基于大學生就業服務的高校學生檔案管理研究

謝 靜

（江蘇信息職業技術學院，江蘇 無錫 214153）

當前，高校學生檔案記錄了學生從入學到畢業這一過程中的生活、學習、身體、思想、懲罰、實踐等方面的具體情況。這些信息將直接影響著廣大學生日后的就業情況，與他們個人職業生涯發展有著緊密關系。在當下激烈的就業形勢下，急需加強高校學生檔案管理，使其可以最大限度的發揮在大學生就業服務中的積極作用和能效。

一、大學生就業服務中高校學生檔案管理的重要作用

1、能夠有效提高大學生個人素養

高等教育的主要目標就是培養德智體美勞全面發展的專業人才。學生檔案真實詳細的記錄了每位學生在校期間的學習、生活及實踐情況，不僅能夠體現出學生的成長過程，同時也能反映高校的培養過程，是國家及社會全方位了解、選擇、招聘、考察人才的重要參考依據。檔案管理對專業人才的培養和提高大學生綜合素養及能力有著至關重要的作用。首先，高校教師通常格外重視運用學生檔案對他們進行針對性的教育和培養。其次，健全的學生檔案是畢業生就業過程中關鍵性的背景資料，每個渴望在就業雙向選擇中得到更多機會的畢業生，都會通過自身的不斷努力讓個人檔案變得更加完善，競爭力更強。

2、能夠有效增加大學生就業機會

學生檔案的科學合理管理及使用是高校提高廣大畢業生就業機會的有效途徑。隨著我國教育教學制度和大學生就業體系的不斷改革，相互選擇已經成為了當代大學生就業的主要方式。這種方式一般是以高校就業管理部門為主導來組織各種招聘會，學生檔案信息以自身的權威性成為畢業生和用人企業就業相互選擇的可靠紐帶。在具體工作中，某些政府部門或是事業機關單位在招聘人才的過程中，通常是先聽取院校對學生個人情況的整體介紹，然后在通過翻閱學生個人檔案，進一步了解他們的素養和能力，最終確定人員進行面談。毫無疑問的是，一份完整、優質的學生檔案資料對用人企業有著強烈的吸引力，并且也能讓畢業生擁有更多的就業機會。

3、能夠有效維護大學生自身權益

學生檔案的科學管理和使用有利于高校維護并保障廣大學生參加工作后的合法權益。雖然某些用人企業在錄用人才時不調取檔案、不落戶，導致畢業生忽視了人事檔案的重要作用。但隨著我國人事體制的不斷改革和完善，人事管理將實現規范化管理，畢業生在工作后關于落戶、轉正、社會保險等問題都需要翻閱人事檔案，畢業生繼續讀書、報考公務員同樣也要用到人事檔案。因此，高校有義務加強學生的檔案意識，并要加大學生畢業后檔案投遞工作的監督和管理，這對保障學生畢業上崗后的合法權益有著重要作用。

二、當前高校學生檔案管理中存在的主要問題

1、檔案管理內容不全

隨著社會的不斷發展和進步，許多用人企業在招聘新人的過程中，對專業人才的要求越來越高，從以往只是單純的注重學生在校期間的學習成績、思想情況等逐漸轉向了對他們個人信用情況、心理和身體素質、綜合素養和能力的高度重視。但作為用人企業掌握畢業生的重要依據，學生檔案信息的不完整，檔案信息中學生判定方面的材料出現了公式化現象，政治術語過多、內容過于空洞，整體參考價值并不高，尤其是關于學生個人信用、獲獎情況、能力素養方面的信息更是嚴重缺乏，這樣的檔案信息無法全面真實的體現學生的綜合情況，進而阻礙學生的順利就業。

2、檔案管理監管不嚴

為了增強廣大畢業生的綜合競爭能力，有少數高校開始在學生檔案信息中造假，比如取消學生處分資料、降低考核指標、增加學生獲獎比重、更改學生成績等。同時也有許多畢業生利用假證明、修改成績等不良途徑來獲取用人單位的信賴和賞識。這種造假情況嚴重影響了大學生的健康發展，并且對用人企業也造成了巨大影響，導致就業市場的紊亂，有失競爭的公平性。在日常生活中，因造假導致畢業生上崗后被辭退的現象比比皆是，許多僥幸逃過的畢業生，也會因日后在工作過自身能力的不足被企業所淘汰。因此，高校必須要加大學生檔案管理工作的監管力度，確保學生檔案資料的準確性、真實性及規范性。

