用過程管理方法探究高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

史秋峰 馬紅梅 鄔月娟

摘要：高校的資產(chǎn)管理信息化存在認(rèn)知不足、水平偏低、系統(tǒng)功能欠缺等問題。本文分析了高校資產(chǎn)管理信息化存在的問題，研究了用過程管理方法探究高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：過程管理;資產(chǎn)管理;信息化

中圖分類號：G647? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? 文章編號：1007-9416（2018）10-0000-00

過程管理，即PDCA（plan-do-check-act）戴明循環(huán)，包括過程策劃、過程實(shí)施、過程檢查和過程改進(jìn)四個部分，是質(zhì)量管理大師戴明在休哈特統(tǒng)計(jì)過程控制思想基礎(chǔ)上提出的。它是IS09000的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系中的管理方法，出發(fā)點(diǎn)是防患于未然，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)過程設(shè)計(jì)的科學(xué)性和有效性，注重對過程中發(fā)生問題的及時反饋和果斷處理，已被現(xiàn)代企業(yè)廣泛運(yùn)用，我們嘗試用過程管理方法探究高校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)思路。

1 高校資產(chǎn)管理信息化存在的問題

資產(chǎn)是高校進(jìn)行教學(xué)科研活動的根本保障，也是高校生存和發(fā)展的重要條件。信息技術(shù)的高速發(fā)展使人類社會進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，高校資產(chǎn)管理也進(jìn)入了信息化時代，但高校在資產(chǎn)管理信息化建設(shè)還存在諸多問題[1]。

1.1 對資產(chǎn)管理的認(rèn)識存在誤區(qū)

長期以來，高校國有資產(chǎn)管理觀念陳舊，對資產(chǎn)管理的認(rèn)識存在誤區(qū)。高校資產(chǎn)管理存在“重錢輕物”的落后觀念，普遍重視資金（錢）的管理，在規(guī)章制度、辦事流程、財(cái)務(wù)審計(jì)和報(bào)賬系統(tǒng)等方面都較為完善，但對于資產(chǎn)實(shí)物的管理，往往比較欠缺。高校資產(chǎn)使用存在“視借為有”的誤區(qū)，認(rèn)為下?lián)艿慕?jīng)費(fèi)是自己所有，盲目購置、隨意處置，閑置浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，但實(shí)質(zhì)上財(cái)政撥款所有權(quán)理應(yīng)屬于國有，而資產(chǎn)的使用權(quán)屬于高校，教職工僅是“領(lǐng)用”或“借用”。

1.2 資產(chǎn)管理信息化水平較低

高校資產(chǎn)管理從以往的手工臺賬管理逐步發(fā)展到現(xiàn)今的電腦記賬管理，從手工統(tǒng)計(jì)到系統(tǒng)自動生成報(bào)表，管理效率有了很大提高。但這只是資產(chǎn)管理信息化的初始階段，資產(chǎn)臺帳信息化不等于資產(chǎn)管理信息化，資產(chǎn)報(bào)表信息化也不等于資產(chǎn)管理信息化。高校需要的資產(chǎn)管理信息化，是運(yùn)用資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建立起所有資產(chǎn)的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理和調(diào)度利用的快速運(yùn)轉(zhuǎn)，包括資產(chǎn)查詢、建賬、調(diào)撥、調(diào)劑、處置、統(tǒng)計(jì)、盤點(diǎn)、配置、審計(jì)等業(yè)務(wù)流程。既能規(guī)范管理行為，又能提高管理效率。

1.3 資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能欠缺

一些資產(chǎn)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)封閉，不能與其他系統(tǒng)，如人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、地址系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)。由于缺乏開放，信息不能共享，導(dǎo)致各院系部門為了滿足本單位的教學(xué)科研活動，對于資產(chǎn)的配置，特別是科研儀器設(shè)備，追求小而全，購買的儀器設(shè)備在功能和應(yīng)用上相差不大，重復(fù)購置，導(dǎo)致儀器設(shè)備利用率不高，造成閑置和浪費(fèi)。

2 過程管理方法在高校資產(chǎn)管理信息化中的應(yīng)用

2.1 運(yùn)用過程管理辦法設(shè)計(jì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

過程方法中指出：為使組織有效運(yùn)行，組織應(yīng)當(dāng)采用過程方法識別和管理眾多相互關(guān)聯(lián)和相互作用的過程，對過程和過程之間的聯(lián)系、組合和相互作用進(jìn)行連續(xù)的控制和持續(xù)的改進(jìn)，以增強(qiáng)顧客滿意和過程的增值效應(yīng)。過程管理注重協(xié)同管理、抓大放小，確保流程規(guī)范可靠，而界定“大”和“小”的工作，則通過“關(guān)鍵控制點(diǎn)”來完成。比如，在建賬中，必須上傳實(shí)物照片、標(biāo)牌照片，確保入賬時“賬實(shí)一致”;與財(cái)務(wù)對賬時，設(shè)立唯一標(biāo)識符，確定統(tǒng)一核算口徑，確保實(shí)時“賬賬相符”;報(bào)廢處置時，也必須上傳實(shí)物照片和條碼，便于核實(shí)資產(chǎn)現(xiàn)狀和銷賬的“賬實(shí)一致”。其他過程，如調(diào)撥和調(diào)劑，由于是學(xué)校內(nèi)部調(diào)整，可簡化審批流程，提高辦事效率[2]。

