房產(chǎn)交易檔案管理與信息化建設(shè)之我見

■姜 偉

臨沂市房產(chǎn)交易管理中心

房產(chǎn)交易檔案是房產(chǎn)管理部門在實(shí)施房屋權(quán)屬登記等房產(chǎn)管理工作中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，具有專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性和法律憑據(jù)性，一般以手工處理的紙質(zhì)檔案或單擊用戶信息化檔案居多。近年來，隨著城市化進(jìn)程的加快和住房保障體系的建設(shè)完善，房產(chǎn)交易檔案數(shù)量激增，利用率也大幅度提高，并日益暴露出效率低下、查閱不方便、共享困難的弊端，舊的檔案管理模式已不能適應(yīng)房產(chǎn)工作的發(fā)展需要。因此，各級房產(chǎn)管理部門借助于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步把房產(chǎn)交易檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向信息化、現(xiàn)代化傾斜，建立集房產(chǎn)交易檔案信息收錄、檢索、利用等多功能于一體的房產(chǎn)交易檔案信息系統(tǒng)，以最大限度地提高房產(chǎn)交易檔案的利用率。

1 房產(chǎn)交易檔案管理信息化的含義

房產(chǎn)交易檔案管理信息化是指在房產(chǎn)交易檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫和多媒體存儲等現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)。即是指房產(chǎn)交易檔案的管理模式從以面向紙質(zhì)檔案等實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以房產(chǎn)交易檔案資源的數(shù)字化信息向社會(huì)提供服務(wù)為中心的轉(zhuǎn)變，建立一個(gè)有序的房產(chǎn)交易檔案數(shù)據(jù)庫，將各類房產(chǎn)交易檔案資源以電子信息的形式進(jìn)行存儲，以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行共享，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2 房產(chǎn)交易檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息數(shù)字化的普及和應(yīng)用，動(dòng)搖了房產(chǎn)交易檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念，為房產(chǎn)交易檔案管理信息化建設(shè)搭建了一個(gè)良好的平臺。房產(chǎn)交易檔案管理信息化技術(shù)日臻成熟，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比具備更多的優(yōu)點(diǎn)。

第一，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)交易檔案數(shù)字化存儲，將各類房產(chǎn)交易檔案資源轉(zhuǎn)化為能直接被計(jì)算機(jī)識別和處理的數(shù)字化電子信息，將紙質(zhì)檔案實(shí)體和日常工作利用分離開來。檔案實(shí)體一般被作為原始憑證入檔案館保存，從而減少了對紙質(zhì)檔案實(shí)體的利用率，便于對檔案實(shí)體的存儲和保護(hù)。

第二，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)交易檔案信息化管理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，借助計(jì)算機(jī)可以對數(shù)據(jù)中的每一個(gè)產(chǎn)權(quán)要素進(jìn)行檢索，為房產(chǎn)交易檔案的查詢、利用帶來了極大的便利，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)手工調(diào)閱查詢信息向計(jì)算機(jī)查詢信息的轉(zhuǎn)變。

第三，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)交易檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，建立房產(chǎn)交易檔案信息系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息傳遞和交流，在縣市區(qū)房產(chǎn)管理部門之間實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)交易檔案資源共享，極大地提高了工作效率。

3 房產(chǎn)交易檔案管理信息化的現(xiàn)狀

房產(chǎn)交易檔案管理信息化這一概念由來已久，房產(chǎn)交易檔案管理部門并不陌生。一般情況下，檔案管理部門都配備了計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)備，建立了相應(yīng)的房產(chǎn)交易檔案信息系統(tǒng)，但并不完善，有的僅僅局限于對房產(chǎn)交易檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)單機(jī)輔助管理，詳細(xì)的查閱仍以紙質(zhì)檔案為主。有的雖能利用互聯(lián)網(wǎng)將房產(chǎn)交易系統(tǒng)產(chǎn)權(quán)信息歸集整理到房產(chǎn)交易檔案信息系統(tǒng)，但不能實(shí)現(xiàn)資源共享。由此可見，房產(chǎn)交易檔案管理信息化建設(shè)由于受各種條件的限制，實(shí)現(xiàn)得并不理想，亟待改進(jìn)和完善。

4 對房產(chǎn)交易檔案管理信息化建設(shè)的建議

實(shí)踐證明，房產(chǎn)交易檔案管理信息化建設(shè)是正確的，是符合房產(chǎn)發(fā)展需要的。它不但將高新技術(shù)引入房產(chǎn)交易檔案管理工作，更新了房產(chǎn)交易檔案管理模式，還將房產(chǎn)交易檔案推上了互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)交易檔案資源的共享。房產(chǎn)交易檔案管理信息化建設(shè)必須長期堅(jiān)持下去，并逐步地提高和改善。

