企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

李佳

（曲靖市沾益區創鑫供排水有限責任公司 云南沾益 655331）

企業在經營和發展中需要人力資源、現金資源、技術資源、政策資源、自然資源等各種不同的資源，而人力資源是所有資源中最重要也是最基礎的資源。隨著社會經濟的不斷發展和變化，組織環境不斷的調整，企業的人力資源在管理中很容易受到各方因素的影響，而人力資源管理工作的有效性，在很大程度上取決于人事檔案工作質量的高低，二者是一個相互促進、互相發展的整體，人事檔案的管理工作要隨著企業人力資源的變化而進行調整。在新的市場經濟條件下，過去傳統的人事檔案管理工作已經無法滿足市場需求，改革是勢在必行的。

1 人事檔案管理對人力資源管理的重要性

1.1 可以提供給人力資源管理真實可靠的信息和數據

人力資源管理者通過對人事檔案的分析與整理，能夠對員工的信息有整體的了解，了解員工過去的個人履歷和經歷，包括個人成長、工作經驗等，從而客觀、合理的分析出員工當前的工作能力，對其未來的發展進行初步評估。人事檔案所提供的信息是具有一定的客觀性、真實性、有效性的，可以簡化人力資源工作者日常的工作環節，提高工作效率。根據人事檔案所提供的信息，可以更加科學的安排員工的職位，放在合適的位置上，發揮出優勢，發揮出資源最佳利用的狀態。避免造成企業人才的流失。因此，人事檔案管理工作對于人力資源的分配、利用、價值發揮等具有重要意義。

1.2 有利于合理配置人力資源管理

在企業管理中，針對人力資源的管理可以說即是微觀的，又是宏觀的。從微觀的角度說，主要在事務性的行政管理上，包括了對員工的培訓、福利薪酬、對員工的招聘、以及處理員工之間的矛盾等。從宏觀的角度說，主要體現在企業的戰略發展上，包含了對現有資源的開發與利用、對企業機構的精簡和充足、制定發展規劃和實現發展目標等。從這些具體的內容來看，不管是微觀的還是宏觀的，都最終會影響到企業的整體發展。而通過有效的人事檔案管理工作可以實現部門之間的信息共享，提高信息溝通的效率，從而提高各項人力管理工作的有效性，使得信息可以在員工之間、部門之間、甚至是企業之間高效流動，讓企業合理的配置人力資源。

1.3 有利于更準確的預測人力資源的需求

對于企業來說，想要在競爭激烈的21世紀實現自身的可持續發展，必須要保持自己的核心競爭力，通常來說這個競爭力包含了人才和技術兩個方面，而技術又是通過人才的研究而產生的，所以歸根結底，企業競爭力的核心還是人才。通過對人事檔案信息的整理與分析，可以充分的了解企業發展過程中多人才、人力資源的需求狀況，并據此制定一個高效的人力資源計劃。企業要先對人事檔案進行充分了解與分析，獲得最全面、最有效的信息和數據，才能從客觀、真實的角度預測企業人力資源需求。

2 我國企業人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案信息缺乏真實性、材料片面

目前，多是人事檔案資料中都是程序化的內容，對員工表現多半是贊揚的內容，關于過錯、過失方面的距離基本沒有，信資料存在一定的片面性，這樣就難以提供給人力資源管理者最真實的信息，難以對員工個人情況做出最全面的評價。另外，在很多人事檔案信息中，會出現對人事個人信息前后記錄不一致的情況，沒有根據最實際、最真實的情況填寫，而是根據個人或者公司某個時間段發展的需求填寫的。這類情況目前是廣泛的存在于人事檔案管理工作中，對人力資源管理工作的有效性會造成嚴重干擾。

