實現建筑檔案管理工作的規范化建設

文/張運 惠州市城建檔案館 廣東惠州 516001

就記錄數據這方面來說，檔案記錄實在稱得上是對項目、事件的真實記錄，具有真實性和權威性，是現在社會中的記錄工具無可比擬的，檔案一直在記錄數據方面發揮著重要作用。檔案用于各個方面歷史性記錄的記載，建筑工程方面也不例外，甚至說具有更高的實用價值，能夠使建筑項目產生一定的效益，因此，加強對建筑檔案管理工作的規范化建設以及對建筑檔案的利用是至關重要的。人們能夠通過建筑檔案查詢到建筑工程項目的實施進度以及以往項目工程的歷史發展情況，對于建筑工程實施過程中及時發現問題，并能顧及時采取措施解決提供了極大的幫助。一般建筑檔案的內容組成部分包含了項目前期施工狀況、項目實施過程以及項目完工情況，并且記錄詳細，因為每個建筑項目都具備專業的審查監督小組，他們會定期對項目的進度以及項目實施狀況進行檢查，防止項目出現紕漏，檔案也正因為這樣具備了嚴謹性。

1、進行建筑檔案管理遇到的難題

1.1 收集檔案資料難

要開展檔案的管理工作首先得有實施對象，也就是檔案，只有進行檔案的收集才能實施檔案的管理。檔案收集很重要但是卻一點不容易。主要是由于建筑工程本身建設周期長、復雜數據多、涉及資料多等特點，從這里很大程度的增加了建筑檔案收集的難度。另外一些建筑工程被要求早點完工，項目管理以及工作人員為了提早完成工程，一味趕工程進度，而忘了進行檔案資料的收集，沒有能夠把項目的建筑過程記錄在案，使得檔案資料有了空缺，不連貫也不太準確了。隨著時間過去，很多建筑檔案也會因此而消失。

1.2 建筑項目分包單位的監督工作難

因為檔案工作的涉及度寬且廣，與其他的記

錄工作有著很大的區別，檔案管理工作具有強烈的系統性，必須科學合理的方法進行。建筑單位需要設立專門的部門監督檔案工作的實行，已達成工作的準確高效實施。但是，由于建筑項目的實施過程非常的復雜，所有各個實施階段有專業的分包隊伍承擔，但是由于各個分包隊伍的各方面素質都有差別，對于建筑工作人員的管理也不夠嚴謹和科學，不利于對分包隊伍進行監督，造成建筑檔案管理工作的難度大。

2、建筑檔案管理工作規范化的意義

（1）建筑工程項目的最后完成質量與建筑檔案資料息息相關，在一定程度上，項目的質量與檔案資料是相通的。檔案資料記錄了過往建筑項目的實施情況、實施中出現的問題以及解決措施等等，能為即將進行的項目實施提供真實可靠的依據，能夠就結合以前的項目施工經驗，避免很多錯誤的發生，有效保障了項目質量。實行建筑檔案的規范化管理有利于對檔案進行詳細分類整理，需要的時候就能及時取出，對工程項目的質量進行了有力的保證。

（2）建筑工程與其他工程相比具有獨特性，隨著項目的實施，對建筑檔案的需求越來越大。建筑項目當中，幾個實施步驟：進行項目實施可行性的研究、對地質進行勘測、對建筑材料進行選用等需要嚴格把關，按照規定的標準嚴格執行并且記錄下真實的數據歸檔，也可查詢以往的檔案資料進行研究參考。把這些資料進行檔案制作，能夠形成建設性文件，對后續的施工給與建議，保障了項目的施工質量。有了檔案資料作為參考依據，對施工人員的選用也能更加準確，將員工安排在合適的崗位，提高工作效率。就算項目建設工作多么仔細嚴謹，也難免會出錯，所以只要在項目建設工程中發現與檔案記錄數據有所不同時，就要研究是哪里出了錯，并且進行及時的補救。以上，可見檔案資料對于建筑項目實施十分重要，需要加強檔案管理工作的規范化建設。

