高校行政秘書隊伍現狀與素質提升路徑選擇

連 欣

（福建商學院經濟貿易系，福建 福州 350108）

高校行政秘書不僅僅是學校行政管理層的助手和參謀，也是學校行政管理層與教師、學生、員工間的紐帶和橋梁，并且具有深厚的內涵、承上啟下、傳遞性以及多樣性等特征。在高校建設和發展的過程中，行政秘書工作發揮著十分重要的作用，有效地協調和維持著日常工作、部門內部以及部門之間的正常運轉，同時也積極貫徹和宣傳著高校的工作精神。伴隨高等教育大眾化的速度加快，我國各大高校也得到了飛快的發展，但是由于資源緊張、時間不足等問題，高校普遍將注意力放在了教學基礎的設施建設以及師資力量的培養上，而嚴重忽略了對教學管理隊伍的建設。現階段，高校行政秘書隊伍依舊存在許多的問題，本文將就其現狀展開探討，進而提出有效的素質提升路徑。

一、高校行政秘書隊伍的現狀

1、缺乏較強的創新意識和專業素養

在現階段的高校行政秘書隊伍中，大部分的人都沒有經歷教育學專業的學習，并且缺乏一定協調管理能力與文秘寫作能力，很難勝任高校行政秘書的工作。一方面，高校行政秘書需要一定的專業能力，而高校行政秘書隊伍素質不高的主要原因是人員素質構成參差不齊。大部分從事行政秘書工作的人并沒有將其視為愿意一生為之努力的事業，而只是將其看作維持生計的工作罷了。另一方面，行政秘書人數過少，導致秘書經常被日常繁瑣的事務和管理所困，很難進行在職學習和脫產進修。但是，現在更多的情況是，繁雜的行政事務擠占了高校行政秘書的理論思考和業務學習的時間，沒有精力去潛心學習和研究理論。所以，相當大部分的行政秘書缺乏一定的技能訓練和專業知識，大多停留在解決問題和就事論事的管理層面上。

2、缺乏高校領導的重視和合理的隊伍結構

大多數的高校都存在著輕管理、重教學的現象。與此同時，高校并沒有意識到行政秘書隊伍建設的重要性，在相當長的一段時間里，都只是將行政秘書看作事務性的工作，很輕易地就可以被替代。有些高校在行政秘書的配備上具有較強的隨意性，人員來源也十分地復雜，主要是由以下兩種類型的人員構成：一是為了引進高層次的人才而調動的人員，甚至有一些是領導的親屬，進而造成專業不對口、年齡較低、職稱與學歷不對稱等問題；二是為了減少其他崗位或者是加強師資力量而調動的人員，進而造成專業不對口的問題。這種做法對高校行政秘書隊伍良性發展造成了嚴重的影響，并且在一定程度上導致了高校行政秘書隊伍結構的不合理性。種種問題都說明了高校行政秘書工作得不到相應的重視，沒有良好的職業發展前景，并且行政秘書工作缺乏合理的科學評價考核標準，很難衡量其工作業績，從而造成工作干得好也得不到領導表揚的情況。

3、缺乏一定的服務意識和工作意識

由于高校行政秘書自身工作的特殊性，行政秘書既需要處理辦公室的基本業務，還需要進行監督、協調以及會務安排等工作，所以這就要求高校行政秘書必須具備較強的工作責任意識。但是在實際的工作過程中，有一部分的行政秘書存在缺乏一定工作責任意識和行政道德認識的現象，并且在行使自身工作責任時，缺乏為人民服務和“以人為本”的服務意識，甚至有些人認為高校行政秘書在高校中工作任務負擔重、工資低、地位低，每天都是在做瑣碎的事情，談不上什么前途，于是就消極對待工作，往往是對付一天是一天的心態，如果一直抱有這樣的心態工作，根本無法提升高校行政秘書工作的效率，可見人們并沒有充分意識到高校行政秘書的工作和服務意義。

二、高校行政秘書現狀造成的心理失衡表現

1、職業愿景與自身抱負的矛盾所造成的動機失衡

作為高校知識分子的主要組成部分，行政秘書能夠在高校特定的學歷層次以及工作環境中獲得與具有高學術造詣的人士的接觸機會，能夠通過耳濡目染來滿足自身在學術方面的心理需求，進而將職業愿景規劃地較為遠大。而實際上，繁雜的事務性工作占據了高校行政秘書大部分的工作時間，并且經常會加班加點地趕寫材料，從而導致很難分出精力和時間來提升自身的專業素養，更不要談科研工作了。所以，高校行政秘書想要在科研方面取得一定的成就是很難的。從另一個角度來說，他們很難得到心理上的滿足。這主要是因為高校行政秘書通常處于緊張的工作狀態和較為嚴肅的工作環境氛圍，導致他們無法對工作產生濃厚的興趣，也就無法得到工作上的滿足與成就。由此可知，高校行政秘書很容易出現長久期待與現實嚴重脫節的心理矛盾。

