論企業文書檔案傳統與現代的管理

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前言

檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，通過建立崗位管理制度和人員聘用制度，創新管理體制，轉換用人機制，整合人才資源，凝聚優秀人才，按照崗位設置科學、運行管理規范、職務能上能下、待遇能高能低的改革方向，建立適合本單位各類人員特點的崗位管理制度，逐步實現由身份管理向崗位管理的轉變，調動各類人員的工作積極性，促進企業發展。

1 企業文書檔案管理的理論研究

1.1 做好檔案管理工作的重要意義

企業的檔案是一個企業經濟、科技、管理信息的重要組成部分，加強對企業檔案管理工作的重視，有利于推進企業的技術進步與產品生產。企業檔案管理工作是保障企業經濟效益的一個有效方法，合理完善檔案管理工作可以對企業的長久發展起到積極的推動與促進作用。企業檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領域的活動，也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，而是需要企業所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項事業。做好檔案管理工作是一個企業健康發展的需要，檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，能全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式。決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。對此,需要企業管理相關部門能夠正確認識檔案及檔案管理的重要性,探究切實有效的應對策略來處理檔案管理問題,從而真正提高檔案管理的有效性,保障檔案的完整性,使檔案能夠成為企業或政府部門的重要信息資源。

1.2 進行數字化檔案管理的重要意義

隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作量的不斷增加，檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴峻。信息化時代的到來，使人們對信息資源的需求不斷增加，對信息深度和準確度的要求不斷提高，檔案管理的數字化建設已經成為加快國家信息化步伐和發展我國檔案事業的需要。如果還不重視數字化檔案館的建設，不能在網絡上有效地傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。現代化的檔案管理也是在計算機技術的基礎上發展而來的管理模式，使傳統檔案管理工作得到了有效的完善和加強，并對檔案工作者提出了更高的要求。借助先進的計算機設備實現對檔案資料的高效管理，是當前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。數字化檔案管理不僅是檔案部門在工作方式上的創新，更是參與國家信息高速公路的具體體現，有利于營造良好的社會發展國際環境，促進國家經濟建設的發展。數字化檔案管理為利用者提供了及時、準確、系統且具有較高權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究大型而復雜的課題的需要，而且可以滿足家庭教育等需求。數字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通信技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大限度地實現檔案信息資源的有效利用和共享。

2 新時期企業檔案管理工作優化策略

企業檔案工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。良好的檔案管理意識是開展檔案管理工作的前提。企業管理部門一方面應優化檔案部門工作人員的檔案管理意識，讓他們明確自身崗位職責，全身心投入到檔案管理工作中，做好檔案管理工作的整體規劃；另一方面應優化其他部門人員的檔案管理意識，讓他們認識到檔案管理工作并不只是檔案管理部門的責任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他們積極參與檔案管理工作。隨著微電子技術、計算機技術、通信技術等現代化信息技術手段在企業檔案管理應用逐步深入，傳統的企業文檔管理理念受到了很大的沖擊，迫切需要管理環境與管理理念的大變革。文件與檔案管理工作者應當緊跟時代的步伐, 在文件與檔案管理工作實踐中，積極探索嶄新的、行之有效的管理方法，并且同步革新管理工作理念，使檔案管理工作能夠與企業的發展與創新齊頭并進。加強檔案信息資源建設的有效方法之一是檔案電子化。所謂檔案信息的電子化，指的是以紙質或機器存儲形式的館藏檔案作為主要對象，用計算機技術對檔案資料進行收集、篩選以及不同層次上的加工，使其轉化為微機軟件、微機讀寫文檔形式的二次檔案信息，以便人們查詢、利用。在新時期各行各業在檔案管理工作方面都或多或少融入了信息化技術和設備，大大提升了檔案管理工作的便捷性，但歸根究底信息化技術的使用及設備的操作還是要依靠人。因此，檔案管理人員的優化是檔案管理工作質量的重要保障。檔案管理部門可定期對檔案管理人員進行考核，通過者才能繼續從事原崗位工作，確保檔案管理隊伍整體質量。要優化檔案管理模式，實現信息化建設，必須認清電子檔案管理的發展趨勢；然后著重培養和引進信息化管理人才，購進信息化設備。但在此階段必須確保檔案資料的保密和安全工作到位，防止資料外泄、損壞等，尤其要做好電子資料的安全工作，如設置登錄密碼、安裝防火墻、定期殺毒等。

3 結語

檔案工作的良好落實能夠促進社會主義和諧社會發展。基于此,在社會主義市場經濟發展的關鍵時期,應當高度重視檔案工作質量的提升,為此而切實有效地落實檔案管理。