分析信息化視野中事業單位檔案管理的創新

文/方云 貴陽市不動產登記中心 貴州貴陽 550001

1、導言

在目前形勢之下，我國在信息技術的應用水平上越來越高，在各行業中都能夠看到與信息技術有關的東西。而現階段我國的事業單位對于自身檔案的相關管理工作也在漸漸的向著信息化靠攏，因此，就要對各事業單位在這個管理過程中的創新性進行一定的提升。要想實現這個目標，就需要事業單位中的決策者以及執行者之間相互協作，將信息化技術完美的融入到管理工作中，才能使得其創新程度提高。

2、事業單位進行自身檔案管理的創新在現階段形式下的具體意義

在一個單位系統中，檔案資料是其中十分關鍵的資源之一，它的存在能夠為單位企業的運作帶來巨大的幫助。在現階段互聯網技術不斷發展的時代背景之下，事業單位自身與其他單位之間、單位自身內部的各個崗位之間、崗位之中的各環節員工之間存在著大量的數據信息的交互，這就使得事業單位內的信息資料大幅度的增加。而單位對于這些數據信息的統計、整理、研究的標準相較于以往就顯得更高，以往較為陳舊的檔案管理方式在應對現今的大量數據時，就顯得捉襟見肘，在這樣的前提條件之下，將事業單位中大量的數據信息運用信息化技術進行有效、及時、高效的創新化處理就顯得極為迫切。對檔案資料進行較為完善的管理工作，能夠使得事業單位內部對于各類數據的保存，而充分的將信息技術應用到管理方案中去也能夠使得檔案的管理更加具備條理性。對事業單位中的具體業務的數據檔案實行較為完善的管理，能夠使得事業單位對于自身的工作經驗的累計以及創建出一個十分具有代表性的工作典范，從而使得事業單位內的各種工作的運轉以及具體發展情況能夠清晰明顯的體現。而對事業單位中的職工檔案進行管理，則能夠使得事業單位的結構更加明朗，使得上級管理階層能夠對每一個崗位中員工工作情況進行掌握。所以，在當前形勢下，著力于事業單位的檔案管理問題進行考量，并使得其能夠向著與時代理念相契合的創新方向發展就顯得極為關鍵。

3、根據信息化時代需求，尋找檔案管理的新途徑

3.1 提升檔案系統整體水平

提升檔案系統整體水平是事業單位檔案管理工作信息化的基礎性工作。這就需要檔案管理機構依照系統集成要求的理念來將信息化運用到整個檔案管理工作中來。信息化建設的關鍵在于整個系統，在于組成系統的節點方面?？v向或者橫向都能夠滿足整個系統的要求，才能保障檔案系統發揮綜合優勢、提升綜合能力。按馬克思主義系統論原理，一個關鍵的節點往往有可能導致整個系統運轉不通暢，同時，所有的節點不管是裝備水平，或者在應用能力上都做不到齊頭并進。因此，應當鼓勵一些事業單位試點構建高水平的檔案系統，提升檔案系統整體水平，通過試點，總結經驗和不足，再做推廣，全面推進整個檔案系統水平不斷提升。

3.2 加強規范化、標準化建設力度

檔案工作規范化、標準化作為檔案管理信息化的重要過程，這就提出對檔案管理中系統思維意識進行強化的要求，是做好檔案工作規范化、標準化的基礎工作。首先，公文制發是檔案工作規范化、標準化工作必須完成的第一步基礎。檔案是由公文生成的，因此，公文在制發過程中是否達到規范化、標準化，將影響到檔案形成時的質量，是檔案規范化、標準化的一個決定性步驟。所以，務必制定好符合信息化要求的公文制發規范，才能為后續轉換為檔案的環節實現檔案管理工作規范化、標準化打下一個正確可行的工作基礎。其次，實施“以我為主”的立卷歸檔原則是解決檔案工作標準化工作中問題的關鍵環節。檔案工作實現標準化過程中遇到的最大難題就是近似公文重復、立卷組合無序。檔案工作規范化、標準化最終要實現最大化利用檔案保管價值，并使建立完整的案卷庫存以及便捷的檢索程序。這時候，解決工作中存在的問題，并實現以上提及的目標就必須實施“以我為主”的立卷歸檔工作原則。這一原則，便是要以本單位形成的文件為主進行文件歸檔的原則。這條原則不但要作為文書立卷歸檔工作的基本原則，還在檔案規范化、標準化工作中有著重要的地位。最后，要保障檔案工作標準化的可靠性，就必須提高案卷質量。通過多方面多層次的工作實踐得出案卷材料收集的完整性直接影響并決定了檔案的最終價值。立卷方法、案卷裝訂質量是提高檔案工作標準化質量的操作性因素。

3.3 改善軟件硬件基礎條件

盡快建立檔案信息數據庫。數據庫是事業檔案信息網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。建立資源配置合理，操作便捷、實用性的檔案信息數據庫是檔案業務工作信息化的硬件基礎。事業單位建立檔案信息數據庫可以通過廣泛采用數字掃描、光學影像、音頻視頻轉換等現代化的技術手段，將圖紙、歸檔文件及現場開標材料等不同載體的檔案轉化為數字信息，并建立不同的檔案信息資源庫，突破傳統手工檢索管理模式，實現對檔案信息的計算機檢索和查閱，使檔案信息利用服務更加方便、快捷、高效。另一方面，要同時加強基礎硬件設施建設，包括檔案信息互聯平臺系統架構、檔案資料數字化工具配置。這是檔案信息實現交流互通、資源共享的基本條件，檔案管理單位是否具備適應信息化要求的檔案信息網絡，關系著檔案信息化優勢的實際價值。

結語：

綜上，現階段形勢下，只有著力于構建較為完善的管理工作，并將其引向現代化、網絡化的方向進行發展，才能夠使得事業單位的檔案管理工作更加的具備與時代相接軌的面貌，并依靠不斷的在這個過程當中進行創新，就能夠讓事業單位的檔案管理工作更加的快捷有效。