高校圖書館檔案管理工作的優(yōu)化思路分析

張時(shí)瑩

摘 要：高校圖書館主要服務(wù)于高校教學(xué)和科研，高校圖書館檔案管理工作作為高校檔案工作的重要組成部分，其檔案主要反映高校圖書館發(fā)展軌跡和整體管理水平。通過對高校圖書館管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化，可以有效的提高檔案利用水平，為高校圖書館各項(xiàng)服務(wù)工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。文中分析了高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容和價(jià)值，并進(jìn)一步對高校圖書館檔案管理工作的優(yōu)化思路進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；檔案管理；內(nèi)容；優(yōu)化思路

高校圖書館檔案工作是高校圖書館管理工作中的一項(xiàng)最為基礎(chǔ)性工作。圖書館檔案作為文獻(xiàn)資源，是圖書館開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動過程中形成的的文件資料，能夠充分的反映圖書館的業(yè)務(wù)情況和歷史發(fā)展的原始記錄，是圖書館工作的重要信息組成，能夠?yàn)楦咝＝虒W(xué)和科研提供智力支持。隨著當(dāng)前高校信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，圖書館檔案管理工作也加快了信息化的發(fā)展，在這種情況下，需要對高校圖書館檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化，全面提高圖書館檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化水平，使高校圖書館能夠?yàn)楦咝０l(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容與價(jià)值

高校圖書館檔案以文書類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、資產(chǎn)類檔案、人事類檔案和綜合類檔案為主，其是高校圖書館及工作人員在日常工作中中產(chǎn)生的具有參考價(jià)值的材料，同時(shí)還要及時(shí)歸檔和保存的具有利用價(jià)值的文獻(xiàn)資源。高校圖書館檔案真實(shí)、客觀的記錄了高校圖書館的歷史刀菜軌跡，具有鮮明的歷史性、科學(xué)性和參考價(jià)值，是高校文獻(xiàn)信息和情報(bào)兒童來看心的重要信息組成。高校圖書館檔案內(nèi)容較為內(nèi)容，并具有自身的重要利用價(jià)值。在檔案管理工作、黨務(wù)和行政工作中形成的各類文件材料共同組成了高校圖書館的文書類檔案，通過文書類檔案能夠更深入的了解圖書館的發(fā)展歷史、工作現(xiàn)狀及未來規(guī)劃等。業(yè)務(wù)類檔案是高校圖書館工作中非常重要的組成部分，其主要形成于圖書館各項(xiàng)實(shí)踐工作中，以各種不同載體形式來對各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的一種歷史記錄，是圖書館工作評估、檢查和總結(jié)的重要依據(jù)，同時(shí)能夠科學(xué)指導(dǎo)圖書館工作計(jì)劃的制訂。資產(chǎn)類檔案作為高校圖書館自身建設(shè)的重要數(shù)據(jù)，其種類繁多，具有較強(qiáng)的科技性，在對資產(chǎn)類檔案進(jìn)行管理工作中，相對難度較大，不僅具有復(fù)雜性，而且還具有私密性特點(diǎn)，通過做好資產(chǎn)類檔案管理工作，可以為圖書館設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行及故障恢復(fù)具有極為重要的意義。圖書館人事類檔案作為高校人事檔案管理工作的重要組成部分，其記述和反映圖書館工作人員的相關(guān)信息，是圖書館工作人員職稱評定、職務(wù)晉升及待遇落實(shí)等工作的重要參考依據(jù)，對高校人力資源工作的有序開展提供重要的信息支持。可以說圖書館檔案將圖書館各項(xiàng)職能活動、歷史發(fā)展、建設(shè)及未來規(guī)劃等都涵蓋其中，是科學(xué)管理圖書館的重要載體，無論是圖書館人力資源建設(shè)、各項(xiàng)職能工作的開展還是未來發(fā)展規(guī)劃都離不開圖書館檔案信息的支持。因此通過對圖書館檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以有效的提高檔案服務(wù)水平，為高校圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展和建設(shè)具有極為重要的意義。

2 高校圖書館檔案管理工作的優(yōu)化思路

（一）提高圖書館檔案管理人員的服務(wù)理念與水平

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案載體形式更具多樣性，檔案管理工作中一些現(xiàn)代化管理手段的出現(xiàn)，這對圖書館檔案管理人員提了更高的要求。作為圖書館檔案管理人員，需要加快觀念的轉(zhuǎn)變，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，做好日常檔案資料的收集和整理工作，全面提高自身的檔案意識，并熟悉掌握各種先進(jìn)技術(shù)和現(xiàn)代化管理方法，從而為高校師生提供更優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。

