建筑工程竣工資料管理問題及解決措施

王敏

（陜西建工第四建設集團有限公司 陜西渭南 714000）

引言

工程竣工資料是建設項目工程歸檔文件的前身。因此，竣工資料對建筑項目質量和安全管理起著非常關鍵的作用?？⒐べY料要跟IS015489所規定的文件特征相符，具備真實性、可靠性、完整性、可用性基本特點。合格的項目竣工資料能夠為施工企業提供分析總結施工過程的根據，有效推動企業管理水平與施工技術水平的提升。在竣工資料管理中，關鍵包含兩個方面：①整理竣工資料；②竣工檔案的歸檔，在做好上面兩點的基礎上，能夠說建筑竣工檔案就獲得了有效的整理。

1 竣工資料管理的問題

1.1 資料管理制度不健全。

建設單位和施工單位在簽訂合同時，沒有對工程驗收資料的整編和管理的責任、內容、要求做出詳細、具體、清楚的要求，是造成項目最后驗收時竣工資料整編質量發生問題的關鍵因素。還有沒有統一規定文件、技術通知的管理，不系統甚至混亂的編號，其規格大小也常常不統一，給整編導致困難；沒有定期的資料整理、分類制度，沒有標準的資料查詢、索引系統，沒有資料的保管和移交專門制度。

1.2 對于工程竣工資料沒有進行全員管理

由于項目竣工資料牽涉面相對廣，差不多包含了全部施工部門。因此，各級部門與人員要對其區域內在資料的質量負責。然而在實踐中，一些人員不單沒有嚴格實施竣工資料管理規范，也沒有嚴格實施竣工資料的歸檔要求，從而影響到項目竣工資料的整體質量。對此，有關部門與人員一定要予以重視，樹立項目竣工資料全員管理的理念。

1.3 工程竣工資料管理人員專業技能和專業素質不高

當前社會是信息技術快速發展的時代，所以，信息技術活躍于各個范圍，特別是在建筑范圍影響力特別大，進而讓建筑企業的管理工作產生了非常大的改變，不但表現在管理形式上，還表現在管理工作人員的自身上。在建筑項目管理中發生的問題，除了是由于管理形式的停滯不前，還有一小部分是由于管理人員的專業技能和專業素質不高。在對項目竣工資料實施整理時，沒有依照要求，就盲目的工作，因此常常會有整理缺失、記錄不完整、正確性不高的情況出現。

2 建筑工程竣工資料管理的措施

2.1 建設健全各種工程資料的管理制度是把建筑工程資料管理做好的基礎

為了增強對項目建設各階段工程資料的有序管理，確保項目資料和圖紙的正確、齊全、標準，建設單位在工程建設初期（從項目立項開始就要依照國家資料管理的相關規定），結合建筑現實狀況，擬定相關鍵的資料管理制度、方法。同時要清除確定建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等項目工程管理人員資料管理人員在工程資料產生過程中各自所要承擔的職責，標準項目資料的收集、整理，以確保項目自開始后的同步。完整的先期文件非常重要，在維護建設單位和施工、監理單位的合法權益方面有關鍵的根據、憑證作用。

2.2 改善工程竣工資料的專人化管理

在整編工程竣工資料中，施工單位發揮著關鍵作用。自從項目施工正式開始，就要對施工過程資料的收集、整理、移交等工作進行專人化管理，保證有關文件資料不出現遺失。在實施專人化管理工程竣工資料的時候，要依據國家主管部門對項目竣工資料做出的規定，而且結合項目的實際狀況來制定針對性的管理制度。確保專人化管理不管是在文件資料的產生與日常管理上，還是在資料的整編與移交上都有規可守、有章可行。同時，依據施工中出現的新情況與新問題，對工程竣工資料的管理制度進行動態調整。

2.3 應用合同法律方法是把竣工資料工作做好的關鍵保證

項目建設實施招投標制度、監理制度，這為收集、整理工程資料創造了優良的外部環境。項目工程資料管理部門要善于運用招標的有利條件，主動參加合同的起草工作，把工程竣工資料歸檔工作作為合同的一項關鍵內容單獨列一條款，對項目竣工資料歸檔區域、竣工驗收時間、竣工資料副本內容，份數和質量提出清楚的要求，并設立相當數額的資料保證金，讓項目單位可以高度關注項目檔案的歸檔工作。唯有這樣，工程資料的歸檔工作才可以從法律上獲得真正保障。另外，工程監理單位的職能還要充分發揮，把竣工文件編制的審核、驗收工作納入監理工程師的技術職責范圍。

2.4 增強竣工資料整編的過程控制，進行分階段管理

對于竣工資料整編，要在項目開工前就依據整個項目工程計劃安排相關的時間段來完成竣工資料整編和施工進度的“三同步”，就是竣工資料收集和項目工程立項開始同步；竣工資料產生和項目工程施工過程同步；竣工資料驗收和項目工程完工驗收同步，確保項目建設進展到一個階段，資料收集整編完成到一個階段，項目工程完工一個，資料移交清楚一個。

2.5 工程竣工資料整編歸入到項目進度計劃中

在實施擬定項目進度計劃時，要在總體項目進度計劃中納入每一個文件質量的檢驗工作，而且在工作進行中把文件資料檢驗視為主要的網絡節點。對于整編竣工資料而言，常常會發生原始文件不齊全、不表、不同一和簽名資料太過隨便等問題。所有，要從項目工程立項就開始把工程工程竣工資料的管理工作做好，實施構建竣工檔案管理制度，特別是主要工程的竣工檔案建立。為了確保工程竣工檔案的質量，一定要增強工程合同的保管?？傮w而言，不但要在項目進度計劃中納入工程竣工資料整編工作，還要關注檔案管理的宣傳工作，從而確?？⒐n案資料的價值。

2.6 嚴把竣工驗收關，樹立為業主服務的品牌效應

工程竣工驗收不但需要項目管理部門、監理工程師嚴格審查，更需要建筑企業嚴格自審，本著以為業主服務為出發點，由技術負責人牽頭，項目經理負責，對原始資料、竣工圖仔細審查是不是正確、完整，文字資料是不是合理，組卷是不是合理，保證高質量提交最后竣工資料報告?？⒐べY料存檔后，檔案室竣工資料存檔狀況由辦公室與技術部門定期聯手檢驗，最后樹立自己的品牌效應，贏得和業主合作的機會。

2.7 增強培訓提升資料管理人員業務水平，嚴格實施“不可替換人員制度”

安排竣工資料交底與有關培訓，使資料管理人員明白哪些資料需要歸檔，資料有什么整理要求，同時讓其具有熟練地實施收集、整理與歸檔資料的能力。工程資料的產生來自一線的機組人員，他們一定要了解有關的標準規定，做好有關的記錄，并依照資料的歸檔區域把檔案資料的移交工作做好。項目資料員要了解歸檔要求和歸檔區域，項目要安排經驗豐富的管理人員把資料收集整理的指導工作做好。嚴格實施“不可替換人員制度”，防止、杜絕由于人員頻繁流動對竣工資料管理導致不必要的困難。

3 結語

項目工程竣工資料管理是項目建設過程中無法或缺的一項關鍵工作，是對項目從開工到驗收全過程的完整、正確、系統、全面、真實的記錄與反映，是在建項目和今后維護的載體。因此，它是核定項目質量等級的關鍵根據，同時也是工程竣工交付應用的重要文件。因此，單位要增強建筑工程竣工資料的管理。

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