3、檔案管理方式傳統

當前，我國大多數高校的學生檔案管理工作模式還依舊以手工操作方式為主，并未建立相應的電子檔案，仍然以紙質檔案資料為主。部分高校在學生檔案管理工作中引進了計算機輔助管理，但卻只限于學生基本信息的查找，沒有開發設計出相對完整高效的學生檔案管理應用軟件。此外，許多高效學生檔案資料在學生畢業之前就分散在各個部門、班級輔導員或是學生手中，只有在學生需要轉移檔案或是需要使用時才進行歸檔。可當前高校畢業生通常在最后一年的上半學期就展開了就業活動，這就導致檔案提供無法及時滿足學生的就業需要。在用人企業和畢業生相互選擇的過程中，因學生檔案并未及時整理，院校無法全面準確的向用人企業提供體現學生在校期間真實表現的檔案資料，而嚴重影響了學生的就業。

三、基于大學生就業服務的高校學生檔案管理的有效途徑

1、加大宣傳力度、提高學生檔案就業意識

當前，我國人士檔案及社會福利體制、戶籍機制之間有著緊密的關系，嚴重影響和約束著廣大群眾的日常生活。對此，高校應積極主動的組織大學畢業生檔案重要作用的宣傳推廣活動，進一步提高高校畢業生的檔案意識。與此同時，高校還可通過就業指導和宣傳欄、校園廣播、校園報刊等宣傳載體，積極引導學生增強檔案意識，深刻意識到檔案的重要價值，讓大學生站在個人長遠發展的角度看待檔案信息管理。此外，作為高校學生檔案管理的工作人員，也要不斷學習，主動參加各種專業培訓，努力提高自身的工作能力及素養，通過學習全新的檔案管理方式方法，來加強高校學生檔案管理工作中的就業服務意識，緊隨社會發展腳步，全面改革創新傳統的學生檔案管理模式，使其能夠更好地為學生就業提供服務。

2、確定歸檔范圍、全面體現學生綜合素質

高校學生檔案是構成學生人事檔案的重要基礎，為了方便社會人事管理工作，教育部門應構建統一的指標來進一步規范各大高校的學生檔案管理工作。作為高校學生檔案管理工作的相關人員，也要積極探究分析學生檔案管理工作，按照社會發展的具體情況和需求充不斷拓展檔案內容，讓其能夠全面真實的體現出學生在校讀書期間的狀況，更好的為用人企業和院校專業人才培養提供有效參考依據。在檔案內容中除了過去的基礎性內容外，還要體現和包括大學生在校過程中個人信用情況、順應崗位能力、專業技術水平、社會實踐情況、身體和心理素質以及創新能力、專業特長、藝術素養等方面的內容，從根本上增強學生檔案信息的完整性、真實性。此外，還要搜集社會各行各業和校內各個部門對廣大畢業生檔案管理的建議和想法，充分確定歸檔范圍，嚴格規范檔案管理工作，全方位的展現學生真實面貌，為各大企業提供依據。

3、嚴格監控管理、保障檔案信息的真實性

首先，高校領導應充分了解并高度重視學生檔案管理工作，其次要積極組織檔案管理工作的定期核查指導。高校應將學生檔案管理工作徹底納入到年終獎罰、構建崗位責任機制和獎勵制度中，對學生檔案素材的管理和歸檔內容進行詳細合理的規定。對學生檔案管理內容不完成、檔案資料尚未及時歸檔以及管理散漫的院系和檔案管理工作人員要進行一定程度的懲罰和批評。對學生檔案使用頻率較高、信息精準完整、定期歸檔的院系和檔案管理工作中人員要進行相應的表揚和獎勵。根據學生檔案工作的核查指導和獎勵機制度，能夠有效提高校內各個部門的檔案管理效率及質量，切實保證學生檔案信息的安全、真實性，從而更好的為大學生就業提供優質服務。

4、挖掘信息資源、實施檔案的信息化管理

在高速發展的信息時代背景下，高校學生檔案管理應努力順應社會發展的全新需求，重點開發構建學生檔案管理系統，同時還要將學生檔案管理和校內網絡有機銜接在一起，在充分做好信息保密的基礎上，全面整合院校學生檔案資源，以此來實現學生檔案資源管理系統和學生人才服務中心的緊密結合，真正做到高校學生檔案信息資源的實時共享。通過相關調查結果顯示，全新構建的高校學生檔案管理系統中通常包含學生檔案信息的搜集、判定、搜索、整理、借閱以及打印等板塊。其中搜集板塊主要是將所有學生的各種檔案信息全部錄入到系統中。整理板塊的主要作用是完成學生信息改動數據的修改、更新，以及對個別學生信息及批量信息的有效整理。判定板塊的主要作用是鑒別高校學生檔案管理系統中信息的全面性及真實性，及時刪除系統內部畢業時間較長的學生檔案信息。搜索板塊的主要作用是便于高校學生檔案管理的主體和客體在指定條件下的搜索、選擇、查找檔案信息。而打印板塊的主要作用是對搜索板塊中的搜索、選擇和查找出來的檔案信息進行打印，便于檔案管理的主體可客體對信息材料的日常使用。