3、實現建筑檔案管理工作規范化建設的途徑

3.1 完善建筑工程及建筑檔案相關管理制度

近年來，我國對于建筑工程的現狀以及出現的問題，頒布了不少的約束文件，例如《關于促進建筑業持續發展的意見》，這些文件的頒布算是對建筑項目實施工作的一個規范化管理，能夠對各個項目參與單位指明工作發展方向，起到一定的監督作用，嚴格按照國家規定的法律文件實施工作，這樣更加能夠保障工程實施的真實性以及完備性，對于建立真實可靠的建筑檔案也帶來了幫助。在依照法律進行工程施工，記錄在案的檔案資料具有法律權威性。同時，檔案管理工作人員需要將檔案資料進行及時整理歸檔，需要的時候能夠快速方便的找出。管理局要加強對管理工作人員的培訓，豐富他們的專業知識和綜合素養建立完善的檔案管理人員管理制度，時建筑工程各個階段都具備高素質的檔案人員，實施檔案記錄以及一定的施工監督作用。

3.2 建立完善的建筑檔案規范化體制

要想實施檔案管理的規范化，必須建立起規范化的檔案管理體制。首先需要建立與建筑工程單位有著密切聯系的建筑項目管理機構，然后檔案記錄工作就從這個機構的設置開始進行，并且針對建筑工程項目成立一個檔案管理機構，接著引進檔案管理工作人員，檔案管理人員將必須具備相關的專業知識以及管理能力。對于項目文件的管理必須配備專業人士，建立起建筑工程項目整個實施整體的檔案管理責任制度，針對項目各個環節的負責人所需擔負的責任起到一個監督作用，可以進行詳細的問責模式，形成一種從項目建設初期就有管理人員，對整個項目的實施要建立整體的管理體系，對項目實施中的涉及到的各個環節進行監督和引導。一開始就要在項目建設初期進行檔案管理，明白檔案管理需要做什么，進行檔案管理工作是為了做什么，加大對各個建設部門的檔案管理工作，使各個部門明白自己該做什么不該做什么，發現問題及時修改。

3.3 提高檔案人員的素養

檔案工作特別復雜，具有系統性，需要高超的操作技術，檔案管理人員需要具有較高的專業知識，并且要在實際工作中不斷提高自己的素質，對工作涉及到的各方面知識進行汲取吸收，轉化為自己能夠運用來處理問題的工具。雖然是檔案管理工作人員，除了學習自身工作相關的知識，還需要學習建筑方面相關的知識，例如建筑工程知識、施工技術規范建筑項目法律法規等，畢竟了解建筑項目相關知識，有利于進行建筑檔案管理工作規范化工作。

3.4 對建筑材料相關工作進行記錄保存

一份建筑工程項目工作的開展，缺少不了建筑材料的購買選用，其中涉及很多工作的開展，例如資金支出的審閱、批準、使用。不同的建筑部分需要的材料是不同，所以通過建筑材料還可以知道施工環節和施工進展內容。了解到這些內容，能夠對施工進行嚴格監督和把控，保證最后建筑項目的高質量。對于建筑材料品牌和價格信息一定要詳細記錄，避免以后出現問題后能夠快速追究根源，提出解決辦法。現在很多人為了眼前的利益而昧著良心辦事，私吞建筑資金不是沒有的。所以為了盡量避免這種情況的出生，必須建立嚴格的監督制度，做好建筑材料的購買使用記錄，做好建筑檔案工作，對檔案信息進行嚴密保管。

總結：

隨著社會經濟高速發展，各行各業都有比較好的發展前景，建筑行業也不例外。由于建筑行業涉及方面比較廣，容易出現一些問題，需要對建筑實施過程進行嚴格監督控制，對每個建筑項目實施環節進行檔案記錄，對檔案實施規范性管理，就能為以后的建筑工作提供指導，保證建筑項目的高質量。