大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變探索

汪云龍

湖北省襄陽市襄州區(qū)醫(yī)療保險(xiǎn)管理局

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式由于受到時(shí)間、空間等影響無法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，因此需要進(jìn)行檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變。以下是本文的介紹。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理機(jī)遇和挑戰(zhàn)

首先，檔案管理具有大數(shù)據(jù)的特征。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，為檔案資源的管理賦予的新的特征：一是，檔案數(shù)據(jù)資源整體量大且增長較快。目前我國的單個檔案數(shù)據(jù)庫能達(dá)到PB級別的不多，但檔案室的資源綜合缺失海量的。而且隨著每年資料爆炸式的增長，檔案資源管理需要有序進(jìn)行。二是，檔案數(shù)據(jù)的類型多樣且復(fù)雜。檔案涉及到政府金融機(jī)關(guān)等多個行業(yè)，每個行業(yè)的檔案數(shù)據(jù)都不同，有紙質(zhì)文檔、圖片、音頻等方式，此外格式等特征也呈現(xiàn)多樣化，形成了大量的異構(gòu)數(shù)據(jù)。三是，檔案資源的價(jià)值高。有些檔案是作為國家的核心資料保存的，價(jià)值極高。同時(shí)，使用人數(shù)多也能增加檔案的價(jià)值。第二，大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一是，有利于挖掘有價(jià)值的檔案，隨著全國檔案館的數(shù)據(jù)化推進(jìn)，可供分析的電子檔案正在急速的增長，需要利用大數(shù)據(jù)提供的挖掘檔案價(jià)值的有效手段。二是，有利于資料的分享。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為資源共享提供了技術(shù)支持，它能讓檔案館之間進(jìn)行信息資料的整合和貢獻(xiàn)，構(gòu)筑信息共享空間，將大量資源彼此聯(lián)系到一起。三是，為檔案數(shù)據(jù)的儲存帶來了挑戰(zhàn)。檔案需要進(jìn)行整理、分析和儲存等工作，面對新時(shí)代下的大量數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫無法處理TB級別的數(shù)據(jù)，因此對儲存能力帶來了不小的挑戰(zhàn)。

2 探索檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

2.1 網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)思維轉(zhuǎn)變

所謂網(wǎng)絡(luò)化思維就是在人類在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的背景和虛擬現(xiàn)實(shí)中的思維方式，具備全球性、超越性和動態(tài)性等特征。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作的開展就是利用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和挖掘工作。大數(shù)據(jù)的引用和應(yīng)用話可以挖掘出用戶感興趣的資料信息，并進(jìn)行分類有針對的推送信息，從而改變以往復(fù)制、粘貼、閱覽的方式，增加服務(wù)過程的確定性。所以，檔案管理部門可以借助先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析技術(shù)在海量的信息中進(jìn)行挖掘，向用戶進(jìn)行主動推介服務(wù)。搜索有價(jià)值的信息和知識，這樣可以使得預(yù)見性和精確性大大增強(qiáng)。當(dāng)今，時(shí)代發(fā)展使得服務(wù)照相多元化和開放化發(fā)展，這就要求檔案服務(wù)以客戶的需求的指導(dǎo)，制定個性化的解決方案，提供網(wǎng)絡(luò)化和智能型的推送服務(wù)，以滿足用戶多樣化的需求。

2.2 信息化的思維轉(zhuǎn)變

所謂信息化思維的轉(zhuǎn)變就是依托信息技術(shù)、借助技術(shù)人員和依靠技術(shù)進(jìn)步實(shí)現(xiàn)的發(fā)展模式。要求在檔案工作中利用信息化的手段發(fā)現(xiàn)、分析和解決問題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理部門可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立安全、高效、便捷的檔案管理系統(tǒng)，服務(wù)于社會的發(fā)展。首先，檔案數(shù)字化的建立是必要的，它可以借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)、音頻、圖片等檔案進(jìn)行歸檔保存，組織有效的數(shù)據(jù)庫。將原有的檔案資料全部進(jìn)行數(shù)字化進(jìn)行儲存，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸共享，并借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查找。第二，數(shù)據(jù)化。數(shù)字化的圖像只有借助人的閱讀才能實(shí)現(xiàn)他的價(jià)值，所以信息管理部門要加大對數(shù)據(jù)內(nèi)容的建設(shè)，為檔案管理服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

2.3 技術(shù)性思維轉(zhuǎn)變

技術(shù)性思維曾經(jīng)推動科技的發(fā)展，它是建立在標(biāo)準(zhǔn)化模式之上的，已是極限最佳效率和利益最大化的思維方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理部門需要發(fā)揮技術(shù)性思維優(yōu)勢，利用合理地?cái)?shù)據(jù)分析手段進(jìn)行儲存數(shù)據(jù)的分析，從而提取有價(jià)值的信息。同時(shí)，要加大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，推動檔案管理的技術(shù)化發(fā)展，提升管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源和用戶需求的雙向控制。例如，檔案管理的資源挖掘，讓數(shù)據(jù)分析成為檔案知識服務(wù)體系變革的重要支柱。隨著市場信息服務(wù)競爭的加劇，促進(jìn)者檔案館工作向廣度和深度發(fā)展，借助人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)等發(fā)掘潛在的價(jià)值，讓傳統(tǒng)的檔案管理朝著數(shù)據(jù)分析方向發(fā)展所以，技術(shù)性思維能滿足檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的發(fā)展和要求。

2.4 共享性思維轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代下最顯著的特點(diǎn)就是借助檔案數(shù)據(jù)信息化可以實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案信息資源的共建是信息共享的前提，讓國家和地區(qū)的檔案信息鏈接成為一個整體，是實(shí)現(xiàn)各個檔案館之前的合作，共同實(shí)施信息整合工作。檔案資料館的信息資源共享是為了滿足新時(shí)代下客戶需求而設(shè)立額，要求貫徹信息服務(wù)于人們和社會的理念。目前的檔案信息資源共享工作的建設(shè)存在著數(shù)據(jù)的孤立和分散問題，力實(shí)現(xiàn)橫向和縱向的平臺搭建相差甚遠(yuǎn)。因此，一方面需要建立健全的數(shù)據(jù)資源共享平臺，圍繞原始記錄性這一檔案數(shù)據(jù)的核心價(jià)值來建設(shè)，促進(jìn)云計(jì)算和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)發(fā)展，為社會提供有力的服務(wù)。另一方面，可以建立網(wǎng)站。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代技術(shù)的發(fā)展，全世界不同區(qū)域的檔案館可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)的連接，用戶借助計(jì)算機(jī)就可以訪問國內(nèi)外的網(wǎng)站，瀏覽想要的資源。所以，檔案管理工作者要認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時(shí)代下自身的發(fā)展優(yōu)勢，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源整合，打造完善的數(shù)據(jù)資源平臺[2]。

結(jié)語

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予了檔案管理工作新的特點(diǎn)和內(nèi)容。隨著檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變以及各項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作會在未來發(fā)揮出自身的優(yōu)勢。