淺談有效運用檔案管理推動企業文化建設

■楊燕利

江蘇核電有限公司

0 引言

企業檔案管理存于企業文化之中，是企業文化的重要組成部分，有效的檔案管理對企業文化建設和企業發展均有促進意義。

1 企業檔案管理和企業文化的概述

1.1 企業檔案管理

企業檔案管理是指對企業人事、技術、財務、信用以及企業其他經營、經濟活動資料的管理工作。它具有保密性、準確性、全面性等特征，在構建企業文化、指明企業發展方向方面具有重要作用。

1.2 企業文化

企業文化是指在市場經濟環境下，企業經過對一系列歷史經驗的總結而得出的精華，既是企業整體精神面貌、企業道德觀以及企業愿景的總和，也是引領企業長久發展的精髓。優質的企業文化表現為，員工的積極創造性、團結一致、互幫互助以及每位員工的自我價值與企業價值的融合。

1.3 企業檔案管理和企業文化的關系

（1）精神層面有機統一。

企業檔案管理與企業文化均對企業經濟活動有重要影響，二者均對企業文化建設有推動作用，二者在企業發展過程中相輔相成、聯系密切，均是企業發展的重要組成部分。

（2）表現形式有所差別。

企業檔案管理工作是具體落實到員工的實體性工作，它是在企業創立之初就伴隨著企業的，主要收集整理企業經濟活動、社會活動等方方面面的資料信息，具有直觀性；企業文化是基于企業發展程度而來的，是企業在不斷前進不斷發展的情況下，積淀而成的，存在于精神世界，具有抽象性。

2 加強企業檔案管理對企業文化建設的作用

企業檔案資料能夠為企業文化提供最基本的建設信息，對企業歷史經驗、戰略方向、管理經驗等資料進行提取、加工和創新。企業文化建設如果不依托于企業檔案信息，則難以構建切合實際、滿足企業自身需求的文化，很容易致使企業發展與歷史脫軌，對企業產生不利影響。

2.1 注重企業檔案管理積淀企業文化建設資源

企業檔案中具有關于企業歷史發展、經營模式以及各階段戰略目標的收錄、重大活動的記錄等內容，它們與企業文化息息相關。只有對企業檔案深入挖掘，才能夠掌握構建企業文化的最基本要素，如經營理念、戰略目標、競爭力等，才能對企業文化精髓有更好的定位，幫助企業文化建設員工有針對性的建設具有科學性、體系性的優質企業文化。因此，注重企業檔案管理工作，促進檔案管理人員以嚴謹、積極、負責的態度開展工作十分必要。

2.2 加強企業檔案管理促進構建特色企業精神

企業檔案信息詳實而生動重現企業發展歷史進程和精神。其中企業實物檔案，例如，企業不同發展階段榮獲的證書、獎牌和名人題詞等，應用這些檔案舉辦企業文化展，或者將檔案內容編纂成冊作為企業文化讀物，對于有助于職工了解企業文化，提高他們對企業歸屬感和基于企業的自豪感。

3 檔案管理促進企業文化建設的路徑探析

3.1 企業檔案管理助推企業樹立正面形象

企業形象的積極正面性對于企業內外部經濟活動的開展與管理具有積極作用，在內部能夠促進企業的經營管理和人員流動的有序進行；在外部，優質形象也可以帶來經濟社會效益，增加消費者認可程度，提高企業外部競爭力，促進企業發展。基于企業檔案管理與企業形象建構，它們對于企業的長遠發展均有重要作用，亦是企業文化建設過程中必須予以重點關注的環節。具體而言，企業檔案包括企業的初建、發展、轉型等各個階段的重大事項，能夠為促進樹立企業正面形象提供大量典型素材。由此可見，企業檔案與企業形象樹立密不可分，它們都是企業發展過程中的寶貴財富，都具有創收的效用，對于企業的生存和發展至關重要。鑒于此，企業檔案管理部門與企業形象構建部門應當通力合作，在深層挖掘企業檔案的前提下，加大企業形象宣傳力度，拓展企業形象宣傳范圍，從而共同推動企業文化建設。例如，企業檔案部門可以將企業重大經濟活動、企業榮譽等單獨收錄成冊，集中統一管理，通過運用該檔案中的優質案例，構建積極向上的企業形象，為企業文化的建設工程添磚加瓦，為企業非物質性資產的積累進行奠基[1]。

