工程總承包企業(yè)合同臺帳管理

文/楊洋、孫彥來 中國核電工程有限公司 北京 100840

1、引言

臺賬管理是企業(yè)日常工作記錄的主要形式，是指公司業(yè)務(wù)管理部門通過臺賬的方式對工作過程中發(fā)生的文件、資料進行管理、統(tǒng)計的工作統(tǒng)稱，現(xiàn)代企業(yè)多采用電子臺賬進行管理，部分信息化程度高的企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了臺賬信息化的管理手段。

作為工程總承包企業(yè)的合同管理部門，業(yè)務(wù)范圍涵蓋工程、服務(wù)、物資等多種采購類別，采購發(fā)包頻繁，分包商數(shù)量眾多，涉及合同類別、合同金額、結(jié)算數(shù)據(jù)、供應(yīng)商信息等數(shù)據(jù)信息量巨大，臺賬管理的重要性尤為突出。

合同管理臺賬日常管理的目的是達到信息的實時共享。目前，作為工程總承包企業(yè)，特別是信息化發(fā)展較為落后的企業(yè)，仍會出現(xiàn)對合同臺賬管理不夠重視，設(shè)立的合同管理臺賬不同程度的存在記錄不及時或不完整的問題。無法實現(xiàn)實時共享的目的。工程總承包企業(yè)如何切實提升合同臺賬管理水平，將是本文探討的重點。

2、合同臺賬管理原則

2.1 記錄完備

信息的完備性是臺賬管理的首要條件，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實可靠完整對于臺賬管理來說至關(guān)重要。

2.2 更新及時

臺賬管理是個長期持久性的工作，數(shù)據(jù)更新是否及時直接影響臺賬數(shù)據(jù)的可利用性，對統(tǒng)計決策等將產(chǎn)生影響。

2.3 責任明確

合同臺賬管理應(yīng)做到分工明確，避免遺漏、重復(fù)、混淆等問題出現(xiàn)，需責任到崗到人，以保障合同臺賬清晰明了。

2.4 權(quán)限管理

合同管理部門和其他職能部門不同，作為商務(wù)工作的核心部門，合同管理業(yè)務(wù)包括總包及分包等多種合同類別，涉及合同信息、承包商信息等采購相關(guān)商業(yè)信息。合同臺賬管理應(yīng)針對不同的數(shù)據(jù)，部門或公司人員需要有不同級別的權(quán)限用以使用、錄入、維護，做到分級管理。

3、合同臺賬管理策略

3.1 機構(gòu)健全、權(quán)限明確

機構(gòu)健全、權(quán)限明確、崗位職責清晰是搞好合同日常管理的前提，是合同臺賬在日常管理中發(fā)揮作用的保障。

3.2 標準化臺賬清單梳理整合

（1）根據(jù)部門職責梳理臺賬種類

合同管理過程將涉及到合同發(fā)包、合同簽約、合同變更、合同索賠、合同支付、合同結(jié)算、供應(yīng)商評價等流程。

（2）將臺賬分類匯總合并

可根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生階段對合同業(yè)務(wù)進行歸類，比如合同發(fā)包、合同簽約都屬于合同簽訂前的工作；合同變更、合同索賠、合同支付、合同結(jié)算都屬于合同執(zhí)行期間的工作；供應(yīng)商評價屬于合同關(guān)閉后的工作。

同一階段的業(yè)務(wù)如果分別設(shè)立臺賬，則臺賬會出現(xiàn)較多重復(fù)的信息，且多個臺賬表格不利于信息篩查，如不同臺賬更新頻率不同容易造成導致信息不匹配。因此需要對同一階段業(yè)務(wù)臺賬進行梳理規(guī)范整合。例如將合同發(fā)包、合同簽約臺賬合同并，將每個合同所針對的發(fā)包信息（包括發(fā)包方式、發(fā)包時間、開評標時間、預(yù)算價格）及簽約信息(包括簽約時間、合同價格、合同編號、承包商名稱、合同負責人等主要信息）統(tǒng)一在一個表中。

（3）創(chuàng)建標準臺賬清單及臺賬模板

為了合同臺賬管理的標準化，合同管理部門應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)，編制合同管理標準臺賬清單。

為方便查詢和檢索，應(yīng)建立標準臺賬模板，且要在在不同臺賬中設(shè)置相同的基本檢索信息，如合同名稱、合同編號，以對不同臺賬信息進行匹配。

（4）根據(jù)部門職能變化定期維護跟新

合同臺賬管理應(yīng)與時俱進，根據(jù)合同管理部門工作流程變化進行調(diào)整，但要注意和歷史臺賬的兼容性，盡量保持歷史臺賬的操作習慣。

3.3 明確臺賬管理要求及使用規(guī)則

建立合同臺賬管理制度是提高公司項目管理水平的一種有效途徑，臺賬管理是否規(guī)范，直接反應(yīng)一個公司標準化管理的水平。

臺賬的管理是公司管理提升的需要，臺賬管理應(yīng)制定規(guī)則，具體應(yīng)包含一下幾個方面：

1）合同管理臺賬信息的錄入要做到及時、準確；

2）合同管理臺賬最好專人專崗錄入；

3）商務(wù)信息分級管理，相應(yīng)的分級授權(quán)才能查看、拷貝臺賬信息；

4）專人定期對臺賬數(shù)據(jù)進行核查維護，保證數(shù)據(jù)的準確性、及時性和完整性。

3.4 臺賬管理與信息化

臺賬管理是信息化的基礎(chǔ)，信息化是提高臺賬管理效率的工具。只有通過理順管理流程，達到機構(gòu)健全、權(quán)限明確、崗位職責清晰，臺賬精細化管理，信息化才能錦上添花，進一步提升管理水平。

4、意義及展望

完整有效的合同臺賬，為完善合同簽訂流程、規(guī)范簽訂合同制度的實行和搞好集中采購與管理提供了保障。同時有利于信息查閱的便利，能夠及時了解合同的訂立情況，需求計劃的執(zhí)行情況，提供物資采購價格走勢、合同履約結(jié)果與款項承付情況，為合理評價供應(yīng)商或客戶信譽狀況提供基礎(chǔ)資料。

良好的合同臺賬管理有利于合同簽訂與管理達到簽訂程序化、監(jiān)督具體化、審批標準化、歸檔規(guī)范化的作業(yè)需求，及時編制管理報表，滿足各層次需求，降低人工成本，提高工作效率。同時在臺賬資料的記錄、整理和積累過程中能夠起到自我督促、強化管理的作用，是企業(yè)管理提升的迫切要求。