新形勢下做好企業檔案管理工作的策略探析

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引言

檔案內容記錄了企業生產經營活動和戰略規劃的方方面面，是最可靠、最齊全的信息數據。在新形勢下，完善對企業檔案的管理工作能夠簡化檔案實體整理，加強對企業商業機密的全過程保護，提高檔案信息檢索與利用效率，從而為企業的科學決策提供支持。

1 新形勢下企業檔案管理工作的現狀

在社會主義市場經濟的背景下，盡管我國的企業已經紛紛建立其自身的檔案室，但是其管理制度和體系還存在一些不盡如人意的地方，需要進一步加以完善。首先，大部分企業的領導缺乏對檔案管理的重視程度，沒有充分認識到檔案資源作為企業重要的戰略資源在市場競爭中的突出作用。在實際的工作中盲目性和隨意性突出，難以規范和約束自身的借閱行為，限制了現代企業檔案管理的優化。其次，部分企業仍然固守傳統的檔案管理機制，不能給予檔案工作人員充分的資源分配權，并且缺乏必要的信息化和智能化輔助工具，導致檔案在收集、整理、歸檔、歸納等多個環節效率低下，其相關工作被打上“高成本、低收益”的標簽。最后，檔案管理隊伍的缺陷也是新形勢下做好企業檔案管理工作的“瓶頸”之一。部分企業的檔案管理人才結構老齡化明顯，普遍缺乏良好的信息素養和先進的知識儲備，難以適應數字化時代的需求，掣肘了企業的長遠發展[1]。

2 新形勢下做好企業檔案管理工作的策略

2.1 深化對檔案管理工作的認識

在新形勢下，優化企業的檔案管理工作，需要加強對檔案工作的領導能力，客觀全面地看待檔案管理工作在企業生產經營中的重要價值和作用，制定契合企業戰略發展目標的短、中、長期實施方案，并建立權責一致、獎懲分明的長效機制，保證檔案室、查閱室以及辦公室的分工明確，為企業檔案管理機制的完備鋪平道路。為了有效彌補傳統“粗放式”管理模式帶來的缺陷，促進企業的長遠發展，需要企業的檔案管理人員樹立“精細化”管理的理念，找到正確的關鍵點和切入點，依托先進的信息技術手段，推動檔案管理活動主動參與到企業價值增值性管理環節之中，實現管理對象知識化，打造智慧型檔案管理。與此同時，還要加強企業領導對檔案管理工作的理解和重視，提高對檔案管理的人力資本與物資資本的投入水平，完善基礎設施配置，完善各級檔案人員的知識框架體系，進而有效提高企業檔案管理的工作效率和質量。

2.2 加快檔案信息化建設的步伐

隨著數字化時代的到來，信息的規模和傳播速度呈現暴增的態勢，企業檔案管理信息化的建設已經成為現代企業競爭的標志之一。提高檔案管理的信息化、智能化和網絡化水平，需要企業在檔案管理組織中增設首席專家，充分利用“數據資產”，實現管理職能的統籌和重構，獲取資源分配優勢，以加快檔案管理組織向決策支持型職能單位轉型的步伐。其次，檔案管理工作人員要提高對信息技術掌握的熟練度，依托網絡平臺實現跨時空的檔案資源記錄、驗證與服務，重視檔案服務的協同效應與檔案管理的非線性增進，促進企業職工之間信息資源的交叉獲取與利用，以滿足企業檔案的有序流通需求。最后，檔案管理人員要對信息辨別、篩選和評估能力，將各種智能輔助工具與企業的檔案管理需求和規律結合起來，深入挖掘檔案資源背后隱藏的規律和模式，發揮現代化檔案管理組織在企業中的“智腦”作用，為企業的戰略決策提供支持。

2.3 強化檔案管理人員隊伍建設

檔案管理人員是檔案管理中最為活躍的因素，強化對其的隊伍建設，能夠從整體上提高企業檔案資源的利用效率，促進企業的可持續健康發展。一方面，企業的領導層和管理層，要依據自身的業務狀態與行業特征，加強對現有檔案管理人員的培養，提供經驗交流、繼續學習、講座會談等一些類培訓機遇，提高科技檔案、會計檔案、文書檔案等不同類型的管理質量和效率，提高對信息技術的理解、運用和掌握程度，打造復合型檔案管理人才，以提高企業的核心競爭力。另一方面，企業要注重從社會吸納具備先進檔案管理知識和信息技術知識、豐富從業經驗、國際交流經驗與管理系統使用經驗的高素質人才，配置具有社會吸引力的薪酬與福利待遇，并完善績效管理機制，調整組織結構，促進人員適當比例的流動，在推動企業檔案管理革新，提高檔案資源利用效率的同時，激發企業檔案管理人員的工作積極性和熱情。

2.4 健全企業檔案管理規章制度

在新形勢下，提高企業檔案資源的利用效率，使其轉化為經濟效益和社會效益，需要建立健全相應的規章制度。檔案是企業重要的信息資源，是企業生存和發展的基礎和保障，能夠為企業的戰略決策提供重要依據，在企業的現代化建設過程中，其檔案管理工作應該依據國家頒布的相關法律法規嚴格執行，貫徹落實《檔案法》《檔案法實施辦法》等相關規定，依法加強企業檔案管理該功能工作，促進法律意識和法治觀念的深入人心。其次，企業要依據實際檔案管理工作的真實情況，結合新形勢下檔案工作中出現的新問題和新要求，完善相應的規章制度和管理標準，制定有關管理辦法和實施細則，建立完備的監督體系和分工制度，促進檔案鑒定、保密等工作的有效落實，使檔案管理工作逐步走上規范化、標準化的軌道[2]。

3 結論

綜上所述，在新形勢背景下，企業要充分重視檔案管理的重要價值和作用，完善基礎設施配置，注重人才結構調整，健全規章制度和長效機制，充分利用檔案資源和人力資源，促進企業經濟效益和社會效益的全面提升。