（二）努力實(shí)現(xiàn)圖書館檔案資料的開發(fā)與利用

首先，切實(shí)加快圖書館檔案的信息化建設(shè)，隨著用戶對信息需求的更加快捷與準(zhǔn)確，檔案管理人員需充分利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案資料實(shí)施深層次的開發(fā)。其次，在圖書館日常管理過程中，檔案管理人員需準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書館各項(xiàng)工作提供服務(wù)。第三，切實(shí)做好宣傳工作，提高資料利用率，使大學(xué)生及教師真正認(rèn)識圖書館檔案資料的價(jià)值。

（三）圖書館檔案管理工作始終要以服務(wù)教學(xué)與科研為目的

圖書館檔案在高校教學(xué)與科研工作中具有不可替代的作用，特別是目前以知識經(jīng)濟(jì)作為基礎(chǔ)的信息時(shí)代，檔案管理工作更要積極、主動地為教學(xué)與科研提供服務(wù)，這就需要高校圖書館檔案管理人員需經(jīng)常關(guān)注教育教學(xué)改革新成就、科研新成果，并根據(jù)教學(xué)及科研發(fā)展實(shí)際需求，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，從而為教學(xué)及科研工作提供必要的檔案資料，充分體現(xiàn)圖書館檔案管理工作的價(jià)值，促使檔案管理工作獲得高校各部門的認(rèn)同與支持。

（三）加快檔案數(shù)字化步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

出于對優(yōu)化檔案存儲與提升檔案管理需求的考慮，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化勢在必行。因此，加快檔案數(shù)字化步伐已成為高校圖書館檔案管理工作的新重點(diǎn)。進(jìn)行圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)不僅能夠在有效降低檔案管理人員工作量的同時(shí)提高檔案資源的有效利用率，更有利于檔案文獻(xiàn)的集中管理與長期存儲，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。圖書館應(yīng)根據(jù)自身情況與特點(diǎn)將檔案數(shù)字化作為一個(gè)整體進(jìn)行合理規(guī)劃，在確立相應(yīng)原則的基礎(chǔ)上統(tǒng)籌管理，將館藏檔案中需長久保存、利用率高且可開放的文獻(xiàn)資源逐步進(jìn)行數(shù)字化處理。此外，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案各有其存在的意義與價(jià)值，因此高校圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)本著“雙軌制”的原則進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案相互對應(yīng)、雙套歸檔。

（四）深化檔案利用價(jià)值，強(qiáng)化檔案編研工作，優(yōu)化圖書館服務(wù)質(zhì)量

高校圖書館檔案以其獨(dú)特的學(xué)術(shù)視角與專業(yè)化水準(zhǔn)能夠在教學(xué)、科研、文化傳承等諸多方面為高校師生提供系統(tǒng)詳實(shí)的資料服務(wù)，因此積極深化圖書館檔案利用價(jià)值，強(qiáng)化圖書館檔案編研工作，是優(yōu)化圖書館服務(wù)質(zhì)量的重中之重。圖書館檔案管理人員要定期對歸檔資料進(jìn)行整理發(fā)掘，在有目的、有計(jì)劃的前提下由專業(yè)檔案員對歸檔材料進(jìn)行科學(xué)的鑒定與篩選，并在此基礎(chǔ)上對整理完善的檔案材料進(jìn)行分析研究，進(jìn)而完成匯編檔案文獻(xiàn)與文摘、撰寫檔案參考資料與學(xué)術(shù)論文等一系列工作。圖書館檔案編研成果更具實(shí)用性與系統(tǒng)性，能夠在更廣闊的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，為高校開展各項(xiàng)工作提供更加全方位的服務(wù)。

3 結(jié)束語

近年來高校圖書館發(fā)展速度較快，高校圖書館檔案管理工作也加快了現(xiàn)代化和規(guī)范化的發(fā)展步伐。在這種情況下，各高校需要加大資金投入力度，努力開發(fā)新技術(shù)和新的檔案管理模式，加快推動圖書館檔案管理信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，全面提升高校圖書館檔案服務(wù)水平。

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