農業科技檔案信息化建設研究

董亞坤

（大慶市大同區城鄉居民社會養老保險事業服務中心，黑龍江　大慶　163515）

1　推進農業科技檔案信息化建設的必要性

農業科技檔案，是指在農業科學研究、生產技術、基本建設等各項活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統一管理起來的科技文件材料的總稱。主要包括文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶以及計算機軟件、實物、標本等。

農業科技檔案既是農業科技發展的記錄者，而且是促進現代農業科技進一步發展不可或缺的重要力量。農業科技檔案不僅給研究農業發展的自然規律與農業經濟活動的經濟規律提供了科學依據［1］，而且對現代農業科技研究具有重要的參考作用，可以輔助科技研究與基本生產建設的進行。

當農業科技檔案實現信息化管理時，人們可以迅速通過軟件平臺檢索相關的目錄與文章，達到共享檔案的目的，規避利用檔案時出現的各種局限與問題。農業部門應通過對農業科技檔案包含的信息與資源進行科學化配置與系統化管理，為人們提供便捷、優質的服務。

2　農業科技檔案信息化建設要點

2.1　農業科技檔案數據庫的建立

2.1.1文檔的收集。隨著信息化時代的到來，電子文件收集的重要性愈發明顯。同時電子檔案的產生速度越來越快，使得基層農業科技部門收集了大量的電子文件。當收集了大量的電子文檔后，就需要檔案員進行歸檔工作。而推行數字檔案，可以減少將紙質檔案轉化為數字檔案時的工作量，加快全面數字化檔案的工作進程［2］。檔案歸檔人員可以借助現代化設備如數碼相機、具有ORC技術的掃描儀等硬件設備，完成紙質文件轉為電子數據的歸檔工作。

2.1.2軟件的選擇。在進行檔案管理時，應選擇合適的軟件與硬件。眾所周知，近十幾年來軟件的更新換代速度令人瞠目，軟件的使用越來越便捷，自動化程度越來越高，處理速度也越來越快。為了減少檔案管理工作量，提高檔案管理效率與質量，應選擇農業局推薦的管理軟件。因為農業局是管理檔案部門的直屬上級，在農業檔案管理領域具有豐富的經驗，對于農業科技檔案的管理情況更加了解。

目前，我國沒有統一要求農業科技管理檔案的軟件，所以大多使用一般的辦公軟件進行底部構建，然后在此基礎上進行針對化的修改，使其可以用來進行農業科技檔案的管理。同時由于農業局并沒有大規模推廣軟件，所以一般使用Word 2016、Excel 2016等辦公軟件來進行底部構建，使其可以進行農業科技檔案的建檔與管理，并保證檔案管理的可持續性。若是農業局大規模推廣了農業科技檔案管理軟件，已建立的檔案可以直接進行大規模、系統化的移植，而不需要擔心可能出現的兼容性問題。

2.1.3檔案的備份。應對每一份檔案進行加密并進行異地備份處理，來保證文件的完整性、有效性，防止誤刪除操作。并且要將檔案由下至上地進行備份處理，將各個鄉鎮單位的檔案備份到市級農業科技檔案室，并利用云端服務器進行云端備份和利用本地服務器進行本地存儲。對只開放查看權限的文件進行“只讀”設置，并在儲存檔案的服務器上安裝安全軟件和防火墻，同時保證軟件的定期更新與實時監控。為了保證檔案的可追溯性，應在對紙質文件進行數字化處理的同時保存好紙質文件［3］。

2.2　檔案服務器的建立

如果建造一定規模的農業服務器群，可以利用這項設施建立檔案服務器并將全市農業部門的檔案集中起來放在服務器上。使用者將電腦接入網絡，可以使用分享鏈接或下載客戶端，使其使用外網也可以在網絡上檢索到有關農業科技的檔案文件，便于群眾瀏覽農業信息，實現農業資源共享。服務器可以極大限度地滿足社會愈發強烈的檔案信息化利用需求，將幫助農業管理部門承擔應當承擔的社會職責。

當農業部門建立本地服務器后，將大幅度減少檔案管理人員的工作量，管理人員利用電腦或其他可連接網絡的設備，即可完成檔案管理工作，而不需要消耗大量的體力，提高了工作效率。

而當管理人員對服務器進行分區權限管理時，利用密匙即可將普通的檔案利用者與具有上傳和修改權限的人員分開，同時也可以將不應當公開的機密文件進行鎖定處理，使得機密文件不得進行調出操作，防止產生泄密事故，實現了檔案的安全化管理。另外，由于數字檔案具有復用、共享的特性，使得一個數字檔案支持多人在同一時間段多次查看，而進行數據修改也不會對原件產生不良的影響。并且在利用過程中不需要擔心檔案出現磨損、丟失等不良現象，大大提高了文件利用率。

2.3　檔案網站的建立

在信息化時代，將檔案上傳到網上使得群眾可以共享檔案資源已是擺在檔案管理部門面前的一個重點任務。將網絡與檔案進行有機結合，可以提高檔案管理人員的工作效率，并使得檔案資源可以更及時與全面地分享到群眾手中，使得群眾可以不受到時間和空間的限制，快速查閱到所需的資源。

如果建立一個專門用于共享檔案的網站，在建立前期需要耗費大量的人力和物力，后期也需要管理人員花費大量的時間與精力維護。而現在許多農業部門都擁有一個政務網站，并且大多數網站不需要專業知識就可以進行網站管理。因此，可以利用這個網站共享農業科技檔案，建立網上檔案館，即將檔案全文上傳到網站上。通過建立檢索框鏈接到后臺的檔案資源，就可以使群眾快速查找到所需的檔案資源。另外，可以在建立的檔案查詢網站上設立留言欄板塊，檔案管理人員可以通過留言板實現群眾與管理者的互動和溝通。通過分析群眾對網站提出的問題和建議，使管理人員了解網站使用中存在哪些問題，第一時間幫助群眾解決問題。這個版塊可以使得管理人員更加貼近群眾，使得廣大群眾更加支持檔案信息化建設工作。

2.4　人才隊伍的建設

科學技術的高速發展與數據信息量的快速增長，對檔案工作人員的工作能力提出了更高的要求，其中包括對數據的分析與匯總能力、對待工作的積極心態以及對待新事物的開拓精神。

首先，工作人員應擁有熟練的業務技能，同時具有一定的科學知識。只有這樣才可以快速、高效地完成工作任務，為檔案使用者提供優質的服務。不僅工作人員的素質影響工作效率與工作質量，服務態度也影響工作效率與工作質量［4］。因此，工作人員應具備高度的政治責任感與強烈的事業心，而且應具有全心全意為人民服務的正確服務態度與優秀的職業道德。簡而言之，檔案工作者在政治上需要堅持黨的路線與方針；在精神上要堅持職業道德，具有奉獻精神與開拓創新精神；在業務上需要熟悉檔案產生的過程，熟練檔案管理的專業技能，具備信息利用的知識，善于學習該領域中的先進管理經驗。

其次，檔案工作的可持續性與管理人員的穩定性有關，長期的固定人員相對于兼職人員更有利于工作的開展。如果經常更換檔案管理人員，將會因業務不熟悉而影響工作效率。同時，選用兼職人員將在一定程度上造成資源浪費，如需要對兼職人員進行入職培訓等。

3　結語

在全球信息化的發展進程中，農業科技檔案管理者需要轉變原來的工作與思維模式，抓住機遇，推進農業科技檔案信息化建設，為農業部門管理科技檔案提供便利，并提高檔案的利用率。

參考文獻