4.1 對房產(chǎn)交易檔案信息化建設(shè)給予高度重視

首先，要從思想上充分認(rèn)識到房產(chǎn)交易檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性。房產(chǎn)交易檔案管理信息化是解決房產(chǎn)業(yè)務(wù)日益增多，檔案利用頻率加快等問題，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、工作程序簡化的必要手段。其次，在工作實(shí)踐中要重視房產(chǎn)交易檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施配套建設(shè)，確保房產(chǎn)交易檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施符合要求。

4.2 建立完備的房產(chǎn)交易檔案信息歸集系統(tǒng)

完備的房產(chǎn)交易檔案信息歸集系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)交易檔案信息化管理的基礎(chǔ)和核心。現(xiàn)有房產(chǎn)交易檔案一般可分為兩大類，即文本檔案和圖片檔案。房產(chǎn)交易檔案信息化就是要對這兩大類檔案進(jìn)行數(shù)字化歸集處理，一方面要將房產(chǎn)交易系統(tǒng)中的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)交易檔案信息系統(tǒng)，另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將圖片資料以電子信息的形式歸入房產(chǎn)交易檔案信息系統(tǒng)，兩方整合后，方能形成房產(chǎn)交易檔案數(shù)據(jù)庫。

4.3 獎(jiǎng)勵(lì)高效的房產(chǎn)交易檔案信息檢索系統(tǒng)

有完備的房產(chǎn)交易檔案信息歸集系統(tǒng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。房屋交易產(chǎn)權(quán)要素多，涉及面廣。根據(jù)不同業(yè)務(wù)的不同特點(diǎn)，查詢者對房產(chǎn)交易檔案的信息要求也不盡相同。如何快速有效地獲得所需信息是房產(chǎn)交易檔案管理信息化建設(shè)的另一項(xiàng)重要工作。

4.4 打造高素質(zhì)的房產(chǎn)交易檔案管理人員

房產(chǎn)交易檔案管理信息化建設(shè)需要不斷優(yōu)化與完善，這是一項(xiàng)長期而系統(tǒng)的工程。這就要依賴于檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整和工作素質(zhì)的提高。因此，需要對檔案管理人員進(jìn)行全面、系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)和檔案信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)。

5 房產(chǎn)交易檔案管理改進(jìn)意見

隨著房地產(chǎn)市場的繁榮發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案日益增多，不少城市的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理面臨著內(nèi)容增長快而庫房空間緊的難題。

5.1 非屬歸檔文件大量充斥。根據(jù) 2001 年建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》第八條規(guī)定 ：下列文件材料屬于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的歸檔范圍。

（1）房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)的證明和文件，包括 ：① 房地產(chǎn)權(quán)利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人代理人的身份證明、授權(quán)委托書等 ；② 建設(shè)工程規(guī)劃許可證，建設(shè)用地規(guī)劃許可證，土地使用權(quán)證書或者土地來源證明，房屋拆遷批件及補(bǔ)償安置協(xié)議書，聯(lián)建或者統(tǒng)建合同，翻改擴(kuò)建及固定資產(chǎn)投資批準(zhǔn)文件，房屋竣工驗(yàn)收有關(guān)材料等；③ 房地產(chǎn)買賣合同書、房產(chǎn)繼承書、房產(chǎn)贈(zèng)予書、房產(chǎn)析產(chǎn)協(xié)議書、房產(chǎn)交換協(xié)議書、房地產(chǎn)調(diào)撥憑證、有關(guān)房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的上級批件、有關(guān)房產(chǎn)的判決、裁決、仲裁文書及公證文書等；④設(shè)定房地產(chǎn)他項(xiàng)權(quán)利的有關(guān)合同、文件等。

（2）房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖，包括：房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。

（3）房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括：房產(chǎn)登記申請書、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計(jì)算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產(chǎn)稅費(fèi)收據(jù)存根等。

（4）反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括：統(tǒng)計(jì)報(bào)表、攝影片、照片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等。

（5）其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括 ：房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊、表、卡等。

鑒于房地產(chǎn)評估報(bào)告、房產(chǎn)測繪報(bào)告不屬于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案歸檔范圍，筆者建議，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)不應(yīng)當(dāng)予以歸檔保存，應(yīng)該分別交由估價(jià)機(jī)構(gòu)、測繪機(jī)構(gòu)自行妥善保管；其他類似的文件、資料，檔案管理機(jī)構(gòu)認(rèn)為沒有保存價(jià)值的，也可不予以歸檔保存，或做銷毀，或作為資料備查。