2、自卑心理與渴望尊重的矛盾所造成的動機失衡

作為高校權力機關的輔助職位，高校行政秘書的地位和身份決定了其不僅要承擔繁重的工作任務以及工作責任，還要多方位、全面地為領導提供服務。由此可見，高校行政秘書工作的核心內容是服務性的工作。從一個角度來說，高校行政秘書與黨政機關秘書的身份與地位是有很大區別的，尤其是在晉升和待遇方面更是沒有有利的發展前景。從另一個角度來說，高校行政秘書必須肩負著社會輿論的壓力。高校內部對于行政秘書是有一定偏見的，社會上也會對其存在一定的誤解，對高校行政秘書職業存在有失科學的想法，更是將傳統思想觀念深入到秘書工作之中，把高校行政秘書簡單看作為打雜、收發文檔、接打電話等，認為只有教學能力差、學歷水平低的人才會去做這個行業，進而導致高校行政秘書很容易出現自卑心理，形成渴望尊重與自卑心理二者之間的矛盾。

三、高校行政秘書隊伍素質提升的主要路徑

1、為其提供學習的機會和良好的培訓

高校應對行政秘書相關的管理技能以及業務知識等方面培訓給予高度的重視，不斷加強對其的培訓力度。首先，高校應組織和制定關于行政秘書工作培訓的制度，并定期地在校內開展培訓活動，同時時常邀請有關專家或是具有豐富經驗的校內老師來進行講解，有重點、有組織、有計劃地實施行政秘書業務技能的學習和培訓。其次，高校應積極派遣行政秘書外出參加學習和培訓交流活動，通過交流和學習來開闊自身的知識面，有效加強其業務素養和管理能力。

2、加強對業務素質和思想道德修養提升的重視

作為學校形象的綜合部門，學校辦公室中的行政秘書是一個重要的職位，需要時刻注意提升自身的思想道德修養，保持積極的心態和進取的思想，樹立正確的工作態度和工作作風，具備較強的自信心和責任感。與此同時，高校行政秘書還要注重業務能力的加強。大多數的高校并沒有開展具有較強專業性的行政秘書業務能力培訓，所以高校行政秘書應充分發揮積極性和主觀能動性，利用業余時間來加強自身的業務素質。例如，通過對各類秘書文本和資料的研讀，來提升自身的專業技能和業務知識；通過多讀書、積極參加培訓，來改善工作方式，提高管理能力、控制能力和協調能力等；通過網絡學習和向他人請教，來不斷加強自身的公文寫作水平。

3、提高組織對其的人文關懷

高校行政秘書隊伍人員調動十分地頻繁，很容易出現人文關懷的缺乏，進而導致高校缺乏一定的凝聚力和向心力，工作效率也會隨之降低。根據調查顯示，大約有75%的高校行政秘書認為自己所承擔的工作對加強個人和學校競爭力起不到一半以上的作用，甚至是沒有作用，由此可知，高校行政秘書嚴重缺乏認同感，再加上沒有一個科學和合理的衡量標準來體現高校行政秘書的工作業績，所以更加難以得到認同。所以，高校應不斷提高對行政秘書隊伍的人文關懷。首先，構建有利于行政秘書發展的良好輿論氛圍。高校應多夸贊、多鼓勵，在政策允許的范圍內適當地給予他們獎勵，讓其感受到領導對自身的認同感，進而激發其進步的信心。與此同時，高校還應在招聘階段嚴格選拔業務能力強、綜合素質高的人員，有效加強高校行政秘書的威望。

4、不斷完善評價考核體系

根據相關調查顯示，普遍的高校還沒有建立起較為完善的行政秘書評級考核體系。首先，制定針對高校行政秘書的獎懲機制，對于考取秘書從業證一級或年度評比表現優秀的工作人員，給予職務聘用優先或是一定的獎勵等有效方式，進而有效激發其工作主動性和積極性。其次，提供給高校行政秘書更多的選擇和發展機會。根據相關數據可知，大約有一半的行政秘書是希望能夠轉到院系教學崗位的，也就表明了大多數的高校行政秘書對未來的發展前景并不看好，所以才會選擇去做院系的專任教師。針對這類高校行政秘書，高校應鼓勵其加強自身職業能力和專業素養，為日后自我職業規劃的實現奠定一定的能力基礎。再次，采取較為完善和成熟的考核方式。例如制定民主測評與工作完成效果相結合的業績考核制度，將其工作內容制定為考核項目的指標之一。

結語

綜上所述，在高校日常的工作環節中，高校行政秘書發揮著極其重要的作用，而現階段高校行政秘書面臨著眾多的問題，例如：缺乏一定的服務意識和工作意識、缺乏高校領導的重視和合理的隊伍結構、缺乏較強的創新意識和專業素養等問題。面對這些問題，必須尋求高校行政秘書隊伍素質提升和能力進步的有效路徑，在提升高校行政秘書自我專業素養和思想道德素質的同時，高校還應構建完善且成熟的考核評價體系，加強對行政秘書隊伍的人文關懷，并且向他們提供良好的學習機會和培訓活動。

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