檔案資源管理系統

趙婷婷

（中交一航局第一工程有限公司 天津 300456）

1 引言

檔案室從成立初期手繪登記簿管理檔案，到計算機廣泛應用通過office軟件進行檔案管理，再到電子時代，檔案管理系統成立檔案管理的得力助手。檔案管理系統從管理的精準度和檢索的高效等方面，都有很大程度的提升。為了提升檔案管理，我們選擇和軟件公司簽約，請檔案管理系統加盟公司檔案管理，通過對系統軟件程序的改變提供適合我們的最優解決方案。

檔案管理系統涵蓋了文件的歸檔、檔號的編輯、檔案的檢索、檔案的保管、檔案的移交，最終到鑒定銷毀全業務流程。檔案管理涵蓋的信息量大，可以根據最醒目的內容進行檢索，就能呈現與其相關的全部檔案內容，不但提升了檔案管理的效率，而且讓檔案檢索更簡潔完整，讓檔案管理充滿智慧。檔案管理系統就像一顆大樹，主干、枝干、分支和細葉，細葉越繁盛分支就會越茂勝越濃密。

2 綜合檔案管理系統

2.1 科技檔案

建筑單位的科技檔案是檔案管理這棵大樹上最濃密的一個枝干。科技檔案管理員根據科技檔案的管理要求，為科技檔案布置了十二個分支：①科技類；②基本建設類；③設備類；④科學研究類；⑤工程類；⑥工民建工程類；⑦環境保護類；⑧經營管理類；⑨船舶建造類；⑩聲像檔案；11○論文類；12○電子檔案。

（1）科技類檔案包括：綜合性技術規劃、經濟總結和綜合性技術管理文件、本單位編輯出版的技術刊物，技術手冊、技術教材及重要的翻譯文獻、學術交流和技術會議文件、涉外活動和國內外考察報告等技術文件、電子計算機應用和開發、管理體系文件等。科技類檔案隨時查閱隨時歸檔，是工程管理的重要組成部分，把控著公司工程管理的思路和脈絡。

（2）基礎建設類檔案包括：生產性和輔助性建設項目、公共福利建設項目、住宅建設項目（企業產宿舍）、專用（人防）工程等。

（3）設備類檔案包括：電子儀器、船舶、機械等。

（4）科學研究類檔案包括：課題研究、技術開發項目、檢查與檢查、科技成果等。

（5）工程類檔案包括：碼頭、堤岸、船排工程、船塢工程、船廠工程、過船建筑物、大型蓄水池工程、大型取水池工程、導航站、觀測站、疏浚、境外工程等。

（6）工民建類工程檔案包括：房建、電站、公路、橋梁、隧道、機場、市政、鐵路、地基處理等。

（7）環境保護類。

（8）經營管理類包括：招投標文件、企業定額、施工圖審查等。

（9）船舶建造類。

（10）聲像檔案包括：聲像文件、照片文件、錄像文件、錄音文件等。

（11）論文類。論文檔案是一公司技術中心根據每年的工程項目經驗，總結而成的論文，具備很強的實用價值。

（12）電子檔案的采集和內容的完備，正在跟進日常檔案的利用和重要程度不斷補充。電子檔案的不斷豐富和完善，是重要檔案資源的異地備份的基礎要求。

工程檔案內容量很大，范圍很廣，包含工程施工和管理的各個領域，而且聲像資料的歸檔對歸檔介質的穩定性要求比較高，保證數據永久能夠打開，照片有專門歸檔的照片相冊，歸檔資料盒也都按要求從檔案室領用檔案裝具。工程檔案已經做到：電子檔案與紙質檔案歸檔同步，數字化信息庫更新中。

2.2 文書檔案

文書檔案保管的是歷年公司轉發集團、局和公司管理下發的紅頭文件。歸檔資料形成案卷后，為每個資料盒建立檔案號，每個檔案盒內又有盒內目錄，歸檔、管理和檢索步驟清晰。檔案管理系統，大大減少了檔案利用過程中，檢索的時間和步驟，不但提升檔案利用率，更提升了檔案的價值。

