跨度大、數據信息龐大、技術要求高的特點，也是機關事業單位工作重要內容?，F代化發展為機關事業單位發展提供了新的發展路徑，推動了檔案管理工作，為檔案管理創新、推進創造了條件[2]?，F階段，機關事業單位積極主動投入到檔案管理中，有效提升了檔案管理效率。

1.1 為工作考核提供借鑒

單位檔案管理并非一朝一夕就能夠完成的，而是伴隨著單位經營發展而不斷延長，需要長期堅持下去。因此，全面的檔案信息有助于為機關事業單位工作開展提供決策。第一，檔案資料整那個記錄著單位工作人員個人信息及企業狀態，有助于推動單位改革創新。第二，檔案材料作為企業經營發展的產物，一些人員的簽字、批示等能夠作為憑證，便于機關考察。例如：事業單位業想要立足于實際業務開展中，通過查找往年檔案進行信息資源整合，尋找單位內部業務開展規律、經驗，結合這一參考制定有效方法[3]。在一定程度上為單位決策提供借鑒進而確保單位業務開展的順利進行，提高單位服務效率。反之，如果單位檔案信息不完善或是未參考檔案信息，則容易造成業務計劃開展不當、管理形式不當，增加單位效益損失危險性。并且經過實踐證明：在單位以往業務開展中會產生較大利用價值的檔案信息，其收藏著企業以往業務開展經驗，對企業正確決策具有重要影響。第三，由于單位工作內容繁雜，只有通過系統的檔案管理才能對單位經營狀況、取得成果等歸檔、統一整合，有效的反映單位狀態[4]。由此不難看出，檔案管理是機關事業單位主要內容，應給予高度重視，保證檔案管理有效進行。

1.2 檔案管理有助于推動單位內控管理

第一，檔案管理融入先進技術推動了檔案管理方法創新，營造和諧內控管理氛圍，提高內部管理效率。第二，為內控管理創造條件，為改革工作方法創新奠定基礎，確保內控管理的有效進行，結合檔案資料信息保證內控管理有效性[5]。第三，檔案作為宣傳教育核心內容有助于推動各項工作深化，提高宣傳效果。

1.3 有助于文書材料管理

文書材料管理作為機關事業單位檔案管理核心，加強文書資料管理也是單位重要內容。經過文書檔案有助于檔案材料的有效應用，提高內部管理效果。同時，文字材料作為佐證條件下，要求文書檔案信息資源成為核心依據，有助于保證檔案資料精準性[6]。檔案管理在一定程度上為文書資料管理工作創造條件，保證檔案材料方便、精準，改善管理條件。

2 機關事業單位檔案管理優勢

信息技術是今后事業單位檔案管理流行性趨勢，并且信息技術的應用對單位檔案管理產生了較大影響?，F階段，機關單位實現了數字化管理，檔案信息也發生了改變，從傳統紙質管理形式逐漸趨向信息化。這樣一來，當查閱某一檔案信息時就無需向傳統紙質管理一樣翻看、逐一查找，直接在計算機上檢索，只需2-5s[7]。這一環境下，機關事業單位檔案部門主動結合信息管理，以數字、文檔、視頻形式制定完整的數字檔案管理系統。伴隨著信息技術的優化與互聯網技術的應用，基于檔案管理信息化條件下發展迅速。對此，單位應給予高度重視，推動單位內部檔案管理信息深化，與時俱進從而提升管理效果。

檔案管理方法的轉變有助于機關事業單位應對龐大的檔案資料、復雜的信息，提高了管理效果。同時，對于復雜的培訓資料、應聘資料、考核材料等加大檔案管理有助于檔案長時間儲存。傳統紙質檔案運輸困難、儲存要求嚴格[8]。因此，這對機關事業單位而言也是工作一大難題，而創新管理形式、信息化管理有效解決了這一問題使。從案卷級趨向文件級發展，管理體系趨于完善，同時拉近了各部門長之間的距離，便于檔案搜集，提升檔案利用率與管理效果。

3 機關事業單位檔案管理工作難點

根據現階段機關事業單位檔案管理狀態看，信息化條件下對檔案管理造成沖擊，要求改變傳統紙質管理形式，創新管理方法，提高管理效率。單位想要完全實現檔案管理創新具有一定困難性，例如：管理人員專業水平、硬件設施、對檔案管理缺少重視等，成為檔案管理工作難點。