3.2 發揮檔案管理效用堅持以人為本

建設企業文化對于企業長久發展而言十分重要，它是企業的精神和靈魂，包括企業日常經營管理活動、企業經濟活動以及企業發展方向、發展戰略等方方面面的內容，但其核心是以增強企業內部職工凝聚力，激發職工工作熱情，提高職工對企業的歸屬感為目標。由此可見，企業文化建設要想成功必須堅持以人為本的理念，將人文價值與企業價值相結合。同時，在發揮企業檔案管理對于促進企業文化建設的作用時也必須堅持以人為本的理念。具體而言，可以從下述幾方面著手，一方面，提高檔案管理人員工作熱情，開發其創造性，促進其積極主動提供服務；一方面，提高企業內部全部員工的檔案意識，即使得員工充分了解和認識到檔案對于企業的重要性，以及檔案工作對于企業的重要意義，從而鼓勵員工自覺遵守檔案管理的相關規定，配合檔案管理人員的工作，積極主動將工作材料進行歸檔；一方面，發揮檔案管理功能，將員工工作表現、職業道德等內容計入檔案，輔助企業人力資源管理，即充分發揮輔助性作用，為企業改進與更新提供助益。

3.3 建立健全企業檔案管理文化機制

以企業檔案管理為視角探析企業文化的建設工作，立足于當今社會市場發展，應當改變傳統檔案管理工作側重保管的理念，而轉型為側重于編研應用企業檔案的管理理念，其一，檔案管理員工應當對“文化性”明顯的資料，即設計企業精神和文化的活動資料進行統一管理；其二，開展檔案編撰工作，例如，可以通過編寫《企業歷史》、《企業戰略》、《企業前景》等書刊資料的方式展現企業形象、企業精神以及企業發展前景等；其三，應用先進科技手段，將紙質檔案數字化，例如，可以編制微信、官網頁面，創設專門文化平臺展現企業文化，或者應用短視頻等方式多角度宣傳企業文化。除此之外，在進行企業檔案管理時也應當注重員工管理理念的創新，要讓其充分認識到企業文化的重要性，工作的重要性，促進其積極投身于工作中。例如，可以創設企業檔案管理機制，讓員工通過特定流程了解企業發展、企業理念以及企業價值，從而增加員工的歸屬感和對企業的認可度。

3.4 遵循企業檔案管理規范開展工作

企業檔案管理人員在開展工作的過程中應當嚴格遵循企業檔案管理規范，并督促企業其他員工按照規范進行歸檔。具體而言，企業檔案有企業自創設以來各個時期的經濟活動資料，有基于社會、國家與企業的互動歷史資料，這對于企業而言極具保存價值，因此，企業管理員工在日常管理工作中應當依據資料的不同屬性、價值進行明確細致的分類，從而使得檔案發揮最大的效益。另外，企業與企業員工均應當開展基于提高檔案重要性意識的活動，促進企業職工依據規范進行將文件歸檔，以促進企業內部檔案工作的順利進行。在建設優質企業文化方面更離不開企業檔案的幫助，它在一定程度上能夠幫助企業分析客戶以及市場走向，為企業文化建設指明具有良好發展的方向，幫助企業收獲客戶資源，占據有利的市場競爭地位[2]。

3.5 構建科學檔案管理流程推動企業文化建設

有效的且極具科學性的檔案管理流程對于企業檔案管理工作的順利進行以及企業文化建設進程的推進具有重要意義。具體而言，一方面企業應當對檔案信息依據其內容、形式以及規律進行初步分類，在此基礎上，對每一類別檔案所代表的經濟經營活動以勞動投入和勞動產出為視角進行預算，從而便利企業對自身發展狀態的全方位掌握；另一方面企業應當建立專門的檔案管理部門并設立專業化的檔案管理制度，對歷史檔案統一收集分析研究，可以依照檔案對具體部分的分析以及目前企業發展程度構建基于各部門的部門文化特色，同時，還可以依照企業自身人才流動程度，實行計算機歸檔，方便檔案的管理，避免檔案遺失，從而為建設企業文化提供更加準確的數據信息。

4 總結

企業檔案管理在建設優質企業文化方面具有不可替代的作用，它自身的服務性功能，既能夠幫助企業對自身經濟活動經驗進行分析處理，又能保證企業文化經久不衰。因此，應當堅持不懈探求企業檔案管理在建設優質企業文化中的有效應用路徑，從而為構筑可持續發展的企業文化提供助益。