文書檔案主要根據發文時間、發文部門、發文號進行檢索如：人力資源部【2012】7號。知道這三項，文書檔案的檢索就簡單、便捷、準確。現在辦公軟件已經做到和檔案管理軟件相關聯，辦公室可以通過辦公軟件進行歸檔，檔案管理員進入檔案管理系統可以直接進行歸檔資料進行管理，不斷更新檔案室數字化信息庫。

2.3 財務檔案

檔案室給入檔財務資料一個編碼，一個具體的位置，主要根據財務檔案的歸檔時間、案卷題名和歸檔單位進行檢索。財務檔案題名包括：總賬、明細賬、會計報表、固定資產明細賬、多欄賬、會計憑證現金盤點、現金賬、現金日記賬、工資單、退休職工工資單、會計憑證、收付轉憑證等，財務部工作人員會根據工作要求查閱或借閱檔案，完成公司財務管理部的工作需要。

財務系統在工作中的應用比檔案系統更早很多年，現在天津濱海新區有自己的財務管理系統，財務系統的數字化信息備份由濱海新區系統管理中心完成，一公司歸檔的是工作過程中形成的會計憑證和報表，以備日常工作中的查詢和使用。

2.4 榮譽檔案

榮譽檔案是一公司作為建筑單位為業主著想，發揮自己的優勢，專心工作，得到國家和社會的認可和肯定，這些榮譽不僅印證著我們的工作態度和工作水平，更是當今這個時代的印跡。榮譽檔案也是檔案室里最有色有型的檔案，更提升斗志陶冶情操的好地方：一個個形狀各異的獎杯、一面面大小不一的錦旗、一件件溫馨祥和的工藝品、一座座斗志昂揚的小雕像、一張張版面不同的獎狀、一打打貼著照片的證書，都整齊的擺放在榮譽檔案展示柜里。每一份獎狀和證書都有它們的擺放位置、編碼和歸檔時間，便于檔案保存和管理。

現在歸檔的榮譽都已照片形式備份在檔案管理系統里，檔案管理系統支持上傳照片和視頻，完成檔案資源的管理。榮譽檔案數字化信息是所有檔案信息里最美噠。

2.5 法律檔案

法律檔案沒有時間要求，一個案件從起訴到執行完畢，法律事務部根據具體情況和安排進行歸檔，檔案查閱量不大，但組卷時間較長，涉及到的保密信息較多，工作中需要吸收的教訓需要進行討論，并引起注意。

法律檔案的數字化進程正在進行中。

2.6 審計檔案

審計檔案歸檔也是針對一個審計內容形成的資料，這個題名的審計內容結束，審計部門就可以根據工作安排歸檔。我單位分別在每年6月份和12月份完成審計資料歸檔2次。

審計檔案的數字化進程正在進行中。

檔案資源的數字化主要是為了檢索和使用方便，也在很大程度上保護了對檔案原件的完整，更大程度的提供了檔案資源的價值。

3 檔案信息的數字化和異地備份

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅相對節省了占地空間，而且檢索速度極佳。數字化使檔案歸檔后盡快提供利用，將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，異地備份就是建立在檔案信息數字化的基礎上。

5·12四川汶川大地震不僅奪去了數萬人生命，摧毀了無數房屋財產，也嚴重地破壞和威脅著檔案，我們也意識到一定要對重要檔案進行異地備份。2009年在上海召開的全國檔案館工作會議指出，為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。對紙質檔案、重要的音頻視頻檔案進行數字化，還需要對需要歸檔的電子文件進行指導接收，檔案異地備份工作的后期管理問題，都需要相關部門約定。而且檔案資源的數字化已不單單是為了檢索方便，更是要為社會所用，從而有效的記錄人類在現階段的生存狀態和生活信息。

4 結語

紙制檔案與電子檔案并存，檔案利用高效又便捷。現在，全球化的進程加快，生活中人們行為越來越多樣化，檔案資料的形成、管理和保存也跟著越來越便利快捷，越來越詳盡，檔案的妥善保存和檔案資源的高效利用尤為重要。