淺析企業檔案制度建設存在的問題及其對策

鄧愛容

在國家大力推進“法治中國”建設的大背景下，企業積極推進“法治制度”建設，企業檔案工作作為企業的一個重要組成部分，如何推進企業的檔案制度體系完善工作成為企業檔案部門的首要任務。企業檔案制度體系建設存在的制度可操作性不強、制度執行不到位、制度宣貫不到位等問題一直困擾著企業檔案工作，完善制度體系建設，強化制度的可操作性，加強制度宣貫將成為企業檔案部門“制度建設”的工作重點。

1 企業檔案制度建設存在的問題

制度是開展工作的前提和保障，沒有完善的制度保障，工作開展輕則受到影響，重則無法開展。企業檔案制度是企業檔案工作開展的基礎，如果沒有完善的、可操作性強的制度，企業檔案工作的尷尬地位則不可避免。目前，企業檔案工作或多或少存在“紙上重視，紙下忽視”、“用時重視，平時輕視”等現象，究其原因源頭在制度建設。企業檔案制度建設存在的問題主要體現在以下方面：

1.1 企業檔案制度體系建設充分性不足

制度的作用是對預期要發生的業務活動進行全過程的控制與引導，保證業務管理目標能夠實現。企業檔案制度體系建設就是要實現覆蓋所有門類檔案管理的“寬度”和檔案管理各個環節的“深度”。而在實際工作中，企業檔案管理制度體系很難實現應有的“寬度”和“深度”，甚至存在制度“真空”。如企業檔案制度體系中有關型號研制、產品研發、技術改造條件建設方面的檔案管理制度密集，管控措施比較到位。但對于經營管理、紀檢監察等方面的檔案制度建設還停留在八九十年代。對于檔案管理的“八大環節”的制度建設也存在厚此薄彼的現象，如對收集、整理、借閱等環節的制度建設較為全面，而對于鑒定、編研等環節的制度建設則長期停滯不前。企業檔案制度體系建設的不均衡，不充分，導致企業檔案管理工作不能夠全面的規范化開展，不能為日常檔案管理工作提供及時準確的依據，進而影響企業的檔案管理工作。

1.2 企業檔案制度執行不徹底

企業檔案制度作為開展檔案管理工作的依據和基礎，只有毫無保留的徹底執行，才能夠維護制度的權威性，進而推動企業檔案管理工作順利開展。而現實的狀況是，現有的檔案管理制度執行力度遠遠不夠。如企業制定檔案移交的制度，某些部門往往以保密、工作便利等種種原因不愿按時移交，責任追求條款有，但往往無法對責任者進行追究。再如很多企業的檔案借閱制度都規定了借閱的期限以及超期應該承擔的處罰，但是超期借閱的現象廣泛存在，鮮有看到處罰的文件或者通報。正因為制度執行不徹底，造成制度形同虛設，久而久之就形成“不執行—制度失效—不執行”的惡性循環。

1.3 企業檔案制度宣貫不到位

企業的檔案宣傳工作經過幾十年的發展，不論從形式上還是內容上都有了很多的積累，很多企業形成了新員工培訓、檔案宣傳周等固定的宣傳形式，為企業檔案工作的開展起到了積極的作用。但就制度的宣貫方面，企業檔案部門的工作仍然有欠缺。一方面，重視國家的法律法規宣貫和宣傳，具體的業務操作規范宣傳較少。如企業為引起職工對檔案管理工作的重視，習慣于將《國家檔案法》的相關條文進行宣貫，而對企業檔案管理制度的條款宣貫的較少，也就是說我們的宣貫方式“重法規震懾，輕業務指導”。另一方面強調信息化制度的宣貫，忽略傳統業務制度的宣貫。在信息化建設的趨勢中，檔案制度宣貫也嚴重向信息化制度宣貫傾斜，對傳統的業務制度的宣貫寥寥數筆，甚至不著一筆。如此宣貫就會形成一種“檔案法離我很遠，檔案制度我不了解”“信息化不智能，傳統檔案工作不了解”的認識誤區。

