施工合同信息化系統(tǒng)建設(shè)探討

文/ 楊宇、戴成昕 中國核電工程有限公司 北京 100840

隨著中國經(jīng)濟(jì)的增長以及市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,中國在世界的舞臺上發(fā)揮著自己的作用，“一帶一路”，“亞投行”，中國企業(yè)有更多機會在國際市場上一展拳腳。伴隨著企業(yè)市場活動的增多,合同也越簽越多，越簽越復(fù)雜。與市場的飛速拓展不匹配的是，目前，國內(nèi)的許多企業(yè)在合同管理存在很多的問題。合同簽訂的不詳細(xì)、不規(guī)范或者甚至是不簽訂合同、對合同的授權(quán)不清以及隨意進(jìn)行合同變更的情況。以上種種現(xiàn)象可以看出企業(yè)在合同管理中存在很大的隱患，極有可能導(dǎo)致糾紛的產(chǎn)生，進(jìn)而影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，甚至危及企業(yè)生存。所以，企業(yè)亟需借助信息化手段，來規(guī)范合同管理的全部流程。同時，借助信息化手段，提升企業(yè)合同管理的效率，對企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)進(jìn)行實時的監(jiān)控，更好的確保自身的經(jīng)濟(jì)利益。

1、系統(tǒng)開發(fā)目的

1.1 促進(jìn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化

提升合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化，滿足未來的多元化、多項目管理業(yè)務(wù)的發(fā)展。合同管理信息化系統(tǒng)將以公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為導(dǎo)向，以工程建設(shè)合同管理為核心，貫穿合同過程執(zhí)行的全生命周期，包括從策劃、立項、發(fā)包談判簽訂、履約執(zhí)行、支付管理、合同結(jié)算等環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化業(yè)務(wù)流程，完善合同管理的細(xì)節(jié)。

1.2 實現(xiàn)流程文件電子化

建立涵蓋建設(shè)工程的建安類、物資采購類、其他服務(wù)類等合同等多種合同類型，合同執(zhí)行期間所有業(yè)務(wù)的線上審批流轉(zhuǎn)，以及將業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的文檔，分類編號進(jìn)行歸檔。滿足電子化檔案要求，為合同的監(jiān)察審計提供全面真實的支持性材料。

1.3 加強數(shù)據(jù)積累與共享

實現(xiàn)各類合同簽約價格、合同支付、合同簽證、合同變更、合同索賠、合同預(yù)結(jié)算等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)積累的結(jié)構(gòu)化、規(guī)范化。建立各工程項目間橫向價格數(shù)據(jù)的對比、供應(yīng)商履約評價及反饋、費控風(fēng)險分析等商務(wù)信息的匯總共享。借助基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提升合同履約管理能力并為新建工程項目定價提供依據(jù)。

1.4 提升整體管理水平

建立費用控制編碼體系，形成合同價格與費控編碼結(jié)構(gòu)之間的匹配，利用費控目標(biāo)控制合同立項、合同簽訂、合同執(zhí)行，便于成本的歸集與核算，輔助商務(wù)人員提升合同管理及費用控制水平。依托標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，借助于信息系統(tǒng)，提供個性化、多樣化統(tǒng)計報表，提升公司的重大事項決策水平。逐步實現(xiàn)由合同管理整體水平提升帶動公司整體管理水平提升。

2、系統(tǒng)開發(fā)內(nèi)容

2.1 合同基本信息模塊

創(chuàng)建施工合同基本信息界面，提取系統(tǒng)各審批流程中表單中的數(shù)據(jù)并累積匯總至合同基本信息模塊。支持以合同為單位，對合同信息的關(guān)鍵字段進(jìn)行完善，包括立項編號、立項金額、發(fā)包編號、發(fā)包方式、價格稽核編號及標(biāo)識、第三方結(jié)算審核標(biāo)識、變更狀態(tài)、執(zhí)行狀態(tài)、承辦部門、執(zhí)行部門、發(fā)包方、承包方、簽訂日期、預(yù)算金額、累積支付金額、累積支付次數(shù)、累積變更金額、結(jié)算金額、質(zhì)保金等。合同基本信息檢索、關(guān)聯(lián)相關(guān)文件，支持從合同基本信息界面，通過基本信息單元向下搜索支持性過程文件。

2.2 合同價格數(shù)據(jù)模塊

實現(xiàn)施工合同的價格數(shù)據(jù)（含已標(biāo)價工程量清單）、其他價格等（EXCEL 形式），能夠直接導(dǎo)入到系統(tǒng)的相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中。該數(shù)據(jù)庫可供合同支付、合同預(yù)結(jié)算使用。實現(xiàn)合同執(zhí)行期間，已標(biāo)價的工程量清單的維護(hù)與清單項目的增加。支持模塊內(nèi)所有價格數(shù)據(jù)的導(dǎo)出（EXCEL形式）。可以根據(jù)分析對比需要調(diào)整相應(yīng)輸出的格式。

2.3 合同支付模塊

包含預(yù)付款、進(jìn)度款、結(jié)算款、質(zhì)保金的支付。實現(xiàn)支付支持性文件的關(guān)聯(lián)性審核，包括工程量完成情況報告、工程節(jié)點完成情況報告、預(yù)付款支付申請、安全文明施工費支付申請、質(zhì)量保證金支付申請等，在支付發(fā)起時可以在系統(tǒng)中選取相關(guān)文件。合同支付申請單的線上審批的同時，支付匯總表的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)通過EXCEL導(dǎo)入，并且與費控編碼掛鉤，如超出費用預(yù)算，則超出部分無法支付。

2.4 合同執(zhí)行模塊

包含合同變更、合同簽證、合同索賠、合同結(jié)算等二級模塊。合同變更、合同簽證、合同索賠、合同結(jié)算的流程發(fā)起及審批在系統(tǒng)中完成。同時將合同變更、合同簽證、合同索賠、合同結(jié)算的金額實時反饋到合同基本信息模塊中進(jìn)行更新。實現(xiàn)施工圖結(jié)算書以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形式的導(dǎo)入，價格自動通過合同價格數(shù)據(jù)模塊中，進(jìn)行調(diào)取并進(jìn)行線上審批。

總結(jié)：

合同管理信息化、精細(xì)化是現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展的必然趨勢,合同管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)具有必要性,對現(xiàn)實工作具有實質(zhì)性的輔助,可大大提高管理的效率，合同管理信息系統(tǒng)在合同管理扮演著日益重要的角色。雖然合同管理系統(tǒng)的開發(fā)使用,極大的提高了工作效率,使用效果良好。但不可否認(rèn)，使用中發(fā)現(xiàn)也存在一些問題待解決，比如與其他信息系統(tǒng)對接存在編碼不統(tǒng)一、接口方式復(fù)雜等問題；在需要流程審批過程中尚未達(dá)到類似協(xié)同辦公系統(tǒng)中的審批靈活、流程環(huán)節(jié)多變等要求，這都需要我們在今后的系統(tǒng)開發(fā)中進(jìn)行充分探討與解決的。