辦公室如何做好檔案管理

黃愛華

摘要：針對(duì)現(xiàn)階段的辦公室檔案管理而言，還需要注重檔案管理的科學(xué)性和完整性，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況做好創(chuàng)新與完善，才能在滿足辦公室檔案管理質(zhì)量的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正價(jià)值。一直以來，辦公室檔案管理都是非常關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，所以，認(rèn)真分析辦公室檔案管理面臨的共性問題，才能夠找到相對(duì)應(yīng)的解決措施，推動(dòng)辦公室檔案管理工作的可持續(xù)進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案；管理

隨著檔案管理技術(shù)的不斷進(jìn)步，隨著人們頻繁的使用檔案，導(dǎo)致檔案的管理工作變得越來越復(fù)雜。目前，檔案管理科學(xué)化已經(jīng)成為重點(diǎn)研究的課題之一。

1辦公室檔案管理存在的共性問題

1.1歸檔不及時(shí)

一旦出現(xiàn)辦公室檔案歸檔不及時(shí)，就很容易出現(xiàn)業(yè)務(wù)進(jìn)度脫節(jié)等問題，甚至在部分業(yè)務(wù)結(jié)束之后，才會(huì)存在辦公室收錄相關(guān)信息的工作，但是卻沒有在進(jìn)行之中不斷的更新檔案。尤其是針對(duì)個(gè)別重要的信息檔案，存在不完全或者是信息缺損等問題，導(dǎo)致后續(xù)無法補(bǔ)全，最終很難形成準(zhǔn)確的、完整的有效文檔。在這一階段，如果不能保證檔案資料的完整性，不僅會(huì)影響檔案管理的效率，同時(shí)也會(huì)對(duì)信息的完整性帶來影響，所以，需要格外的注意。

1.2檔案管理不規(guī)范

在辦公室的日常檔案管理中還存在資料內(nèi)容混亂、資料不全等質(zhì)量不高的操作。甚至在個(gè)別操作中，還存在辦公室人員兼任檔案管理人員的行為，其往往就只是整理文檔，進(jìn)行編號(hào)與保存處理，沒有針對(duì)資料做好相對(duì)應(yīng)的分類管理，并且也缺少這一方面的能力。如，在某辦公室檔案管理中，檔案室沒有上鎖，導(dǎo)致其余的工作成員可以隨意的進(jìn)人其中，這樣很容易影響檔案管理秩序，并且常常出現(xiàn)丟失或者是編號(hào)錯(cuò)亂的問題，直接對(duì)檔案管理效果造成嚴(yán)重的影響。

1.3缺少現(xiàn)代化管理手段

就當(dāng)前的檔案管理學(xué)發(fā)展來看，現(xiàn)階段的檔案管理還需要現(xiàn)代化技術(shù)手段的支持，才能夠滿足辦公室檔案管理這一項(xiàng)專業(yè)化的工作，只有懂技術(shù)，具有高素質(zhì)的人才，再配合上現(xiàn)代化的管理手段，才能提升檔案管理效率。但是，很多辦公室在面對(duì)檔案管理的時(shí)候，依舊選擇使用傳統(tǒng)的管理手段，這樣無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的時(shí)效性、科學(xué)性、便捷性等要求，所以，注重現(xiàn)代化管理，才符合現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的要求。

2辦公室檔案管理共性問題解決的方法

針對(duì)辦公室檔案管理之中存在的共性問題，從檔案管理組織設(shè)置的改善、規(guī)范檔案管理程序以及利用現(xiàn)代化的管理手段，才能解決相應(yīng)的問題。

2.1改善檔案管理組織設(shè)置

在開展辦公室檔案管理的時(shí)候，需要做好辦公室檔案管理部門與崗位的合理設(shè)置，能夠通過不同的人員分別開展檔案信息的收集、錄人、歸檔、更新、修改、核對(duì)等多項(xiàng)工作，以此來提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，進(jìn)一步完善檔案管理制度，針對(duì)檔案資料的借調(diào)等情況，進(jìn)行合理的授權(quán)約束，這樣才能避免在檔案管理之中出現(xiàn)機(jī)密信息外流等情況。

在辦公室檔案管理中，應(yīng)該督促建立一個(gè)左右銜接、上下貫通的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，在其中明確主管領(lǐng)導(dǎo)，具體檔案管理人員的職責(zé)范圍，能夠確保檔案收集的每一層工作都能夠有人管理。進(jìn)一步明確檔案收集之中的崗位責(zé)任、工作程序以及工作計(jì)劃，這樣才能確保有專門的人員來支持與理解檔案管理工作，這樣也能夠滿足一系列檔案管理工作的要求，并且確保檔案能夠完整、齊全、及時(shí)的移交給檔案部門。

2.2規(guī)范檔案管理程序

在大部分單位之中，檔案管理都有著自己的一套管理流程，這樣才能在日常工作中確保檔案管理人員有章可循。但是，很多單位依舊存在檔案管理流程不規(guī)范的現(xiàn)象，所以，制定規(guī)范化的辦公室檔案管理流程，就需要明確下述幾點(diǎn)要求：第一，參考大型單位在辦公室檔案管理之中的規(guī)范化流程，從而借鑒其內(nèi)成功的經(jīng)驗(yàn)，確保辦公室檔案管理工作能夠更加的規(guī)范。第二，合理的制定規(guī)章制度，要求每一位檔案管理人員都能夠嚴(yán)格的遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工，可以給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而為其余的檔案管理人員樹立良好的榜樣。

2.3合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段

目前，辦公室檔案管理還存在效率差，有效性不高等突出的問題，所以，針對(duì)辦公室本身的動(dòng)態(tài)化與立體化等特點(diǎn)，辦公室檔案管理就可以利用信息技術(shù)手段來做好相對(duì)應(yīng)的改進(jìn)。在單位的檔案管理之中，可以基于原有的檔案作為基礎(chǔ)，利用數(shù)字化的檔案編號(hào)制度，將檔案對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵詞以及關(guān)鍵信息錄入其中，以便后續(xù)的管理。在歸檔的時(shí)候，一旦出現(xiàn)檔案信息不完整等情況，還需要及時(shí)的核對(duì)，及時(shí)做好信息的補(bǔ)充登記，確保信息的完整性。另外，科學(xué)的利用數(shù)字化、信息化管理手段，利用電子檔案的管理方式，也能滿足檔案的現(xiàn)代化管理要求，進(jìn)而提升檔案管理的有效性。

3結(jié)語(yǔ)

總而言之，在現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中，還需要將檔案管理制度的完善以及檔案管理系統(tǒng)的信息化作為其基礎(chǔ)，在這一基礎(chǔ)上，提升檔案管理的工作質(zhì)量。當(dāng)然，現(xiàn)階段的辦公室檔案管理工作還會(huì)涉及到諸多方面的問題，只要能夠認(rèn)真的聽取意見，積極的完善，就一定能幫助檔案管理可持續(xù)的開展下去。endprint