高校公文管理系統的設計與實現

張濤 苑豐

摘要：高校公文管理系統采用網絡與傳統方法相結合的方法，將公文的電子版進行歸檔，在

互聯網上進行交流，在減輕勞動強度的同時，實現對公文的管理、查找、維護等，提高了公文的辦理效率，實現了無紙化辦公。

關鍵詞：信息化;管理系統;高校公文;辦公效率

中圖分類號：TP31? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1007-9416（2018）10-0000-00

高校會對其下屬單位下發公文。公文下發流程包括：復印、通知、領取等多個步驟。下發公文的過程會耗費大量的人力、物力、財力。紙質公文在各個單位之間傳送的過程中，對紙張的需求量很大[1]。現代化建設使得信息化越來越走進人們的生活與工作中，同樣，公文的辦理也需要與時俱進，實現信息化，提高辦公效率，節約人力、物力、財力，高校公文管理系統的使用，能夠在各個步驟對公文制作過程進行監控，加快公文流轉，提高公文質量。

1 可行性分析

1.1 技術可行性

目前高校教師及其內部工作人員一般都具備一定信息技術基礎，能夠熟練操作計算機，對各類軟件均能迅速上手應用。因此，應用高校公文管理系統，只需對高校員工進行簡單的培訓，即可實現軟件在高校的順利運行。

1.2 經濟可行性

現在高校的辦公室基本上都實現了電腦辦公，高校公文管理系統的使用可以方便管理工作公文類信息，采用高校公文管理系統，既能提高辦公效率，又可減輕高校員工的勞動強度，而高校無需加強對硬件的投入。

1.3 操作可行性

系統采用B/S架構，使用者需要掌握計算機基本操作知識即可使用;系統在Windows操作系統下使用，完全無需培訓;系統界面友好、簡潔;采用了SQL Server數據庫，但用戶不必對數據庫做深入的了解。

綜上所述，高校公文管理系統具有相當的技術、經濟、操作可行性，對于高校來說，完全具備了開發的可能性。

2 需求分析

公文管理是高校日常管理工作的一個重要組成部分，其流程包括收文辦理、公文制發、請示報告流轉和公文歸檔等。公文管理的規范化，是實現高校及其下屬各部門之間的管理工作規范化、標準化的重要手段。通過初步的分析和設計，系統應滿足以下要求：

（1）能實現公文從擬稿到歸檔等一系列流程，并能進行流程自定義。如圖1所示。

（2）能夠實現個人辦公需要的最基本模塊。

（3）能夠實現對后臺數據庫的管理。具備前臺操作數據庫的功能。可以設置權限不同的各種角色，確保系統安全性。

3 概要設計

3.1 系統處理流程圖

該系統的處理流程大致是：首先登錄系統，登陸者使用自己的用戶名和密碼，只有用戶名和密碼都正確，才能進入系統，否則需要重新輸入用戶名和密碼[2]。通過正確的用戶名和密碼進入系統后通過事件驅動機制激活相應的功能模塊，并執行相應的功能，在執行完成相應的操作后，用戶退出該系統，這就是整個系統的大致處理流程。

3.2 系統功能結構圖

根據系統的規模，為了便于開發，系統采用增量開發模型。首先規劃系統各功能模塊，然后依次對各個模塊進行設計、測試，通過上述開發步驟，逐步實現系統所設計的各個模塊功能。

按照設計，系統被分為前端和后臺服務接口兩部分，如圖2所示。

4 系統實現

4.1 設計登錄界面

進入本系統首先鏈接系統首頁，提示用戶登錄。本頁面通過用戶名來判斷用戶的相關信息。如果是普通用戶，直接進入系統的功能頁面，如果是系統超級用戶，則鏈接進入系統管理員的界面。如果已經進入登錄界面，但用戶長時間沒有登錄，系統會彈出超時信息，自動跳轉至原來的登錄界面。

4.2 設計系統主界面

4.2.1 主界面設計

系統主界面為用戶直接可見的操作界面，此為本系統的主要功能區、用戶的操作區。用戶可在此界面中使用系統的各項功能，實現公文的管理，以體現本系統的功能。本系統的各項功能將在隨后的各單元依次介紹。本系統主界面分為三個部分，上部是標題欄，左邊快捷菜單，右邊為工作區。

系統主界面會根據用戶的不同在左邊便捷菜單欄中顯示不同的功能列表，列表分為兩類：一類為普通系統用戶，顯示公文相關操作及個人信息的修改;另一類為系統超級用戶，可以修改系統普通用戶的相關信息，對用戶進行刪除和添加，也可以對個人信息進行修改。

4.2.2超級管理員

超級管理員可以通過本模塊功能查看當前所有用戶的相關信息，通過查看相關用戶的信息，可以對相關用戶進行一些簡單的操作，如刪除某個用戶，編輯某個用戶的的相關信息如密碼，姓名等[3]。點擊編輯，可以對選中的用戶進行簡要的管理。

一個系統的用戶不是一成不變的，在系統的使用過程中，需要對用戶進行刪除，同時也會隨著學校的發展對用戶進行添加，本模塊滿足了這方面的需求，而且用戶的添加只能由系統超級用戶才可完成，保證了系統的安全性。

超級管理員用于添加系統的用戶，并分配相關權限，且只有超級管理員才可以添加用戶，系統不開放用戶自己注冊。

5 系統測試

系統測試是將經過測試的子系統裝配成一個完整系統來進行測試[4]。系統測試是用來檢驗系統是否能夠實現其規劃設計功能的最佳方式，目的是選擇易于發生錯誤的臨界數據，測試出軟件設計過程中的錯誤并予以改正。

6 結語

通過對系統的測試及完善，系統總體上是安全和穩定的，滿足了設計要求。

參考文獻

[1]王洪海，張健.辦公自動化系統及應用[M].中國科學技術大學出版社，2011：12-42.

[2]王珊，薩師煊.數據庫系統概論第四版[M].北京：高等教育出版社，2008：89-121.

[3]姜衛，何苗，李曉黎.Web應用程序開發教程ASP+SQL Server[M].人民郵電出版社，2009：23-78.

[4]張海藩.軟件工程導論.北京：清華大學出版社[M].2008：32-36.

Design and Realization of? College Document Management System

ZHANG Tao，YUAN Feng

（Pingdingshan Power Supply Company Xintong Branch，Pingdingshan Henan? 467000）

Abstract： The University document management system adopts the method of combining the network with the traditional method， archives the electronic version of the document， communicates on the Internet， reduces the labor intensity， realizes the management， search and maintenance of the document， improves the efficiency of document management， and realizes paperless office.

Keywords： Information technology;Management system;Universities documents; Handling efficiency