提升高職院校辦公室管理服務效能的路徑探析

■ 張江濤

宿遷澤達職業技術學院

前言

高校的辦公室部門是學校重要的管理部門，為了保障學校各項工作的有序進行，需要提升辦公管理的服務效能來改善學校的服務質量。當前，在高職院校的辦公室管理工作中仍然存在一些問題，需要學校方面采取正確的管理措施來提高辦公室管理的服務效能，保證學校各項管理工作的高效運行。

1 提升高職院校辦公室管理服務效能的意義

1.1 高職院校辦公室管理的現狀

當前，一些高校管理人員的服務意識有待提高。由于學校辦公室管理的工作較為繁雜，某些管理人員沒有運用創造性的服務意識開展管理工作，使辦公室服務處于被動狀態，不會主動的處理事務，導致管理工作的效率低下。同時一些學校缺乏完善的崗位責任制度，導致辦公室的工作人員不了解自身應完成的工作內容以及自己的崗位職責。在工作中易出現拖延、混亂的問題，當出現緊急事務需要處理時也不能夠采取正確的做法加以解決。此外，由于信息技術的快速發展，許多高校的辦公室管理已經逐漸朝著信息化的方向發展，此種利用網絡技術平臺進行辦公室管理的方法對管理人員提出了更高的要求，一些管理人員自身的綜合素質較低，缺乏責任心與為人民服務的精神，同時也沒有熟練地掌握計算機技術，導致辦公室管理工作不能夠高效地進行。

1.2 提升辦公室服務效能的意義

高職院校不斷地提升辦公管理的服務效能是保障學校得以穩定、長久發展的必要途徑。辦公室管理的工作主要是協助學校領導開展校園建設的各項活動，并且辦公室承載著聯系上下級、協調各學校部門的作用，是學校重要的運行樞紐。此外提升辦公室服務效能可以更好地協調各部門之間的職責權限，有序地組織各項工作的落實。

2 提升高職院校辦公室管理服務效能的具體途徑

2.1 增強管理人員的服務意識

辦公室管理工作的目的是為了給師生提供更好的服務，為學校培養人才、順利進行科研等工作提供有力的保障。因此提高辦公室管理服務效能首先要增強辦公室管理人員的服務意識，要求工作人員樹立為人民服務的意識，及時了解老師與學生真正的需求，進而明確辦公服務的內容，切實地為老師與學生提供高質量的服務，保障學校各項政策的順利落實。此外，辦公室的辦事窗口是體現學校形象的重要場所，工作人員要秉承著熱情有禮、勤于奉獻的原則友好地接待辦事人員，并且不能有拖延、推脫之心，將各項工作按時、按要求地落實到位，保障學校各項科研工作的順利進行，進而提高辦公室的服務水平。例如學校可以在辦公室的墻壁上貼上“全心全意為人民服務”“用微笑待人”等標語，使工作人員在潛移默化中提高自己的服務意識。

2.2 完善辦公室管理制度

完善辦公室管理制度是有效提高辦公室管理服務效能的重要內容。在學校完善辦公室管理制度的過程中，首先要結合學校的實際情況與發展目標來制定出具備適應性與科學性的管理制度，在辦公室管理制度中要明確各個崗位的工作內容與職責，并規范辦事流程，以保障辦公室管理的各項工作都能按照相關規定進行辦理。并且要將辦事流程發布到學校的官方網站上，讓所有的師生與管理人員明確相應事項的辦事步驟。此外，要明確崗位責任制度。為了提高辦公室工作人員的責任心與積極性可以引進相應的考評機制。將辦公室各項工作落實到位，充分發揮工作人員在崗位中的積極作用，最大限度地提高辦事效率。在進行服務效能的考評機制時，學校要定期組織辦公室管理人員對考評結果進行總結與反思，對考評結果不理想的工作人員進行一定的懲罰，同時對表現優異的管理人員給予獎勵，有效地提高工作人員的工作效率，促進各項辦公室管理工作的高效開展。

2.3 提高管理人員的綜合素質

辦公室管理人員的綜合素質直接影響了辦公室管理工作的質量，因此，為了有效地提高辦公室服務效能，需要加強對管理人員的培訓。對管理人員的培訓內容要包括以下兩個方面：一是幫助工作人員加深對自己工作內容的認識，提高業務水平，并積極學習國家或學校頒布的有關學校管理的政策或制度，豐富自己的知識儲備，以便更好地完成辦公室管理的工作。二是要增強服務意識，轉變工作觀念，切實地為老師與學生提供各項服務。工作人員通過這兩項內容的學習可以有效地提高自身的綜合素質，進而提升辦公室管理的服務效能。

2.4 加快辦公室管理的信息化建設

現階段，高職院校的辦公室管理已經具備自動化與信息化的特點。利用計算機與網絡技術可以為老師與學生提供更加全面、高效的服務。同時，辦公室的自動化管理還可以減少人力、物力的消耗，極大地提高辦事效率。為了加快辦公室信息化的建設進程，需要管理人員具備熟練應用計算機與其他硬件設施的能力。因此，學校要定期組織管理人員參加有關計算機辦公軟件的學習，學會通過郵件、網絡平臺等信息化工具進行高效的辦公。高職院校的辦公室管理人員可以通過網絡平臺增加與師生之間的交流，及時了解師生對學校管理工作的意見與建議，進而改進辦公室的管理工作，同時還可以通過網絡平臺發布有關學校各項工作的信息，使全體師生及時了解學校的動態，便于辦公室管理工作的順利開展。因此高校的辦公室管理方式正在朝著多元化的方向發展，管理人員要緊緊圍繞為人民服務的理念，將學校管理的各項工作進行合理的規劃與落實。

3 總結

綜上所述，高職院校應從完善辦公室管理制度、提高管理人員的綜合素質、創新辦公室管理的服務方式等幾方面入手來有效地提高辦公室管理的服務效能。同時要落實好相應的監督機制，以保障辦公室管理的各項工作落實到位，進而促進學校各項工作的有序、高效進行。