淺談精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

許志穎 張 楠

（山東省濱州市人民醫(yī)院 山東濱州 256600）

引言

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，對(duì)提高醫(yī)院管理水平，推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展具有十分重要的意義。很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，以粗放式管理為主，使得檔案管理效果受到了嚴(yán)重的影響，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題，不利于醫(yī)院的發(fā)展。而山東省濱州市人民醫(yī)院自采用檔案精細(xì)化管理模式以來，檔案管理水平得到了明顯提升，開始向系統(tǒng)化、規(guī)范化方向發(fā)展，能有效提高醫(yī)院的管理水平。

1 淺析醫(yī)院檔案管理工作的意義

通常情況下，醫(yī)院檔案主要以日常工作記錄為主，是醫(yī)護(hù)人員開展醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作，有利于醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行，確保醫(yī)院可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。醫(yī)院與其他企事業(yè)單位不同，其檔案載體包括紙張、光盤、電子硬盤等，以記錄視頻、音頻等信息，從而記錄整個(gè)醫(yī)療過程。通過加強(qiáng)檔案管理，有利于醫(yī)護(hù)人員對(duì)醫(yī)療過程進(jìn)行分析、探究，便于進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，不斷提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。同時(shí)，檔案在某種程度上可以作為“證據(jù)”，保護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益不被侵犯，促使醫(yī)院事業(yè)安全、穩(wěn)定的發(fā)展。

精細(xì)化管理理念最早誕生于20世紀(jì)10年代，由美國(guó)發(fā)明家泰勒所提出，使得精細(xì)化管理理念開始進(jìn)入大眾視野中。隨著時(shí)間的發(fā)展，在20世紀(jì)70年代，日本提出了“精益生產(chǎn)”理念，使得精細(xì)化管理理念得到了豐富和拓展，并廣泛應(yīng)用在各行業(yè)中。山東省濱州市人民醫(yī)院將精細(xì)化管理理念應(yīng)用在檔案管理工作中，有利于對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，以簡(jiǎn)化管理流程，提高管理效率。同時(shí)，該醫(yī)院還將信息化技術(shù)應(yīng)用在了檔案管理工作中，能有效提高檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮其綜合效益價(jià)值[1]。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的不足

2.1 缺少完善的檔案管理體制

目前，我國(guó)很多醫(yī)院過于注重經(jīng)營(yíng)管理，很多制度也是圍繞經(jīng)濟(jì)效益而建立的，忽略了檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理人員缺少約束力，使得工作質(zhì)量受到了影響。同時(shí)，醫(yī)院學(xué)術(shù)研究需要以檔案為基礎(chǔ)，一旦檔案管理效果受到了影響，會(huì)影響醫(yī)療工作的開展，不利于醫(yī)院的發(fā)展。

2.2 管理方法落后

許多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，以粗放式管理方式為主，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂等問題，對(duì)管理效果造成了嚴(yán)重的影響。同時(shí)，醫(yī)院各部門對(duì)檔案管理工作缺少重視程度，難以進(jìn)行配合，對(duì)檔案的收集與管理效果造成了影響。

2.3 缺少完善的信息化設(shè)施

在醫(yī)療體制改革的發(fā)展下，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平得到了快速提高，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量越來越多，給醫(yī)院檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。另外。很多醫(yī)院在檔案管理方面缺少投入力度，缺少完善的信息化系統(tǒng)，難以保障檔案管理效果。

3 探究精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策

3.1 健全檔案管理體制

常言道“無規(guī)矩不成方圓”，而醫(yī)院檔案管理工作若缺少制度支持，難以對(duì)員工形成約束力，對(duì)檔案管理效果會(huì)造成影響。因此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案管理體制的建設(shè)力度，將精細(xì)化管理理念融于管理制度中，以保障管理效率。例如，醫(yī)院應(yīng)健全崗位責(zé)任制，明確各個(gè)管理員的職責(zé)和義務(wù)。有利于提高管理員的責(zé)任意識(shí)、管理意識(shí)，以約束自身的行為，提高檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)健全檔案管理規(guī)范，明確檔案的收集、整理、分類、查閱、歸檔等方面的要求，促使檔案管理人員按照要求進(jìn)行工作，以保障檔案管理的有效性與實(shí)效性。