綜上所述，企業現有的檔案制度建設“寬度”與“深度”不夠，尚未實現全門類和全流程的覆蓋，現有的制度執行并不徹底，對于制度的宣貫也存在誤區，客觀上反映了企業檔案制度建設的現狀，改變企業檔案制度建設的現狀任重而道遠。

2 企業檔案制度建設存在問題的對策

針對企業檔案制度建設存在的問題，分析其背后的原因，找到問題的根源，通過建立覆蓋全門類和全流程的企業檔案制度體系，強化制度的執行性，改善制度宣貫的方式方法來規范企業檔案管理工作，推動企業檔案工作的不斷發展。

2.1 完善制度體系

明確制度層級。制度體系建設是一個逐步細化，逐級明確的過程，在企業的檔案制度體系中不僅要有國家層面的法律法規、上級主管部門的規章制度，還要有企業業務層面的規范。這樣建立起來的三個層次基本可以保證企業檔案制度的合規性。需要強調的是企業業務層面的規范經過一定時期的運行，可以逐步轉變為企業的管理標準，可以有效補充企業檔案制度層級。有國家法律法規、主管部門的規章和企業的制度組成的企業檔案制度層級，加上企業管理標準的有效補充，基本形成企業檔案制度的框架。例如：固定資產投資項目檔案管理制度層級如下圖：

2.1.1 梳理業務領域。企業檔案制度應立足于企業層面，不應局限于檔案部門內部。要保證企業檔案制度建設的充分性，必須了解企業的業務領域，做到“企業的業務領域擴展到哪里，企業的檔案工作就要跟蹤到哪里，企業的檔案制度就要覆蓋到哪里”。首先對企業的經營范圍進行梳理，整理出企業的業務領域清單。比對現有的企業檔案制度，查漏補缺，做到所有業務領域的檔案工作都有制度可依、有制度約束。

新時代上海高校少數民族學生教育及安全管理…………………………………………李為強 何敬剛 劉金鳳（10.110）

2.1.2 排查管理環節。企業檔案管理工作在目前的管理手段下，除了傳統檔案管理工作的“八個”環節外，還增加了企業檔案工作信息化。企業在完善檔案制度體系時，要排查所有的管理環節，對每一個環節的制度情況進行記錄，逐個補充完善，最終實現企業檔案制度覆蓋整個檔案管理環節。

2.1.3 擺脫滯后性。制度建設是一個不斷優化和完善的過程，要及時對檔案管理工作中出現的新事物和企業檔案管理工作出現的新問題進行分析，緊扣檔案管理專業動態，實現制度的“跟蹤建設”到“前瞻建設”的轉變，只有這樣才能避免制度建設的滯后性。

綜上所述，企業在完善檔案制度體系時要明確制度層級搭建制度體系框架，通過梳理企業業務領域和檔案管理環節，及時跟蹤檔案行業動態，逐步實現企業檔案管理制度化、規范化。

2.2 強化制度的執行

有制度不執行，有制度無法執行，不如無制度。制度本身就應該是日常業務流程的規范性文件，是日常工作開展的指導性文件。如果制度制定完成以后，“上了墻”“集成冊”，實際工作開展依然我行我素，必然導致制度簡單的停留在紙上，制度建設也就失去了意義。企業檔案制度建設在強化制度的執行時應關注以下方面：

2.2.1 實用性。企業檔案工作本身并不創造效益，檔案制度建設就更應該在滿足管理要求的前提下考慮實用性。一方面不能苛求制度的全面性，突出重點，制度體系能夠滿足檔案管理要求即可；另一方面不能為了達到管理的效果而刻意增加管理的環節，采取高成本的管控措施，導致制度運行成本較高。

