加強(qiáng)高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的探析

■ 孫吉榮

德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 山東德州 253000

前言

高校檔案就是投身到教學(xué)、科研、管理、基本建設(shè)等教學(xué)活動(dòng)，直接形成的對(duì)學(xué)校、社會(huì)與師生員工具有保存價(jià)值的不相同文字、圖表、聲像等不一樣的形式、不一樣載體的歷史記錄。高校檔案是對(duì)學(xué)校的發(fā)展歷程進(jìn)行的記錄與反映，是對(duì)學(xué)校教育質(zhì)量與管理水平進(jìn)行評(píng)估與衡量的關(guān)鍵依據(jù)。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的數(shù)字化是高等學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

1 高等學(xué)校檔案管理信息化的意義

在學(xué)校檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃與組織下，在進(jìn)行管理檔案中，先掃描同時(shí)進(jìn)行加工處理檔案，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行管理、利用、統(tǒng)計(jì)與開(kāi)發(fā)檔案信息資源，設(shè)立檔案資源信息庫(kù)，做到檔案的管理信息化，更好利用檔案，這就是高等學(xué)校檔案管理信息化。在高校檔案管理服務(wù)質(zhì)量上，檔案管理水平上，檔案管理工作效率上都能起到更好的提高作用，能更加方便且快速和更高效地服務(wù)于學(xué)校的管理、教學(xué)、科研。作為高等教育信息化建設(shè)的不可缺少的組成部分，檔案管理信息化成為高等學(xué)校的更加完善管理更科學(xué)的體現(xiàn)。為了能更快發(fā)展高等學(xué)校檔案事業(yè)，在檔案信息的數(shù)字化、檔案管理的科學(xué)化、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化上，高校檔案管理的需要加快速度。

2 高等學(xué)校檔案信息化管理期間存在的問(wèn)題

2.1 沒(méi)有足夠重視，不健全的管理體制

比較于教學(xué)、科研等工作，高等學(xué)校的檔案管理工作通常被看做不是主要的工作。無(wú)聲無(wú)息，不張揚(yáng)是檔案管理形成的工作方式，學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)通常不是很重視檔案的工作。在宣傳檔案上的強(qiáng)度不夠，不少人認(rèn)為紙質(zhì)就是檔案。當(dāng)代將檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與工作人員分配到高校檔案館（室），然而檔案管理、人員配置的具體制度上存在缺陷，導(dǎo)致檔案管理工作目前主要內(nèi)容是收集和記錄表面階段，低效率管理和利用檔案，趕不上當(dāng)代信息化校園管理的腳步。

2.2 缺少投入經(jīng)費(fèi)，基礎(chǔ)設(shè)施配備不全面

現(xiàn)代已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案的載體呈現(xiàn)出各種各樣，檔案資源的信息化趨勢(shì)也越來(lái)越強(qiáng)。在當(dāng)代辦公的基礎(chǔ)上，需要將信息化技術(shù)引進(jìn)來(lái)，然后管理需要系統(tǒng)化。即使將計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)的檔案設(shè)備分配在高校檔案館（室），然而對(duì)于信息化資源管理、利用的需求是不能達(dá)到的。缺少投入檔案管理工作經(jīng)費(fèi)，造成缺乏檔案管理系統(tǒng)軟件、掃描儀、數(shù)據(jù)處理等設(shè)備，造成檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理不能成為現(xiàn)實(shí)，檔案工作還是停留在原地。

2.3 缺少檔案信息化領(lǐng)域?qū)I(yè)人才，信息化技術(shù)力量不雄厚

現(xiàn)階段，多數(shù)是兼職人員、轉(zhuǎn)崗人員從事高等學(xué)校檔案員，和專業(yè)不相符合，造成高校檔案人員具有的系統(tǒng)的檔案與信息技術(shù)專業(yè)理論知識(shí)與技能并不突出，阻礙了進(jìn)一步提高管理檔案的水平。縱使掃描原始紙質(zhì)檔案材料，然而在進(jìn)行處理數(shù)據(jù)與管理數(shù)據(jù)庫(kù)上的速度無(wú)法保持一致，不能進(jìn)行科學(xué)合理地進(jìn)行管理，對(duì)于高等學(xué)校檔案信息化發(fā)展的需求不容易實(shí)現(xiàn)。

3 加快高等學(xué)校檔案信息化管理的策略

3.1 增強(qiáng)認(rèn)識(shí)高等學(xué)校檔案管理，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行建立、健全

作為學(xué)校發(fā)展的重要組成部分之一的高校檔案管理工作，對(duì)于檔案管理工作的重要性，高等學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上需要進(jìn)一步提高，在宣傳力度上也需要進(jìn)一步提高，對(duì)于管理高校檔案的工作需要引起重視。在黨委或校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)、檔案行政管理部門管理與各學(xué)院、部門積極參與的三級(jí)管理目標(biāo)責(zé)任制需要進(jìn)行建立起來(lái)，實(shí)現(xiàn)“三納入”“四同步”，在學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃、管理制度、相關(guān)人員的職責(zé)范圍內(nèi)涉及到檔案管理工作。建設(shè)信息化校園中涉及檔案信息化建設(shè)，建立長(zhǎng)效機(jī)制，保證建設(shè)高校檔案館（室）的發(fā)展能更長(zhǎng)遠(yuǎn)。

3.2 提高投入經(jīng)費(fèi)，提高建設(shè)檔案管理的硬件設(shè)施

在某些高等學(xué)校檔案管理的相關(guān)辦法中提出了明確的要求：要將檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)施設(shè)備分配到檔案機(jī)構(gòu)中，需要專門建立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為了能快速建立數(shù)字化檔案館（室），保證檔案信息化建設(shè)的速度能和學(xué)校的數(shù)字化校園建設(shè)的速度一致。在提高高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)上，需要提高投入經(jīng)費(fèi)，設(shè)置好檔案管理信息化管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化硬件設(shè)備，另外，為了能順利開(kāi)展檔案信息化建設(shè)需要適時(shí)升級(jí)、更新?lián)Q代多媒體設(shè)備。

3.3 對(duì)檔案員隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，提高信息化技術(shù)力量

在開(kāi)發(fā)高校檔案人力資源上，引入人才，并增強(qiáng)培訓(xùn)，將擁有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的復(fù)合型人才引入到檔案員隊(duì)伍中，對(duì)現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行改善。另外，對(duì)現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)骨干要加強(qiáng)培訓(xùn)，多鼓勵(lì)，營(yíng)造更好的學(xué)習(xí)氛圍，使檔案員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)能繼續(xù)提升，培養(yǎng)出一批復(fù)合型人才。檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)就是加大建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)。首先需要建立檔案文件目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)，其次對(duì)于檔案的數(shù)字化工作進(jìn)行開(kāi)展，最后就是設(shè)置高質(zhì)量的全文信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案的信息化管理得以實(shí)現(xiàn)，這就是三步走戰(zhàn)略。

4 結(jié)語(yǔ)

在高校中，管理檔案是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，牽涉很多方面，例如學(xué)校的教學(xué)、科研、管理、師生服務(wù)等。對(duì)于檔案管理的觀念需要繼續(xù)更新，需要更加注重和投入高校檔案工作，將檔案專業(yè)和信息化技術(shù)人才積極引入到其中，進(jìn)行科學(xué)布局、科學(xué)籌劃、協(xié)調(diào)發(fā)展，推動(dòng)高校檔案管理工作更好地發(fā)展。