2.2 企業檔案管理機制缺乏靈活性

當前，隨著市場經濟的持續發展，企業的用人機制、薪酬制度也在多樣化發展，過去單一的只以信息記錄為主要內容的檔案管理工作已經無法適應企業新時代的人才管理機制了。企業在進行人才招聘時，對員工的個人能力、專業技能更為看重，而相對來說員工之前的工作經歷、工作地點等并不十分重要，企業和員工之間的約束主要是依靠協議和用工合同，而非人事檔案。在合同旅行過程中，如果員工履行了合同中規定的各項義務和責任，就可以自由選擇離去和留下，選擇自己最滿意的環境與職位。伴隨著人才市場的激烈競爭、用人制度的變化等，很多人才為了更好的發展、更高的待遇都會選擇“跳槽”，當這些“跳槽”的員工回到原公司要取走人事檔案時，經常會出現原公司不予以配合的情況，于是發生“人檔脫節”、“死檔棄檔”、“克隆檔案”等情況。另外，部分中小企業的人才流動模式較快，現有的人力資源管理機制難以真正發揮出功效。

2.3 企業人事檔案管理方法較為落后

近年來，隨著信息技術的發展，給人們的生活、工作帶來了很多便利。但企業在進行人力資源開發、人事檔案管理的過程中，還停留在簡單的信息輸入階段，沒有應用先進的信息管理系統。

另外，由于組織體系的不健全，造成過多的管理層、人員分配混亂、權責不明確等現象，管理機構本身的建立并不是以市場需求為基礎，缺乏一定的市場應變能力。隨著經濟的發展人才種類也逐漸呈現出多樣化，對待不同類型的人才所采用的管理方式也應該有所不同，但目前社會中多數企業的用人機制還是保留著過去的選撥和任用等形式，缺乏相應的考核與激勵機制，這種管理模式本身也會嚴重影響員工工作的積極性，很容易造成人才的流失。

2.4 對人事檔案的開發利用程度較低

當前，很多企業對員工的檔案、個人信息的利用都是很被動的狀態，如果沒有相關部門、領導提出對個人履歷信息的查閱，那么人事檔案基本處在“無人問津”的狀態。基本利用人事檔案都是集中在薪資調整、政策落實、黨員材料等幾個方面，而在關于員工培養和開發、人才選撥等方面缺很少利用人事檔案信息。

3 強化人事檔案管理工作的建議

3.1 創新現有的人事檔案管理方式和制度、提高管理水平

①要建立科學、合理的人事檔案管理體系。隨著經濟模式和結構的不斷變化，企業員工也逐漸呈現多樣化，要對不同崗位、不同職責的人才進行區別管理，建立符合員工特點的成長模式，提高公司對員工的吸引力。②加強人力資源培訓。企業可以根據自身發展的特點和需要建立一個現代化的信息資源管理系統，將與員工發展有關的各項信息進行真實存儲與記錄，通過這個數據庫，可以檢索、查詢、統計、整合和分析成企業人力資源管理所需要的表格與名冊，進一步發揮出人事檔案管理的潛力。

3.2 加強控制人事檔案的真實性

①在進行人事檔案信息收集的過程中，必須要堅持實事求是的原則，保證前后信息的一致性，不能出現相互矛盾的情況，加強對信息真實性、可靠性的審核力度，準確、全面的反應對當事人的信息。②政府、公共人力資源管理部門要加強對檔案管理相關法規的宣傳工作，提高公民、企業對檔案法的認識和重視。從事于人事檔案管理工作的人員要做到無論在什么場合、什么情況下，都要嚴格按照制度和程序調到檔案；同時，隨著市場環境、政策的變化，要及時對人事檔案管理條例進行修改和完善。

3.3 提高對人事檔案管理工作人員的專業素養培養

在人事檔案管理工作中，工作人員是主體，提高從業人員的綜合素質和職業道德對于保證人事檔案工作的真實性、有效性具有重要意義。首先，要加強對從業人員的專業技術培訓，讓其充分掌握先進的辦公體系和工具；其次，注重培訓從業人員的檔案服務意識與觀念，根據市場環境變化，調整培訓的內容。

3.4 深入開發和利用人事檔案信息

對人事檔案信息的利用決不能只停留在查閱的基礎上，要在充分保證信息保密的基礎上，充分利用人事檔案的信息，為企業人力資源開發與利用提供依據。

4 結語

人事檔案可以為企業考察、選拔員工提供最真實、全面的數據和信息，是企業人力資源管理活動中重要的環節。當前，我國人力資源管理工作還有許多不足之處，我們要積極的創新和改革，充分利用現代化的技術和理念，充分發揮出人事檔案管理工作的價值。

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