基建工程檔案管理中存在的問題及對策探討

劉 峰

(山西交通職業技術學院,山西 太原 030031)

0 引言

隨著近幾年工程項目建設的快速發展,給基建工程檔案管理工作提出了巨大的挑戰。基建工程檔案管理主要是將建筑工程從立項、施工至竣工整個過程進行整理以文字、圖紙、視頻等方式進行管理。管理的文件包括前期項目文件、設計、施工技術、監理以及竣工驗收書等。基建工程檔案能夠有效的反映建設項目整個真實的建筑過程。

1 基建工程檔案管理中存在的問題分析

1.1 檔案管理模式陳舊

大部分基建工程具有周期相對較長、階段多、涉及的部門廣泛等特點,從而給檔案管理工作造成巨大困難,并且在具體基建工程中還會出現延誤工期等因素,造成檔案管理不及時,容易出現差錯,引起檔案管理滯后,嚴重者甚至出現檔案分散、丟失等現象,給基建工程發展造成障礙。

1.2 檔案管理人員意識較差

在基建工程檔案管理中存在部分領導與管理人員對檔案管理的重要性意識不足,同時因為基建工程隊伍流動性相對較大,檔案管理人員不穩定,從而極易造成基建檔案管理工作脫節嚴重,引起部分檔案資料流向不清,還有就是檔案管理人員對工程施工的技術、流程等不了解,缺乏基建檔案管理的實踐能力,使得檔案管理在收集、整理和歸檔過程中出現不及時、不規范等現象,對檔案管理造成嚴重影響。

1.3 檔案管理制度存在不足

部分基建工程檔案管理制度不完善,沒有規范的檔案管理方法和具體的操作流程,并且基建檔案管理的每個環節都存在一定的缺陷。現階段,基建工程參建單位較多,沒有統一的檔案管理標準,其格式和內容也是五花八門,因此給檔案管理部門造成巨大困難。基建工程參建單位對檔案管理監管、檢查以及指導等職能嚴重不足,對基建工程檔案管理工作的實施造成影響。

2 針對基建工程檔案管理對策分析

2.1 創新基建工程檔案管理模式

完善的檔案管理模式對基建工程檔案管理工作的順利實施有重要作用,因此在檔案管理過程中需要嚴格按照管理程序、管理標準開展。檔案管理人員還需要對以往管理經驗進行總結,并結合新時期的具體要求對基建工程檔案管理模式進行創新。在對檔案管理創新中共分三個方面：第一,重視基建檔案的收集工作,將檔案管理工作中每個環節進行緊密相連,防止因為個別檔案資料不全而對整個管理工作的順利實施造成影響,基建檔案管理部門需要對管理工作進行全程跟蹤、監督和服務,并且加強對檔案管理工作的宣傳,制定合理的檔案管理模式,將流程和方法進行統一,在確保檔案無誤后才可進行歸檔和移交；第二,提升檔案管理質量,經過以上分析檔案管理中具有工期長、環節復雜等,對此檔案管理部門需要做好檔案管理的分類、編號、組卷以及保管等工作,嚴格按照基建檔案的形成規律實施,并且還需要與各參建單位時刻保持聯系,制定統一的操作規范,建立分類清晰、結構合理、內容完整的基建檔案管理模式；第三,在確保安全不會出現信息泄露的前提下,將紙質檔案轉換成電子文件,從而網盤、U盤等進行儲存,同時做好備份處理,防止因為潮濕、火災等造成基建工程檔案出現毀損、丟失等現象[1]。

2.2 提高檔案管理人員綜合素質

基建檔案管理部門需要定期組織檔案管理人員進行培訓,在培訓過程中不僅需要對其管理能力、操作規范等進行提高,還需要加強對管理人員思想、政治以及文化等綜合素質進行培訓,增強管理人員的法律意識和管理意識,在對基建檔案管理過程中一定要秉承認知負責的態度,在項目完結一部分后就應該及時對檔案進行歸檔、處理,防止出現“檢查資料時,檔案管理人員現場準備”現象發生。

同時加強與其他參建單位之間的溝通,引起其他單位檔案管理人才培養的先進理念,特別需要注意加強對基礎理論、知識和操作的學習,并充分利用網絡和計算技術,在基建檔案管理過程中做到與時俱進,成立電子檔案數據庫,從而提高檔案管理的準確性和管理效率[2]。

2.3 健全檔案管理體制

健全檔案管理體制是促進檔案管理工作有效實施的基礎,重視過程管理。在管理體制實施時需要做到以下三點：第一,在簽訂合同時,需要詳細記錄和說明移交檔案的質量要求、檔案數量以及具體的歸檔時間,同時制定基建工程合同制、監管制和契約等起到約束性作用,從而確保檔案的有效性實施監控和規范作用；第二,控制基建檔案管理工作與工程建設同步進行,在工程項目申請立項成功后需要馬上開展檔案的收集和整理。在工程竣工驗收過程中,也需要及時對文件歸檔驗收,檔案管理整個過程做到及時性和準確性,以此提高基建檔案管理的質量和效率；第三,在檔案管理過程中應按照“三納入”和“四同步”全面開展,其中“三納入”是指納入基建工程計劃、崗位責任制、基建工程規章制度；“四同步”是指基建工程立項、工程工作檢查以及工程建設進度、工程竣工同步。

結語：綜上所述,基建檔案管理不僅能夠體現出工程項目建設管理的全過程,同時還體現出檔案管理工作者愛崗敬業和認知負責的精神。經過上文分析可得,在基建檔案管理工作開展過程中需要不斷引進先進的管理制度,充分利用互聯網技術,加強檔案管理的準確性和安全性,從而為參建單位的發展提供理論基礎。因此,檔案管理工作能夠充分應用到基建工程管理中來。