《村級檔案管理辦法》釋義

◎李欣

第一條為了加強農村檔案工作, 規范村級檔案管理，服務新形勢下的農村工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農業法》和國家有關規定，制定本辦法。

釋義：這條是立法目的和依據。制定《辦法》的目的主要是為了加強三農檔案的規范化管理，助力社會主義新農村建設，維護村級組織和村民的合法權益。

《辦法》的立法依據是《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》以及《中華人民共和國農業法》，同時參考了一系列有關農村工作的重要文件。

第二條本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等（以下簡稱村級組織）在黨組織建設、村民自治、生產經營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

釋義：這條是關于村級檔案的定義。包含四層意思：一是檔案形成主體是本村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等；二是檔案在各種活動過程中直接形成，活動主要分為黨組織建設、村民自治和生產經營活動等；三是檔案的形式和載體多種多樣，既有文字、圖表、聲像，還有電子文件等；四是檔案是真實的歷史記錄，不能杜撰和篡改。

第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。

釋義：這條是關于村級檔案工作的內容，主要包括檔案工作的幾個環節。

第四條村級檔案工作實行統一領導、集中管理、安全方便的原則。

村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應的工作制度，明確領導、健全機制、保障經費，確保檔案的真實、完整、規范和安全。

釋義：這條是關于村級檔案工作的原則和要求。原則是宏觀的，按照檔案工作的統一原則來規定，即實行檔案工作統一領導，檔案實體集中管理，并應保證安全和方便利用。村級檔案工作要求是具體的，包括列入村級工作重要事項，健全制度和機制，明確領導，保障經費等等，其目的都是為了確保檔案的真實、完整、規范和安全。

第五條村級檔案工作在業務上接受鄉鎮人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農業部門和相關部門的監督和指導。

釋義：這條是關于村級檔案工作管理體制的規定。《辦法》規定村級檔案工作在業務上接受上級相關部門的監督指導，包括上一級政府部門鄉鎮政府，還有檔案、民政、農業、組織、財政等部門。由于村級組織是群眾性自治組織，所以這里的監督指導的行政色彩不是很濃，只是一種建議性質的監督指導，主要還是本著自愿的原則。

第六條村級組織應當指定專人負責檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應當設立專用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。

檔案管理人員應當具有良好的政治素質，遵紀守法，忠于職守，具備相應的檔案管理知識，并經過一定的檔案業務培訓。

釋義：這條是對村級檔案機構和檔案人員的要求。《辦法》規定村級檔案要有專人管理，有條件的可以設立專用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。

檔案人員應當具備良好的政治素質，還要具備一定的業務能力，這些條件都是為了能夠勝任這項工作而提出來的基本要求。

第七條村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應當按照要求規范整理后歸檔，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

縣級檔案行政管理部門可以依據《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（見附件）的規定，制定符合本地實際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

釋義：這條是關于村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規定，具體規定見附件。《辦法》考慮到各地經濟發展水平差異很大，因此規定縣級檔案行政管理部門可以制定符合本地實際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，不搞一刀切，體現了《辦法》的務實性和靈活性，為基層執行創造了條件。

第八條村級檔案一般包括文書、基建項目、設施設備、會計、音像、實物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：

（一）文書類應當按照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）的要求進行整理，于次年上半年歸檔。

（二）基建項目類應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并參照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28-2002）的有關規定及時整理歸檔。

（三）設施設備類應當在開箱驗收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行收集管理。

（四）會計類應當按照《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號）的要求進行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

（五）照片應當按照《照片檔案管理規范》（GB/T 11821——2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50-2014）整理，由拍攝者在拍攝后1個月內將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

（六）電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）收集歸檔并管理。

（七）實物和其他門類按照檔案工作有關規定及時歸檔。

釋義：這條是關于村級文件材料的分類、整理方法及歸檔時間的規定。《辦法》對這些內容予以明確，使實際工作更有可操作性。

第九條檔案制成材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。

釋義：這條是關于檔案制成材料和裝訂材料的要求。檔案制成材料目前主要是紙張，它的耐久性要求很高。決定紙張耐久性的因素包括造紙植物纖維原料的質量、植物纖維的化學性質、制漿與造紙工藝過程三個方面。用于檔案的紙張必須耐久性強。檔案裝訂材料也有很多，但最基本的要求就是保證檔案的完整與安全，不能對檔案造成污損，有利于檔案的長期保存。