3.2 創(chuàng)新管理方法

傳統(tǒng)的粗放式檔案管理模式存在很多限制性問題，缺少統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在明顯的隨意性、盲目性等問題。在這種情況下，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理混亂的情況，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)存在丟失、損壞、泄露等問題，使得醫(yī)院檔案管理效果受到了影響。對(duì)此，將精細(xì)化管理應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理工作，促使員工轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，以保障管理效率。例如：①在進(jìn)行檔案收集時(shí)，由于醫(yī)院檔案資料比較多，應(yīng)按照一定的順序，將從各科室收集來的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，并標(biāo)明收集時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量等。②當(dāng)進(jìn)行歸檔管理時(shí)，應(yīng)將同類文件放在一起，并根據(jù)內(nèi)部之間的差異進(jìn)行排序，有利于保障歸檔的規(guī)范性。同時(shí)，在進(jìn)行歸檔工作時(shí)，盡可能增派人手進(jìn)行監(jiān)管，避免出現(xiàn)疏忽、疏漏等問題，確保檔案的完整性。③當(dāng)進(jìn)行借閱時(shí)，要求相關(guān)人員帶著本部門批條進(jìn)行借閱，并將借閱時(shí)間、借閱人、借閱檔案、歸還時(shí)間等進(jìn)行記錄，有利于明確檔案的去向，避免出現(xiàn)歸檔不及時(shí)或檔案丟失等問題，提高檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)其綜合效益價(jià)值。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

現(xiàn)階段，很多醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平比較低，缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，使得檔案管理效果受到了影響。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)將精細(xì)化管理理念應(yīng)用在檔案人員管理中，以提高員工的綜合素養(yǎng)，滿足醫(yī)院檔案管理的需求。例如：①在進(jìn)行檔案管理人才選拔時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持本專業(yè)人才優(yōu)先的原則。主要是因?yàn)檫@些人才具備專業(yè)的知識(shí)和技能，能滿足崗位需求，有利于保障工作質(zhì)量。同時(shí)，還需要對(duì)其職業(yè)素養(yǎng)、法律意識(shí)、道德修養(yǎng)等進(jìn)行綜合考察，在滿足這些需求后允許上崗。②醫(yī)院應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，一般可采用“按需培訓(xùn)+專項(xiàng)培訓(xùn)”相結(jié)合的模式，對(duì)員工的技術(shù)水平進(jìn)行分析，了解存在的不足，并采用針對(duì)性培訓(xùn)措施，如信息技術(shù)培訓(xùn)、檔案管理技術(shù)培訓(xùn)等，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。③醫(yī)院應(yīng)完善績(jī)效考評(píng)體系，將考核內(nèi)容貫穿于檔案管理全過程中，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行考核。以考察員工的檔案管理能力、服務(wù)態(tài)度、責(zé)任意識(shí)、出錯(cuò)情況等，并制定相應(yīng)的懲處措施，從而激發(fā)員工的工作積極性，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平[3]。

3.4 加大信息化設(shè)施投入力度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展下，醫(yī)院每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量越來越多，給檔案管理工作帶來了很大的難度，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展需求。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)加大信息化設(shè)施的投入力度，健全檔案信息化管理體系，促使檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)來進(jìn)行批量處理，能有效提高數(shù)據(jù)處理效率，并自動(dòng)進(jìn)行分類。同時(shí)，檔案管理人員可建立網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫，對(duì)各個(gè)科室設(shè)置管理權(quán)限，促使其在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸、借閱，以提高檔案管理效率。另外，醫(yī)院還可加大云存儲(chǔ)、云備份技術(shù)的應(yīng)用力度，當(dāng)系統(tǒng)遭到攻擊時(shí)，可及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)，確保醫(yī)院檔案管理工作順利進(jìn)行。

4 結(jié)束語

綜上所述，將精細(xì)化管理應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理工作中，有利于對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，并將管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)分，以約束員工的行為。促使員工不斷提高管理質(zhì)量和效率，從而提高醫(yī)院的管理水平，推動(dòng)醫(yī)院快速發(fā)展。

[1]謝家祝.檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用[J].城建檔案，2017（06）：75～76.

[2]蔣葉秋.精細(xì)化管理在醫(yī)用耗材及供應(yīng)商資質(zhì)文件檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：95.

[3]許華萍.試論精細(xì)化管理理念在新建醫(yī)院基建工程檔案管理中的應(yīng)用[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2013（07）：50～51.