3.1 檔案管理不到位

伴隨著社會經濟的進步與改革深化，機關事業單位都將注意力集中于經濟進步，重視工程建設及政策制度完善，將檔案管理拋之腦后，單位內部缺少對檔案管理的統一培訓、專業水平提高，使得基層管理人員缺少對檔案管理的重視。加之，單位內部缺少對檔案管理的重視，未將其作為單位年度管理任務，缺少檔案工作研究導致檔案管理得不到有效提高。

3.2 管理人員綜合素養有待提高

伴隨著科學技術的進步與信息化技術的應用，傳統紙質檔案管理方法已經落后現代檔案管理需求，引進先進技術成為當務之急。于是，各單位開始提高硬件技術、引進計算機系統采取信息化檔案管理，但是由于管理人員專業水平較低使得信息化檔案管理無法發揮有效作用。在實際檔案管理中，一些單位管理人員存在身兼多職現象，無法集中精力投入檔案管理中，從而降低檔案管理工作效果[9]。此外，管理人員業務水平較低也會影響檔案管理質量，計算機操作不靈活導致各類檔案資料信息收錄、歸類錯誤，反而給檔案管理帶來麻煩。

3.3 硬件設施有待提高

由于單位內部缺少充足資金投入在檔案管理工作中，進而影響檔案管理工作展開。盡管有單位引進了管理系統并設置專門庫房，但在后續管理中缺少系統升級、維護等導致檔案更新與儲存落后現代企業管理要求。此外，也有單位在檔案儲存環境、衛生建設上不到位，儲存環境陰暗、潮濕、消防設施不到位等導致檔案缺損、不完整。

4 機關事業單位檔案管理難點解決方法

結合當前機關事業單位檔案管理效果看，抓住檔案管理問題及困難點是事業單位重要工作內容。立足于管理方法創新、加大管理力度、完善管理環境，成為應對檔案管理困難的有效方法。鑒于此，筆者就機關事業單位檔案管理困難解決方法提出幾點建議。

4.1 完善管理體制，加大管理力度

檔案管理的有效開展基礎前提在于管理體制的完善，優化管理責任。第一，機關事業單位加大檔案管理重視，完善管理體制，采取精細化管理，調動管理人員工作主動性。第二，全面落實管理制度，將檔案管理融入單位工作始終。為保證檔案管理的順利開展，單位內部應加大監督管理與管理力度。第三，重視管理創新，結合管理體制進行管理創新，改變管理形式從而創新管理方法，提高管理效果。

4.2 引進先進技術，提高管理環境

新形勢下，轉變管理方法應立足于先進技術的應用，依托信息技術下展開檔案管理從而提高管理方法。對于機關事業單位來說，檔案管理主要目標是龐大的數據資料、職工個人信息管理，檔案管理任務繁重。因此，引進先進技術實現信息化管理有助于提高管理水平，提高檔案整理效率與儲存效果，并且節約較多人力、物力。首先，提高管理人員專業水平，單位內部對管理人員系統培訓，提高專業理論知識與實踐操作能力，熟練操作計算機，適應信息化管理環境，提高檔案管理效果。在檔案培訓時注意結合現代檔案發展趨勢，秉承著“走出去，請進來”的原則培訓，便于檔案管理人員掌握檔案整理歸檔工作環節，了解檔案業務。此外，要求管理人員對單位內部檔案數量、類型、數量等有一定掌握。其次，引進先進技術，加大硬軟件系統投入與更新，也是信息化管理的基礎前提。最后，結合單位具體環境規范檔案管理，合理規劃全面推進檔案管理工作開展。

4.3 重視管理服務質量提升

企業想要提高檔案管理效果，必須要重視檔案管理服務質量，這也是實現檔案充分利用的根本。第一，創新管理意識，以服務為目標，提高檔案管理服務效果從而為檔案管理提供數據資料，全面發揮檔案管理價值影響。第二，重視檔案研發與利用率。重視檔案資料的歸檔整合，保證檔案資料完整。第三，檔案資源研發過程中注意利用檔案靈活運用，為基層單位內部管理提供便利條件。因此，現代化背景下重視理念創新，提升檔案利用率，凸顯檔案管理的重要作用。

5 結語

綜合分析，機關事業單位改革逐漸深化，檔案管理作為單位組成部分，怎樣創新管理方法、完善管理制度成為重要研究內容。檔案管理時，管理人員專業水平、管理制度、管理流程是單位檔案管理難點，事業單位應立足于多方面、全過程，提升管理人員業務水平、健全管理制度。只有這樣，才能保證單位檔案管理有效性，提高管理質量與服務效果。

參考文獻

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