2.2 依托過程管理大數(shù)據(jù)搭建開放的一站式管理服務(wù)平臺

在管理過程中有效發(fā)揮大數(shù)據(jù)價值，運(yùn)用智能化的分析技術(shù)和批量處理方法，全面實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)、人事等相關(guān)系統(tǒng)的無縫對接，消除“信息孤島”，做到資產(chǎn)系統(tǒng)人員信息隨人事部門的人員變化實(shí)時更新，資產(chǎn)存放地隨房屋管理信息實(shí)時更新，財(cái)務(wù)資產(chǎn)明細(xì)賬和經(jīng)費(fèi)使用情況隨資產(chǎn)價值信息的變化實(shí)時更新，保證資產(chǎn)的價值、存放地、領(lǐng)用人等關(guān)鍵信息實(shí)時準(zhǔn)確。將資產(chǎn)系統(tǒng)與校園信息門戶網(wǎng)對接，方便教職工實(shí)時查詢個人資產(chǎn)信息情況和資產(chǎn)各個環(huán)節(jié)的審批，也為其他業(yè)務(wù)部門提供學(xué)校整體資產(chǎn)情況。實(shí)現(xiàn)工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、資產(chǎn)信息共享化、資產(chǎn)查詢可視化、業(yè)務(wù)辦理“一站化”、建賬銷賬精準(zhǔn)化、財(cái)務(wù)資產(chǎn)對賬實(shí)時化。從資產(chǎn)入賬、使用、變動，再到報(bào)廢處置，對資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期管理，業(yè)務(wù)審批管理全程可追溯。

2.3 過程管理促使資產(chǎn)管理形成系統(tǒng)化運(yùn)行體系

過程管理強(qiáng)調(diào)對“過程”進(jìn)行管理，注重進(jìn)程、工序、工藝，強(qiáng)調(diào)對全程的全面把握。為確保國有資產(chǎn)信息的合理性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、操作的規(guī)范性，高校資產(chǎn)管理需要全程把握，精細(xì)化管理，實(shí)時進(jìn)行監(jiān)控和反饋。而科學(xué)完善的國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)是高校資產(chǎn)管理精細(xì)化的關(guān)鍵。對國有資產(chǎn)實(shí)行動態(tài)管理，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的功能，利用條碼、手機(jī)APP等技術(shù)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的實(shí)時盤點(diǎn)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，切實(shí)反映資產(chǎn)名稱、使用年限、使用現(xiàn)狀、變動情況等信息，并實(shí)時更新，從而形成登記、配置、使用、處置的系統(tǒng)化運(yùn)行體系。

3 在資產(chǎn)管理信息化建設(shè)中應(yīng)用過程管理需注意的問題

3.1 實(shí)施過程管理時充分考慮高校資產(chǎn)管理的特點(diǎn)

過程管理方法雖已充分應(yīng)用于企業(yè)管理實(shí)踐，且不少新管理理論、新管理模式都強(qiáng)調(diào)應(yīng)用過程管理方法，但高校資產(chǎn)管理應(yīng)不同于企業(yè)管理，不能照搬照抄，必須充分考慮高校資產(chǎn)管理自身的特點(diǎn)。高校資產(chǎn)管理活動與高校組織架構(gòu)息息相關(guān)，同時，管理人員的管理能力和教職工的接受水平也會受到許多復(fù)雜因素的影響，這些是不太可能做到標(biāo)準(zhǔn)化“精細(xì)”控制的。因此，我們要在資產(chǎn)管理信息化實(shí)施過程中充分考慮這些因素。

3.2 在資產(chǎn)管理信息化中需不斷實(shí)踐與創(chuàng)新

在高校資產(chǎn)管理實(shí)施過程管理方法時，需要完善管理制度，改變管理觀念，革新管理手段，創(chuàng)建全員參與、職權(quán)明確、信息共享的管理體系，提高管理人員的學(xué)習(xí)能力和業(yè)務(wù)水平，注重應(yīng)用先進(jìn)科技手段，將管理思路、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等有機(jī)結(jié)合起來，在實(shí)踐中不斷總結(jié)、完善和創(chuàng)新，從而提高管理系統(tǒng)的先進(jìn)性，以適應(yīng)資產(chǎn)管理的新要求。

4 結(jié)語

總體來說，為規(guī)范和加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理，加快推進(jìn)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理動態(tài)化、信息化、精細(xì)化、系統(tǒng)化運(yùn)行體系，確保資產(chǎn)安全與完整。同時充分考慮高校自身的特點(diǎn)，在資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的實(shí)踐中不斷總結(jié)、完善和創(chuàng)新，持續(xù)改進(jìn)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，提高高校資產(chǎn)管理信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉煥新.過程管理方法在企業(yè)中的應(yīng)用[J].企業(yè)家天地，2008，（4）：142-143

[2] 袁媛.高校資產(chǎn)管理問題研究[J].科技展望，2015，（10）：195-196

Probe Into the Informatization Construction of Asset Management in Colleges and Universities With Process Management Method

SHI Qiu-feng， MA Hong-mei， WU Yue-juan

（Nanjing Agricultural University ， Nanjing Jiangsu? 210095）

Abstract： There are some problems in the informationization of asset management in Colleges and universities， such as insufficient cognition， low level and lack of system function. This paper analyzes the problems existing in the informationization of university assets management， and studies the informationization construction of university assets management by means of process management.

Key words： process management; asset management; informatization