新環境下如何創新工程建設檔案管理

孫靜雪

（大連建安工程建設監理有限公司 遼寧大連 116023）

1 理清檔案工作創新的整體思路

1.1 創新與繼承

雖然時代的進步使得一部分檔案管理方法和思路顯得傳統老套，但是舊有的檔案管理工作中還是存在著很多的可借鑒之處的，所以在進行工程建設檔案管理工作的時候必須以原有的理論精華為基礎，我們的檔案管理工作也經歷了較長的時間，擁有一定的歷史，形成了具有一定特色的方法和理論，我們在進行理論創新的時候不能忽略原有的理論基礎，在借鑒的基礎上進行創新，對原有檔案管理工作中的精華進行吸取和分析，結合當下的形式，實現很好地創新和繼承。

1.2 創新與實際

馬克思主義辨證方法論要求我們做任何事都應該立足于實際，具體問題具體分析，在進行檔案創新工作的時候也不例外，必須結合當下的實際，我們的檔案管理工作雖然經歷了較長的時間，但是和西方發達國家相比，檔案管理工作要想獲得長足和可持續的發展，必須在原有的基礎上進行創新，然而很多的單位在創新的時候存在一個誤區，即沒有緊密的結合當下的實際，不能很好地做到因勢利導，對當前的形勢缺乏充分而全面的認識，沒有立足于實際的創新是無法發揮出其實際作用的。

1.3 創新與實踐

創新是事物發展的第一動力，但是只有經過實踐檢驗的創新才是合格的創新，無論是理論方面的創新，還是方法方面的創新，都必須經過實踐的檢驗，在實踐中發現創新的不足和缺陷，并對癥下藥，做出具有針對性和可行性的解決對策，還要考慮到的是實踐方案是否真的具有可行性，最終實現創新效果的最大化。

2 建立電子文檔管理系統的思路

2.1 建立“電子文檔數據管理系統”

當今時代已經是信息社會，任何工作都離不開先進的科學技術和互聯網技術，檔案管理工作也不例外甚至是更有必要，電子文檔數據管理系統的建立勢在必行，電子文檔數據管理系統的正常運行和實際作用的發揮離不開具有綜合素質的電子文檔數據管理人才，電子文檔數據管理系統要注重數據庫的保密，防止數據和信息的泄露，以免造成難以挽回的后果。電子文檔數據管理系統具有數據量大、內容多樣、利用率較高的優點，應該得到普及和推廣。

2.2 組織建立和充分利用內部局域網

這是現代工程建設檔案管理工作必不可少的資源條件。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門要充分利用本單位的網絡資源建設自己的網絡，積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索，在方便工程建設檔案管理的同時為用戶提供更好的服務。

2.3 電子文檔的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為工程建設檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

2.4 開展在線服務

在信息化時代，我們要想調取和查看檔案，完全不必去檔案管理部門查看檔案原件，而是可以在互聯網上完成這一系列的工作，通過開展檔案在線服務可以使得有需要的人在家里、工作中就能完成檔案的查看，通過在線服務能夠極大的提高檔案管理效率，同時，出現錯誤和檔案損壞的概率也大大降低。

3 拓展服務領域的創新思路

3.1 打破信息服務的局限性思想，使信息服務社會化

就目前來說，工程建設檔案管理工作的服務對象已經發生了一定的變化，之前僅僅將服務對象局限在單位內的檔案，隨著社會的進步，服務對象已經轉向全社會。而且人們對不同的信息有著更為迫切的需求，各行各業對于信息十分重視，尤其是大數據技術的產生使得信息數據的重要性更加明顯的展現出來，因此對檔案信息管理的需求也自然增加。所以，檔案管理工作不要將服務對象僅僅局限在單位內部，促進信息服務的社會化。

3.2 將原有的被動服務變為更加主動的實體服務，發展檔案產業

長久以來，檔案管理人員都不能切切實實的發揮出檔案管理的職能和作用，在進行檔案管理工作的時候十分的被動和消極。不善于對檔案進行深入的數據分析和處理，對檔案的經濟效益和社會效益缺乏挖掘精神，總而言之最終導致檔案的信息價值得不到有效的發揮。所以為了發揮出檔案管理工作的實際價值和作用，必須增強檔案管理工作的主動性，將檔案管理當做一項真正的產業來做，實現檔案管理工作的產業信息化，讓檔案管理工作切實創造經濟效益，也切實為社會創造效益和便利。

3.3 加強工程建設檔案管理部門之間的聯合，實現信息資源共享

工程建設檔案管理工作并不是某一個部門的工作，而是需要不同的部門加強協調與合作，在緊密的合作之下，能夠很好地提升檔案管理效率，很多的檔案管理部門各自為政，缺乏一體化的管理思維，整體的優勢得不到有效的發揮，所以，當務之急是加強工程建設檔案管理部門的之間的聯系，加強信息資源的共享和公用，實現一加一大于二的效果。

3.4 注重信息反饋，深層次開發檔案信息

我們要想判斷檔案信息資源的開發利用工作是否成功，應該將反饋信息的整理分析作為主要的依據，仔細和深入的分析研究反饋仔細資源開發利用的結果，在此基礎上促進檔案信息的深層次開發和利用。

4 結束語

筆者在文章中對工程建設檔案管理工作創新的必要性和相關的措施進行了深入的探究和分析，創新不能脫離實際，而且必須要經過實踐的檢驗，并且要樹立檔案管理工作的產業化思維，發揮檔案管理工作的經濟價值和社會價值，當前我們國家缺乏檔案信息開發人才，所以，應該在高校設置相關的專業，進行專業人才的培養，為工程建設檔案管理工作輸送高質量的人力資源，使得工程建設檔案管理工作高效的展開。

[1]凌靈.論檔案管理中精細化管理思想的應用[J].經營管理者，2016（21）：44～46.

[2]曹娟，朱方林，朱大威.加強農業科研單位建設工程檔案管理的思考[J].江蘇農業科學，2015（05）：45～46.