2.2.2 符合性。企業檔案制度建設應該充分考慮企業經營管理的實際情況，并與其充分結合。檔案制度只有從日常的管理活動的實際出發，才能夠降低制度執行的難度，制度的執行者才愿意執行，制度才能夠得到貫徹執行。

2.2.3 可操作性。企業檔案制度應充分考慮簡介、直觀、可操作性。沒有可操作性的制度，執行者難以按照制度要求開展工作。一方面，制度沒有簡潔、直觀的表現形式，執行者難以準確理解制度的具體要求，容易偏離制度的本質要求，增加檔案管理目標實現的難度。要實現可操作性可采用流程圖、表格、流程描述等形式將制度要求顯性化，誰做、如何做、何時做一目了然，可以顯著提高制度的可操作性。另一方面制度條款應考慮實際情況，使可操作性與可執行性得到有效均衡。如部分檔案制度規定了明確、具體的條款，但條款的規定沒有考慮到工作實際，導致制度的執行性下降。

2.2.4 制衡性。企業檔案管理屬于技術管理的范疇，有明確的管理流程和規范要求。要實現企業檔案管理制度的可執行性，一方面通過工作流程的上下游進行制衡和約束，提升制度運行效率；另一方面通過工作標準進行檢查監督，保證制度執行的效果。

2.2.5 持續性。為保證企業檔案制度的可執行性，就要根據企業的管理實際，將先進的管理經驗和管理方法不斷的轉化成制度，作為執行者工作的指引。一方面保證了企業檔案管理制度與企業經營管理同步，另一方面提升了企業檔案制度的可執行性和友好性。

高效執行的企業檔案管理制度不僅僅需要制度本身的可操作性，還需要考慮到企業的管理實際和執行者的意愿，只有將三者因素有效的整合，才能夠最終實現企業檔案管理制度的強有力的可執行性。

2.3 改善宣貫方式

企業檔案管理工作是企業科研生產的服務保障工作，在企業檔案管理工作的這樣定位情況下，如何宣貫企業的檔案管理制度并使其取得顯著的效果顯得較為困難。企業在保留近些年積累下來的宣貫方式的基礎上可以從以下方面著手：首先，充分利用新媒體的渠道。當新媒體異常活躍的今天，企業檔案制度的宣貫工作可以充分利用新媒體進行宣貫，一方面可以利用新媒體的滲透力強、表現形式多樣、不受時間和空間限制等特點，將檔案制度的核心要求推送給企業職工；另一方面，利用新媒體可以倒逼企業檔案部門轉變思維方式，改變工作模式，有力促進企業的檔案管理工作。其次，轉移宣貫重點。從原有的宣貫注重“為什么做”向注重宣貫“怎么做，何時做”轉移，轉變工作出發點，從服務對象或者制度執行者的角度出發，把制度前端延伸到檔案形成部門，延伸到檔案編制者和使用者，嵌入到業務系統的模塊之中，確定宣貫的內容和形式。還有，開展制度專題宣貫。企業檔案部門要密切注意企業發展的動向和重點工作，融入主營業務及時開展檔案制度專題宣貫。如企業某一時期加快非航空產品研發，檔案部門就可以就非航空產品檔案管理制度進行集中宣貫，保證檔案、資料管理信息流和工作流完整和可控。在企業檔案制度建設過程中，不斷強化制度的宣貫，改善宣貫的方式方法，才能夠保證企業檔案制度建設工作取得實效，才能夠促進企業檔案管理工作順利開展。

3 結束語

企業檔案制度建設不應僅僅停留在“有什么制度”的層面上，更應該關注“制度怎么執行”和“制度怎么貫徹”。企業通過檔案制度框架的搭建、業務領域和流程的梳理建立起企業的檔案制度體系，通過有效的措施強化制度的可執行性，通過宣貫方式的轉變擴大制度的知悉范圍和程度。通過這些工作，企業檔案制度建設才能夠貼近企業工作的實際，全面發展檔案事業，才能夠為企業的發展做出應有的貢獻。