計算機技術在檔案管理中的應用

李 峰

（白城市紅十字中心血站 吉林 白城 137000）

1 引言

在檔案管理過程中，基層單位多數采用封閉式管理模式，以保管為目的、以案卷不丟失為原則。將計算機技術和檔案信息資源進行有機融合，可以提高管理技術和使用率。利用計算機技術管理檔案不僅能檢索和統計檔案信息，而且可以整理、組卷、編制各種目錄和檔案信息；在整理檔案時，將查找的文件轉換為按類目系統編制的代碼，只要將主題詞輸入計算機能很快能得出結果，有效提高管理效率和數據準確性，為經濟社會發展提供強有力的支撐。

2 計算機技術應用于檔案管理的優勢

2.1 保證檔案信息的齊全性和時效性

將計算機技術應用于檔案管理，非常方便收集檔案信息，同時完成核對檔案信息的作用。檔案室可通過互聯網或局域網定期采集各部門文件資料進行歸檔，各部門也可以將重要的電子文件通過網絡發送給檔案室，能有效保證檔案信息的齊全性。檔案室一般收集保存上一年度檔案，檔案信息總是處于滯后狀態。將計算機技術應用于檔案管理中，檔案室通過網絡能在最短時間內或按照要求收集到最新的檔案信息，時效性得到充分保證。

2.2 保證檔案信息資源共享

各部門可應用計算機網絡提供已開放的檔案信息資源。應設置檢索檔案信息入口，方便需求者查詢和利用。檔案管理者可利用計算機技術完成檔案信息的提取和存儲工作，人力物力時間可得到減低，更能提高檔案管理水平和工作效率。

3 利用計算機技術管理檔案信息的基本要求

3.1 創建數據庫

數據庫是依照數據結構和信息的分類來存儲，組織和管理數據的電子倉庫，是需求者利用各種檔案信息數據的重要方式。檔案管理的核心是開發和建立檔案數據庫，同時應不斷完善和設計相配套的程序，修改并檢索原有數據，管理和共享大量檔案信息，只有這樣才能實現規范化、數字化和網絡化管理檔案信息。

3.2 保證檔案信息資源的安全性

保密及其安全性是檔案管理的一個基本要求。檔案能真實客觀記錄各單位重要文件和信息，必須采取相應措施保守涉及不能公開事項之秘密，避免產生不必要的損失。這要求我們必須建立健全并完善相關管理制度，明確安全保密要求，保證檔案秘密信息的安全性。要安裝防火墻、設置相關用戶登錄密碼于涉密檔案計算機，同時應為不同的用戶設置身份認證和使用權限等關鍵措施，應升級防病毒軟件并及時下載安裝漏洞補丁，解決電磁泄露問題；禁止有涉密檔案信息的計算機鏈接互聯網；禁止無權限管理者或需求者訪問有涉密檔案信息的計算機，存儲和處理涉密檔案信息不得在非涉密計算機完成。務必要物理隔離互聯網和局域網，禁止用互聯網傳輸涉密檔案信息。要按照規定管理和培訓使用涉密計算機的檔案管理人員。

3.3 規范檔案信息數據庫的建設和管理

在建立檔案信息數據庫后，要強化規范建設和管理。不同數據庫存在一定缺失和漏洞，可能出現泄密等不同的問題。因此，必須加強并進一步健全和完善檔案信息管理。為避免檔案信息泄露，必須不斷提高和完善檔案管理安全機制；要根據科技發展水平，不斷擴大檔案信息數據庫，研制新的管理軟件和程序，使之順應時代發展的需要。

4 利用計算機技術管理檔案應注意的問題

4.1 不斷更新硬軟件設備，繼續做好傳統檔案管理工作

要投入足夠的經費，購置并不斷更新配置性能優良的檔案管理硬軟件設備，滿足檔案管理及其信息化需求。要進一步加大計算機儲存容量，進一步利用計算機技術管理與開發檔案信息，為經濟社會發展提供客觀依據。

利用計算機技術尚不能解決傳統檔案管理中存在的所有問題，還可能出現一些新的問題，在應用過程中要不斷解決存在的各種問題。為了限制電子檔案信息的局限性并發揮其應有作用，必須保證檔案信息準確性，要利用計算技術建立紐帶，以影像和文本方式共同存在，雙套制管理電子檔案和紙質載體，保證順利開展檔案信息化建設。

4.2 建立健全相關管理制度

在利用計算機技術進行檔案管理過程中，要不斷更新和完善原有制度，要推陳出新，及時建立健全完善檔案信息管理制度，確保規范管理。檔案管理制度內容包括收集和歸檔制度，利用和保管制度，制訂保管期限、歸檔范圍等規定，建立健全檔案動態管理制度，規范化流程化管理檔案信息。在收集檔案信息時，要注意完整性與及時性，保證檔案信息的查準率；在各個管理環節中，檔案信息要及時主動補充更新，嚴防和保證檔案信息涉密和安全性，切實發揮管理制度的應有作用。

4.3 提高安全意識，保障檔案信息安全

在檔案管理時，要配置高性能保障網絡安全軟件，嚴格界定各種檔案信息資料密級，要正確運用計算機技術加密功能，區別加密數據庫數據，處理好檔案信息的保密與合理利用的關系。

為避免和防止病毒侵蝕檔案信息，有效抵制內外攻擊，要利用計算機技術設計殺毒軟件，為檔案管理系統設置入侵檢測、漏洞掃描技術和二級防火墻，同時通過防火墻日志實時監控和掌握系統安全相關問題，及時發現并采取相應措施解決問題。要將檔案管理系統分為隔離、內網和外網等不同性質的區域，嚴格端口和服務限制。防火墻可隔離移動網絡接入點，掃描所有進入系統內部的信息，一旦出現危險操作，可及時發現并作出相應應對策略，有效阻止各種欺騙性攻擊，保證系統安全運行。

4.4 不斷提高管理人員整體素質

檔案管理系統的數據處理和運算能力較強，不僅提高工作效率，更為管理者和需求者提供了先進科學的管理手段和檢索方法。這要求檔案管理人員應不斷提高自身和整體素質，掌握并熟練應用檔案現代化管理設備和技術，將掌握的理論知識運用到檔案管理的具體實踐之中。同時，管理人員必熱愛具有強烈的事業心和職業道德，不斷提高檔案管理業務能力和檔案信息化水平，成為將管理和技術融為一體的適應科技發展的檔案管理者群體。這要求檔案管理人員要通過各種形式利用一切機會不斷提高自己的計算機技術能力和水平，不斷提高自己的管理水平和為經濟社會發展做貢獻的責任意識，遵法守紀，充分利用計算機技術來管理和處理檔案信息，形成良好的檔案管理體系。

4.5 提高檔案信息的利用率

利用計算機技術整理和編研檔案信息，可系統化和優化檔案信息，縮短整理和編研檔案周期，滿足不同需求者的利用要求，為經濟社會發展提供客觀準確的檔案信息，保證決策的科學性及時性和準確性。位保證需求者索取檔案信息，以局域網為主的檔案管理系統應建立查詢子系統，引導其按權限瀏覽和查詢相關的數字化檔案信息。要根據不同用戶的權限，通過局域網為各業務部門傳輸和共享檔案信息，不斷提高數據準確性，不斷提高管理和工作效率。

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