第十條檔案庫房應當采取防火、防盜、防水（潮）、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。

檔案管理人員應當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

釋義：這條是關于村級檔案安全保管的專業要求。檔案的保管是檔案工作的基本環節之一，保管做不好，檔案的安全會受到巨大威脅，檔案發揮作用成為無稽之談，因此必須高度重視檔案保管工作，采取“八防”措施，力爭萬無一失。這既是確保檔案完整安全的需要，也是維護村級組織和村民切身利益的需要。

《辦法》對音像和電子檔案的安全保管也提出了具體要求，因為這兩類檔案數量越來越大，對保管條件要求很高，因此必須格外重視。

第十一條不具備檔案安全保管條件的，應當將檔案交由鄉鎮檔案機構代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

釋義：這條是關于村級檔案安全保管的管理要求。《辦法》規定對不具備安全管理條件的村，應當采取“村檔鄉管”的模式。在實踐中，這種模式得到了高度認可，既可防止檔案資源的流失，又不影響檔案的利用，一舉兩得，值得推廣。

第十二條村級組織換屆選舉后10日內，應當履行檔案交接手續。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉鎮政府。村以及村民小組在設立、撤銷、范圍調整時，應當將檔案妥善移交。

檔案工作人員離任時應當進行檔案移交，履行交接手續，防止檔案散失。

釋義：這條是對村里重要檔案交接的規定。交接分為三種：一是選舉檔案，村民選舉是村務活動最重要的一項工作，反映了我國基層民主和村民自治的現狀。過去對換屆選舉檔案重視不夠，引起了很多糾紛，現在《辦法》中對這個重點問題專門作了規定，體現了《辦法》的與時俱進和貼近現實；二是村以及村民小組在設立、撤銷、范圍調整時，應當將檔案妥善移交，這樣能保證工作上的上下銜接；三是檔案人員崗位變化時，及時辦理檔案交接，以防止檔案遺失。

第十三條銷毀已達到保管期限的檔案時，應當成立檔案鑒定小組及時進行鑒定。

鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員（或者村民代表）組成，鑒定后應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對并編制檔案銷毀清冊，經過必要的審批手續后按照規定銷毀。

禁止擅自銷毀檔案。村級檔案銷毀清冊應當永久保存。

釋義：這條是關于村級檔案鑒定和銷毀的規定。《辦法》規定了銷毀村級檔案必須成立鑒定小組、小組成員的構成條件。鑒定和銷毀要經過一定的程序，為便于今后查考利用，銷毀清冊要永久保存。

第十四條村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數據庫，逐步實現檔案的信息網絡共享。

釋義：這條是關于村級檔案信息化管理的規定。信息化是趨勢和方向，但現階段由于各地條件不一，信息化建設水平參差不齊，所以《辦法》不做硬性規定，只是指引一個方向。

第十五條村級檔案工作應當建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務。查閱檔案要遵守利用規定、履行查閱手續，不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

檔案管理人員應當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。

釋義：這條是關于村級檔案的查閱利用和編研工作的規定。檔案保管的終極目的是為了利用，利用工作必須建章立制，履行手續，不能對檔案進行破壞，這些方面必須強化，才能保證利用工作不出問題。村級檔案編研工作是較高要求，有條件的村可以進行嘗試，不做統一要求。

第十六條對在村級檔案工作中作出突出貢獻的村干部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關單位給予表彰和獎勵。

釋義：這條是對村級檔案工作成績突出的單位和個人進行表彰和獎勵的規定。在《辦法》中有這條規定有利于調動村級組織和個人做好檔案工作的積極性和主動性，從而提高檔案管理水平，為村里積累檔案財富。

第十七條各省（自治區、直轄市）、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門和農業部門，可以結合本辦法和本地實際，制定實施辦法及細則。

釋義：這條是關于《辦法》的執行要求。本《辦法》是按照檔案工作的一般規律和村級組織的一般特點制定的一般要求，各地情況千差萬別，具體執行起來還需結合實際情況制定實施細則，使《辦法》能落地生根，開花結果。

第十八條本辦法由國家檔案局、民政部、農業部負責解釋。

釋義：這條是《辦法》的解釋權的規定。按照誰制定誰解釋的原則，本《辦法》由聯合制定單位國家檔案局、民政部、農業部負責解釋。

第十九條本辦法自2018年1月1日起施行。

釋義：這條是實施日期的規定。本辦法自2018年1月1 日起施行。

本《辦法》附件，按照文書、基建項目、設施設備、會計和照片五類，詳細列出了各類應歸檔文件材料的范圍和檔案的保管期限，供各地制定實施細則時參考。